PAGE檔案保密制度會(huì)議記錄一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，特制定本檔案保密制度。本制度旨在規(guī)范公司檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)，保障公司的合法權(quán)益，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。公司所有涉及檔案管理工作的人員，包括檔案管理人員、文件起草人員、審批人員、借閱人員等，均應(yīng)遵守本制度的規(guī)定。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格保守檔案信息的機(jī)密性，防止檔案信息被非法獲取、傳播或使用。2.完整性原則：確保檔案信息的完整性，防止檔案信息被篡改、損壞或丟失。3.可用性原則：在確保檔案信息安全保密的前提下，合理提供檔案信息的利用，以滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。4.合法性原則：檔案管理工作應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保檔案管理活動(dòng)的合法性。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、存儲(chǔ)和保管等工作，建立健全檔案管理臺(tái)賬，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)。4.按照規(guī)定的程序和權(quán)限，為公司內(nèi)部各部門(mén)及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和共享，提高檔案管理工作效率。6.定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和保密意識(shí)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和專(zhuān)業(yè)化。7.負(fù)責(zé)組織檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作，對(duì)已超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀處理。（二）各部門(mén)檔案管理職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門(mén)檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門(mén)形成的檔案整理歸檔，并及時(shí)移交公司檔案管理部門(mén)。3.在檔案形成過(guò)程中，各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行操作，確保檔案的質(zhì)量和規(guī)范性。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常查閱和借閱管理工作，按照規(guī)定的程序和權(quán)限辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，并對(duì)檔案的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和跟蹤。5.配合公司檔案管理部門(mén)做好檔案的清查、盤(pán)點(diǎn)、鑒定和銷(xiāo)毀等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，遵守檔案管理法律法規(guī)和公司檔案管理制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱登記等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案信息化管理技能，熟練運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)和分析等工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題，確保檔案的安全和完整。5.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對(duì)檔案的使用情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，防止檔案信息泄露。6.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，為公司檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等，包括但不限于以下幾類(lèi)：文書(shū)檔案：公司發(fā)布的各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等?？萍紮n案：公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、工藝規(guī)程、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。財(cái)務(wù)檔案：公司的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。人事檔案：?jiǎn)T工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、勞動(dòng)合同、工資福利、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等。業(yè)務(wù)檔案：公司在市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、客戶服務(wù)、項(xiàng)目管理、合同管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的相關(guān)資料。其他檔案：公司在行政管理、后勤保障、企業(yè)文化建設(shè)等方面形成的具有保存價(jià)值的文件和資料。2.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)收集本部門(mén)形成的各類(lèi)檔案，并確保檔案的齊全、完整。（二）檔案收集要求1.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。2.各部門(mén)在工作中形成的檔案，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)整理歸檔，并移交公司檔案管理部門(mén)。對(duì)于重要緊急的檔案，應(yīng)及時(shí)移交，不得延誤。3.檔案收集過(guò)程中，應(yīng)注意保持檔案的原始性和完整性，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造、損毀等行為。4.對(duì)于電子文件的收集，應(yīng)確保文件格式的通用性和可讀性，并按照公司檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。（三）檔案整理方法1.檔案整理應(yīng)按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.文書(shū)檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類(lèi)，編制檔案分類(lèi)方案和編號(hào)目錄。科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、階段等進(jìn)行分類(lèi)，建立科技檔案分類(lèi)體系和編號(hào)規(guī)則。3.檔案編目應(yīng)包括檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。4.檔案裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀，便于保管和查閱。對(duì)于紙張規(guī)格不一致或破損的檔案，應(yīng)進(jìn)行裱糊或修復(fù)處理后再裝訂。四、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）檔案存儲(chǔ)方式1.公司檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲(chǔ)方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)存放，建立檔案庫(kù)房，配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。2.電子檔案應(yīng)按照公司檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問(wèn)密碼和權(quán)限，防止檔案信息被非法獲取。（二）檔案保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和管理。檔案存放應(yīng)做到標(biāo)識(shí)清晰、定位準(zhǔn)確，不得隨意堆放或混放。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)于破損、褪色、霉變等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全保管。5.電子檔案的保管應(yīng)遵循電子文件管理的相關(guān)規(guī)定，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保電子檔案的可讀性和可用性。（三）檔案保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)公司具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案是指反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的檔案。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，按照檔案分類(lèi)方案和保管期限表進(jìn)行。對(duì)于沒(méi)有明確保管期限規(guī)定的檔案，應(yīng)根據(jù)其重要程度和利用價(jià)值，確定合理的保管期限。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于已超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。五、檔案的利用（一）檔案查閱與借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到公司檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》的內(nèi)容，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案查閱室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。3.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。4.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)說(shuō)明情況，并辦理延期歸還手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或泄露等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）檔案利用審批流程1.查閱審批流程：查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批簽字。檔案管理人員根據(jù)審批結(jié)果提供檔案查閱服務(wù)。2.借閱審批流程：借閱人員填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批簽字。檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，發(fā)放檔案。（三）檔案利用的監(jiān)督與管理1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記臺(tái)賬，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）時(shí)間、查閱（借閱）人員、檔案名稱、查閱（借閱）目的、歸還時(shí)間等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案利用過(guò)程中存在的問(wèn)題，并采取相應(yīng)的措施加以解決。3.加強(qiáng)對(duì)檔案利用人員的監(jiān)督和管理，如發(fā)現(xiàn)違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止并進(jìn)行嚴(yán)肅處理。對(duì)于造成檔案信息泄露、丟失或損壞等嚴(yán)重后果的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案的保密與安全（一）檔案保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和責(zé)任感，簽訂保密承諾書(shū)，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷(xiāo)毀等，采取嚴(yán)格的保密措施，防止檔案信息泄露。3.在檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所設(shè)置明顯的保密標(biāo)識(shí)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案信息。4.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施，確保檔案信息的安全保密。5.在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格控制查閱和借閱范圍，對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)限定查閱和借閱人員，并要求其簽署保密協(xié)議。（二）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案安全管理責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案安全工作的監(jiān)督和檢查。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，確保在發(fā)生突發(fā)事件時(shí)能夠及時(shí)有效地進(jìn)行處置。4.嚴(yán)格遵守檔案存儲(chǔ)和保管的相關(guān)規(guī)定，確保檔案的安全存儲(chǔ)。對(duì)于電子檔案，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、病毒防護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或被篡改。5.在檔案運(yùn)輸過(guò)程中，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全運(yùn)輸。（三）檔案保密與安全責(zé)任追究1.對(duì)違反檔案保密制度和安全管理制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。責(zé)任追究方式包括警告、罰款、辭退、解除勞動(dòng)合同等，情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究刑事責(zé)任。2.因工作失誤或疏忽導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或損壞的，應(yīng)視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行批評(píng)教育、責(zé)令整改、賠償損失等處理。3.對(duì)在檔案保密與安全工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，以激勵(lì)全體員工共同做好檔案保密與安全工作。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定工作1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價(jià)值。檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)和人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行全面、客觀的鑒定。3.對(duì)于經(jīng)過(guò)鑒定確定已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（二）檔案銷(xiāo)毀程序1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全、規(guī)范。檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)將擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等信息。2.選擇具有資質(zhì)的檔案銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，簽訂銷(xiāo)毀合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和合同約定，對(duì)檔案進(jìn)行安全、徹底的銷(xiāo)毀，并提供銷(xiāo)毀證明。3.在檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作的順利進(jìn)行。銷(xiāo)毀結(jié)束后，監(jiān)督人員應(yīng)在銷(xiāo)毀證明上簽字確認(rèn)。4.檔案管理部門(mén)應(yīng)將檔案銷(xiāo)毀情況進(jìn)行記錄，并將銷(xiāo)毀證明、銷(xiāo)毀清單等資料歸檔保存，以備查考。（三）檔案鑒定與銷(xiāo)毀的監(jiān)督與管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案鑒定與銷(xiāo)毀工作的監(jiān)督和管理，確保鑒定和銷(xiāo)毀工作的公正、公平、合法。檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案鑒定與銷(xiāo)毀工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。2.對(duì)檔案鑒定與銷(xiāo)毀過(guò)程中涉及的重要事項(xiàng)和敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.檔案鑒定與銷(xiāo)毀工作應(yīng)接受公司內(nèi)部審計(jì)和紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)的監(jiān)督，確保工