PAGE團(tuán)委檔案收集歸檔制度一、總則1.目的為加強(qiáng)團(tuán)委檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在團(tuán)委工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于團(tuán)委在開展各項(xiàng)工作過程中形成的具有保存價值的各類文件、資料、記錄等檔案的收集、整理、歸檔和管理。3.檔案定義本制度所指檔案是團(tuán)委在組織活動、開展工作、履行職能等過程中直接形成的、對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案收集1.收集范圍團(tuán)委工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議、決定、通知、通報(bào)等文件材料。團(tuán)委組織建設(shè)、團(tuán)員管理、團(tuán)干部隊(duì)伍建設(shè)等方面的文件材料，如團(tuán)員名冊、團(tuán)干部任免文件、團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)接材料等。團(tuán)委開展各類主題活動、志愿服務(wù)活動、社會實(shí)踐活動等形成的文件材料，包括活動方案、活動通知、活動照片、活動總結(jié)、活動成果展示材料等。團(tuán)委與其他單位、組織的往來文件、信函、協(xié)議、合同等。團(tuán)委獲得的各類榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等實(shí)物檔案的照片及相關(guān)說明材料。團(tuán)委工作中形成的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)賬目、審計(jì)報(bào)告等文件材料。團(tuán)員青年的先進(jìn)事跡材料、表彰獎勵文件等。其他具有保存價值的文件材料。2.收集要求各部門及相關(guān)人員應(yīng)及時將在工作中形成的各類文件材料收集齊全，確保無遺漏。收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。對涉及重要事項(xiàng)、敏感信息的文件材料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行收集和管理。3.收集時間各類文件材料應(yīng)在形成后及時收集，一般不超過一個月。對于重大活動、重要工作項(xiàng)目形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后半個月內(nèi)完成收集。三、檔案整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。便于保管和檢索，提高檔案管理工作效率。2.分類標(biāo)準(zhǔn)按照年度機(jī)構(gòu)問題的分類方法進(jìn)行整理。即先按年度將檔案分開，再在每個年度內(nèi)按團(tuán)委內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類，最后在每個機(jī)構(gòu)分類下按問題進(jìn)行細(xì)分。具體類別可分為：綜合類、組織建設(shè)類、活動類、宣傳類、青年工作類、其他類等。3.整理方法對收集到的文件材料進(jìn)行分類、排序、編號、編目等工作。去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。對破損或褪色的文件材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。按照分類標(biāo)準(zhǔn)，將文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背上填寫相關(guān)信息，包括年度、機(jī)構(gòu)、類別、起止日期、保管期限等。四、檔案歸檔1.歸檔要求整理好的檔案應(yīng)及時歸檔，確保檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性。歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的檔案目錄，目錄內(nèi)容包括文件編號、文件題名、日期、保管期限等，以便于檢索和查閱。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸檔檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的檔案應(yīng)及時返回相關(guān)部門或人員進(jìn)行補(bǔ)充完善。2.歸檔流程檔案整理人員將整理好的檔案移交檔案管理人員。檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行核對、驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后辦理交接手續(xù)。檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)將檔案上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立電子檔案目錄。五、檔案保管1.保管場所應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮、防塵、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.保管期限根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實(shí)利用價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期（30年、10年）。具體保管期限劃分如下：永久保管的檔案：團(tuán)委工作計(jì)劃、總結(jié)、重要決議、決定等全局性文件材料。團(tuán)委組織建設(shè)、團(tuán)干部隊(duì)伍建設(shè)等方面的重要文件材料。團(tuán)委獲得的具有重大影響的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等實(shí)物檔案及相關(guān)說明材料。涉及團(tuán)委重大歷史事件、重要活動的文件材料。保管30年的檔案：團(tuán)委一般性工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。團(tuán)委開展的一般性主題活動、志愿服務(wù)活動、社會實(shí)踐活動等形成的文件材料。團(tuán)委與其他單位、組織的一般性往來文件、信函等。團(tuán)員青年的一般性表彰獎勵文件等。保管10年的檔案：團(tuán)委臨時性工作形成的文件材料。團(tuán)委工作中形成的一般性統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)賬目等文件材料。3.保管措施建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，做到賬物相符。定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的安全和完整。對超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，防止檔案積壓和浪費(fèi)。六、檔案利用1.利用原則遵循保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。方便利用，提高檔案的使用效率。嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.利用范圍團(tuán)委內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。上級團(tuán)組織、相關(guān)部門及其他單位因工作需要查閱、借閱檔案。團(tuán)員青年因個人學(xué)習(xí)、研究等需要查閱、借閱與本人相關(guān)的檔案。3.利用程序團(tuán)委內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理查閱、借閱手續(xù)。上級團(tuán)組織、相關(guān)部門及其他單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)團(tuán)委負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理查閱、借閱手續(xù)。團(tuán)員青年查閱、借閱與本人相關(guān)的檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在團(tuán)支部書記簽字同意后，到檔案管理人員處辦理查閱、借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批情況，為利用者提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱、借閱登記工作，記錄利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、歸還時間等信息。利用者查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。利用者借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并追究利用者的責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則以國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合團(tuán)委工作實(shí)際，對檔案進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由團(tuán)委負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。3.鑒定內(nèi)容檔案的內(nèi)容是否涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私。檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和保存價值。檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.銷毀程序經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息?！稒n案銷毀清冊》經(jīng)團(tuán)委負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)上級主管部門備案。按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，銷毀時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將其與相關(guān)審批文件一并歸檔保存。八、檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集職責(zé)負(fù)責(zé)制定檔案收集計(jì)劃，明確收集范圍、要求和時間節(jié)點(diǎn)。定期督促各部門及相關(guān)人員及時收集文件材料，并對收集情況進(jìn)行檢查。對收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，確保其齊全、完整、真實(shí)。2.檔案整理職責(zé)按照檔案整理原則和分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理。負(fù)責(zé)文件材料的分類、排序、編號、編目等工作，確保整理后的檔案便于保管和利用。對破損或褪色的文件材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的質(zhì)量。3.檔案歸檔職責(zé)及時將整理好的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性。認(rèn)真核對歸檔檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的檔案及時返回相關(guān)部門或人員進(jìn)行補(bǔ)充完善。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)將檔案上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立電子檔案目錄。4.檔案保管職責(zé)負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的安全和完整。建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，做到賬物相符。對超過保管期限的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，防止檔案積壓和浪費(fèi)。5.檔案利用職責(zé)負(fù)責(zé)辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序?yàn)槔谜咛峁n案。做好檔案查閱、借閱登記工作，記錄利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、歸還時間等信息。根據(jù)利用者的需求，提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保利用者