PAGE成立檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織各項(xiàng)工作的全過(guò)程，保證檔案資料的完整性。4.保密性原則對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、人事信息等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體實(shí)施。檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況配備相應(yīng)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司/組織各部門的檔案管理工作，定期對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠(yuǎn)程查閱利用。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。6.參與公司/組織重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和整理。7.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供檔案資料的查閱和利用服務(wù)，按照規(guī)定做好檔案的借閱、歸還和保密工作。8.定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類檔案包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、管理制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)批示、人事任免、獎(jiǎng)懲決定等。2.黨群工作類檔案包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。3.經(jīng)營(yíng)管理類檔案包括市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、物資采購(gòu)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、設(shè)備管理等方面的文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類檔案包括產(chǎn)品研發(fā)、工藝設(shè)計(jì)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、生產(chǎn)記錄、設(shè)備圖紙、技術(shù)改造等方面的文件材料。5.基本建設(shè)類檔案包括工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等方面的文件材料。6.會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等方面的文件材料。7.聲像檔案包括照片、錄音、錄像等反映公司/組織重要活動(dòng)和工作場(chǎng)景的聲像資料。8.電子檔案包括以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報(bào)表等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用分類號(hào)加流水號(hào)的方式，具體編號(hào)規(guī)則如下：1.行政管理類檔案：編號(hào)為XZGL流水號(hào)2.黨群工作類檔案：編號(hào)為DQGZ流水號(hào)3.經(jīng)營(yíng)管理類檔案：編號(hào)為JYGL流水號(hào)4.生產(chǎn)技術(shù)類檔案：編號(hào)為SCJS流水號(hào)5.基本建設(shè)類檔案：編號(hào)為JBJS流水號(hào)6.會(huì)計(jì)檔案：編號(hào)為KJDA流水號(hào)7.聲像檔案：編號(hào)為SXDA流水號(hào)8.電子檔案：編號(hào)為DZDA流水號(hào)流水號(hào)按照檔案形成的時(shí)間順序依次編排，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后，及時(shí)將辦理完畢的文件材料進(jìn)行整理，按照檔案管理制度的要求，移交檔案管理部門。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)形成的檔案，檔案管理部門應(yīng)提前介入，及時(shí)收集相關(guān)資料。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查，對(duì)未按時(shí)移交或檔案資料不完整的部門，提出整改意見(jiàn)并督促整改。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值進(jìn)行整理。3.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作；對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)、命名規(guī)范、數(shù)據(jù)備份，并建立相應(yīng)的索引目錄。4.整理后的檔案應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。5.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)整理后的檔案進(jìn)行復(fù)查，確保檔案整理質(zhì)量符合要求。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案裝具1.檔案裝具應(yīng)根據(jù)檔案的種類和數(shù)量進(jìn)行合理選擇，確保檔案存放整齊、有序、便于查找。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案柜進(jìn)行存放；電子檔案應(yīng)使用專用的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的存儲(chǔ)目錄。3.檔案裝具應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、題名等信息，便于識(shí)別和管理。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要?dú)v史文件、規(guī)章制度、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等；長(zhǎng)期保管的檔案一般為10年至50年，包括公司/組織的一般業(yè)務(wù)文件材料、項(xiàng)目檔案等；短期保管的檔案為1年至10年，包括一般性的文件材料、臨時(shí)性的工作記錄等。3.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行鑒定，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制；對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。4.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和分析。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見(jiàn)，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀建議；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息徹底銷毀。4.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)永久保存。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱紀(jì)律，愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司/組織各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.對(duì)于涉及公司/組織重大決策、重要項(xiàng)目等需要提供大量檔案資料的情況，檔案管理部門應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確提供。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。八、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、人事信息等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保檔案信息不泄露。2.檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將查閱的檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。3.在檔案整理、鑒定、銷毀等過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案信息的安全，防止檔案信息被非法獲取或篡改。(二)安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案安全管理，建立健全檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如防火、防