PAGE檔案業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案業(yè)務(wù)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類(lèi)文件資料，確保檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案業(yè)務(wù)管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案收集、整理、保管等工作，定期開(kāi)展檔案工作檢查。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)。（二）各部門(mén)檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期向檔案管理部門(mén)移交檔案。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管和利用工作，嚴(yán)格遵守檔案借閱制度。（三）檔案形成人員職責(zé)1.在工作過(guò)程中，及時(shí)形成各類(lèi)文件資料，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理和移交。2.確保所形成檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、函件等。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。5.員工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬簿等財(cái)務(wù)檔案。7.公司的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等業(yè)務(wù)檔案。8.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成人員應(yīng)在文件辦理完畢后，及時(shí)將文件材料移交本部門(mén)檔案管理員。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，以防止檔案損壞或丟失。4.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁或抽取。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、統(tǒng)計(jì)和檢索。（四）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類(lèi)整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、階段等進(jìn)行分類(lèi)整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)。3.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)整理，建立個(gè)人檔案。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行分類(lèi)整理，裝訂成冊(cè)。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)整理，建立業(yè)務(wù)檔案卷宗。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防磁柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要法規(guī)、制度、合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括公司的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括公司的臨時(shí)性文件、資料等。（四）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)順序排列存放，便于查找和利用。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息。4.在檔案保管過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門(mén)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.借閱：檔案利用者如需借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，以保證其真實(shí)性和有效性。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。2.檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，按時(shí)歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.外單位查閱公司檔案，應(yīng)按照公司的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出公司。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷(xiāo)毀。3.對(duì)雖未超過(guò)保管期限，但已失去查考利用價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組研究決定后，也可予以銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，提出需鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀方式1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。2.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性和安全性。3.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和資源共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷的檔案服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.檔案信息檢索：利用檔案信息管理系統(tǒng)的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。4.檔案信息利用：通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、復(fù)制等利用功能。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，確保檔案信息化管理工作的順利開(kāi)展。2.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案數(shù)字化處理、信息錄入、系統(tǒng)維護(hù)等操作流程。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶權(quán)限管理等措施，防止檔案信息泄露和丟失。4.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和功能完善。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)的檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況：檢查各部門(mén)是否按照本制度的要求開(kāi)展檔案管理工作。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的質(zhì)量：檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，以及檔案利用的規(guī)范性。3.檔案信息化管理工作的進(jìn)展：檢查檔案數(shù)字化、信息錄入、系統(tǒng)運(yùn)行等情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門(mén)每年定期開(kāi)展檔案工作檢查，對(duì)各部門(mén)的檔案管理情況進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：檔案管理部門(mén)根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查。（四）檢查結(jié)果處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門(mén)發(fā)出整改通知書(shū)，要求限期整改。2.各部門(mén)應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改要求，按時(shí)提交整改報(bào)告。檔案管理部門(mén)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問(wèn)題得到徹底解決。3.對(duì)檔