PAGE海關(guān)內(nèi)審制度檔案保管一、總則（一）目的為加強(qiáng)海關(guān)內(nèi)審制度檔案的保管工作，確保檔案的完整、安全和有效利用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于海關(guān)內(nèi)審制度實(shí)施過(guò)程中形成的各類檔案資料的保管管理，包括但不限于審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告、相關(guān)文件及記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則海關(guān)內(nèi)審制度檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映海關(guān)內(nèi)審工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集和保存海關(guān)內(nèi)審工作各環(huán)節(jié)形成的檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便相關(guān)人員查閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善海關(guān)內(nèi)審制度檔案保管的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作流程。2.負(fù)責(zé)海關(guān)內(nèi)審制度檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、適宜，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。4.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如檔案損壞、丟失等。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀工作。6.負(fù)責(zé)向海關(guān)內(nèi)部相關(guān)部門及外部有權(quán)限的單位或個(gè)人提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。（二）審計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，負(fù)責(zé)督促審計(jì)人員及時(shí)整理和移交審計(jì)工作中形成的各類檔案資料。2.對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行初步審核，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，并簽署審核意見。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔等工作，提供必要的協(xié)助和信息。（三）審計(jì)人員職責(zé)1.按照審計(jì)工作要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄審計(jì)過(guò)程中的各項(xiàng)工作內(nèi)容，形成規(guī)范的工作底稿和相關(guān)記錄。2.在審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后，按照檔案管理規(guī)定，將本人工作中形成的檔案資料整理齊全，移交審計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。3.遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案資料。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.審計(jì)計(jì)劃階段形成的文件，包括審計(jì)立項(xiàng)審批表、審計(jì)工作方案、審計(jì)通知書等。2.審計(jì)實(shí)施階段產(chǎn)生的各類資料，如審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)（包括文件、報(bào)表、憑證、訪談?dòng)涗浀龋?、審?jì)人員工作記錄、被審計(jì)單位反饋意見等。3.審計(jì)報(bào)告階段的相關(guān)材料，如審計(jì)報(bào)告初稿、征求意見稿、被審計(jì)單位書面意見、審計(jì)報(bào)告定稿及相關(guān)審批文件等。4.與審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的其他文件，如會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件、后續(xù)跟蹤記錄等。（二）收集要求1.審計(jì)人員應(yīng)在審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將各自工作中形成的檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式通用、易于讀取，并按照規(guī)定進(jìn)行備份，與紙質(zhì)檔案一并移交。（三）整理方法1.分類按照海關(guān)內(nèi)審工作的流程和檔案內(nèi)容的性質(zhì)，將檔案分為審計(jì)計(jì)劃類、審計(jì)實(shí)施類、審計(jì)報(bào)告類、其他類等四大類。每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分小類，如審計(jì)實(shí)施類可分為財(cái)務(wù)審計(jì)、業(yè)務(wù)審計(jì)、內(nèi)部控制審計(jì)等小類。2.編號(hào)根據(jù)分類結(jié)果，為每一份檔案編制唯一的編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循一定的編碼規(guī)則，便于識(shí)別和查詢。例如，采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的形式，如“2023SJ001”，其中“2023”表示年份，“SJ”表示審計(jì)類檔案，“001”為流水號(hào)。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，頁(yè)號(hào)編寫在右上角。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼處理，使其大小統(tǒng)一。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)存放，便于查閱。四、檔案保管（一）保管期限1.永久保管涉及海關(guān)重大決策、重要政策執(zhí)行、嚴(yán)重違法違紀(jì)問(wèn)題等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他檔案根據(jù)其重要程度和使用頻率，確定保管期限為[X]年或[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，可按規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備檔案密集架或檔案柜，按照檔案類別和編號(hào)順序存放紙質(zhì)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。同時(shí)，要做好防火、防潮、防蟲、防盜等防護(hù)措施，配備滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、監(jiān)控設(shè)備等。2.電子檔案保管采用磁盤陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)、索引編目和權(quán)限管理，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、審計(jì)日志等功能，防止電子檔案被篡改或非法訪問(wèn)。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并采取措施進(jìn)行處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房，不得私自查閱、借閱、復(fù)制檔案資料。4.做好檔案保管環(huán)境的監(jiān)測(cè)和記錄工作，如溫濕度記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.海關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及海關(guān)重大事項(xiàng)、重要案件或其他特殊情況需查閱檔案的，應(yīng)經(jīng)海關(guān)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門的監(jiān)督下查閱。3.外部單位或個(gè)人因法定事由需要查閱檔案的，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位或個(gè)人的名稱、地址、聯(lián)系方式、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并提供相關(guān)證明材料。經(jīng)海關(guān)相關(guān)部門審核同意后，報(bào)海關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并做好查閱記錄。（二）借閱規(guī)定1.海關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。嚴(yán)禁在借閱的檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。3.外部單位或個(gè)人原則上不得借閱檔案。如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)按照上述外部查閱的審批程序辦理，并繳納一定的檔案保護(hù)押金。借閱期限和借閱要求按照海關(guān)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）查閱與借閱記錄檔案管理部門應(yīng)對(duì)每一次查閱和借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）人姓名、單位、查閱（借閱）時(shí)間、查閱（借閱）內(nèi)容、審批情況等信息。查閱（借閱）記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計(jì)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括審計(jì)業(yè)務(wù)骨干、檔案管理人員等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行審查。2.審查檔案的內(nèi)容是否涉及海關(guān)重要業(yè)務(wù)、政策法規(guī)、歷史沿革等具有查考利用價(jià)值的信息。3.考慮檔案的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，以及與其他檔案的關(guān)聯(lián)程度。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期清理到期檔案，編制《檔案鑒定清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)名稱、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.將《檔案鑒定清冊(cè)》提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。鑒定工作小組通過(guò)查閱檔案內(nèi)容、聽取相關(guān)業(yè)務(wù)部門意見等方式，對(duì)檔案的存毀進(jìn)行評(píng)估，并簽署鑒定意見。3.對(duì)于確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息?！稒n案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)海關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。2.電子檔案應(yīng)通過(guò)專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行多次覆蓋擦除，確保數(shù)