PAGE煤礦檔案管理制度細(xì)則一、總則（一）目的為加強(qiáng)煤礦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在煤礦生產(chǎn)、建設(shè)、管理中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本煤礦實(shí)際情況，制定本制度細(xì)則。（二）適用范圍本制度細(xì)則適用于本煤礦各部門及所屬單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。煤礦檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映煤礦各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則。全面收集、整理煤礦在生產(chǎn)、建設(shè)、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及煤礦機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。（四）管理職責(zé)1.煤礦檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善煤礦檔案管理制度細(xì)則，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門及所屬單位的檔案管理工作；集中統(tǒng)一管理煤礦各類檔案，提供檔案利用服務(wù)；組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開展檔案信息化建設(shè)等工作。2.各部門及所屬單位負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案工作的正常開展；配合檔案管理部門做好檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。二、檔案的形成與收集（一）檔案形成煤礦在生產(chǎn)、建設(shè)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物等各種載體形式，均應(yīng)納入檔案管理范圍。（二）收集范圍1.綜合管理類包括煤礦的行政文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案等。2.生產(chǎn)技術(shù)類包括采煤、掘進(jìn)、通風(fēng)、安全、機(jī)電等專業(yè)的技術(shù)文件、作業(yè)規(guī)程、操作規(guī)程、技術(shù)圖紙、地質(zhì)資料、測(cè)量資料等。3.基本建設(shè)類包括煤礦建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗(yàn)收資料等。4.經(jīng)營管理類包括市場(chǎng)營銷、物資采購、合同管理、財(cái)務(wù)管理、成本核算等方面的文件材料。5.安全管理類包括安全管理制度、安全檢查記錄、隱患排查治理資料、事故應(yīng)急預(yù)案及處理報(bào)告等。6.教育培訓(xùn)類包括員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)等。7.黨群工作類包括黨組織建設(shè)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。（三）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時(shí)收集本部門及所屬單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)本部門及所屬單位的檔案材料進(jìn)行清理核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。3.在文件材料形成過程中，承辦部門應(yīng)確保文件材料的質(zhì)量，做到字跡清晰、格式規(guī)范、簽字蓋章齊全。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保可讀性和可利用性。三、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，分為綜合管理、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、經(jīng)營管理、安全管理、教育培訓(xùn)、黨群工作等七大類。2.每大類下再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行二級(jí)分類，如綜合管理類可分為行政文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、會(huì)議記錄等；生產(chǎn)技術(shù)類可分為采煤、掘進(jìn)、通風(fēng)等專業(yè)檔案。（三）整理方法1.紙質(zhì)檔案按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類，將同一類別的檔案按照時(shí)間順序或重要程度排列，編寫頁碼，編制卷內(nèi)目錄，填寫備考表，裝訂成卷。卷內(nèi)文件應(yīng)排列整齊，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。2.電子檔案按照分類標(biāo)準(zhǔn)建立電子檔案文件夾，將電子文件按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行存儲(chǔ)，文件名應(yīng)規(guī)范準(zhǔn)確，便于查找和識(shí)別。同時(shí)，建立電子檔案索引目錄，注明文件的題名、日期、來源等信息，方便利用。3.聲像檔案按照形成時(shí)間和內(nèi)容主題進(jìn)行分類整理，編制聲像檔案目錄，注明題名、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)、拍攝人等信息。對(duì)重要的聲像檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，存儲(chǔ)在電子檔案系統(tǒng)中。4.實(shí)物檔案對(duì)具有保存價(jià)值的實(shí)物進(jìn)行分類整理，如獎(jiǎng)牌、證書、獎(jiǎng)杯等，每件實(shí)物應(yīng)編號(hào)登記，注明名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時(shí)間等信息，妥善保管。（四）編目與編號(hào)1.編目編制檔案目錄是檔案整理的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)和整理結(jié)果，準(zhǔn)確填寫檔案目錄的各項(xiàng)內(nèi)容，包括檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，一式多份，分別用于檔案管理部門內(nèi)部使用、提供利用和檔案統(tǒng)計(jì)等。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查找，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)。檔號(hào)應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)和一定的編號(hào)規(guī)則編制，具有唯一性和系統(tǒng)性。檔號(hào)應(yīng)標(biāo)注在檔案的封面、卷內(nèi)目錄、備考表等位置，確保檔案編號(hào)清晰、準(zhǔn)確。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.煤礦應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、消防器材、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)處理，如檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況，應(yīng)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行修復(fù)和保護(hù)。2.檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和鑒定。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。4.對(duì)聲像檔案和實(shí)物檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如聲像檔案應(yīng)存放在防潮、防塵的專用盒內(nèi)，實(shí)物檔案應(yīng)妥善放置在展示柜或保險(xiǎn)柜中，防止損壞和丟失。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵和有害氣體對(duì)檔案的侵蝕。2.檔案庫房應(yīng)嚴(yán)格控制溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保庫房溫濕度符合要求。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，做好庫房的安全保衛(wèi)工作。五、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、及時(shí)、有效的原則，在確保檔案安全的前提下，為煤礦的生產(chǎn)、建設(shè)、管理等各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）利用范圍1.本煤礦內(nèi)部各部門及所屬單位因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本煤礦檔案的，應(yīng)持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)煤礦檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)煤礦主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)收回檔案，檢查檔案是否完整無損。3.如需復(fù)制檔案，查閱人員應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途、份數(shù)等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件一致。4.外單位查閱或復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取費(fèi)用。費(fèi)用應(yīng)開具正式發(fā)票，納入煤礦財(cái)務(wù)統(tǒng)一管理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織煤礦成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)煤礦檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存狀況，確定檔案的存毀。2.對(duì)保管期限較短但仍具有一定利用價(jià)值的檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。3.對(duì)涉及煤礦機(jī)密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行保管，不得擅自銷毀。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，列出超過保管期限的檔案清單，提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案的存毀意見。對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)詳細(xì)注明檔案的題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。3.檔案鑒定工作小組形成鑒定報(bào)告，報(bào)煤礦主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)同意銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。（五）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案銷毀徹底、安全。2.監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)銷毀檔案的過程進(jìn)行監(jiān)督，檢查銷毀檔案是否與《檔案銷毀清冊(cè)》一致，銷毀是否徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。3.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀工作的憑證。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照國家有關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度的要求編制，定期向上級(jí)主管部門報(bào)送。同時(shí)，應(yīng)將檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)納入煤礦綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表體系，進(jìn)行統(tǒng)一管理。（二）移交工作1.煤礦所屬單位撤銷或合并時(shí)，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，將本單位的檔案整理后移交煤礦檔案管理部門。