PAGE校務(wù)公開檔案專管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校校務(wù)公開檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校管理、決策、監(jiān)督等方面的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門在開展校務(wù)公開工作過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映校務(wù)公開工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理校務(wù)公開工作中產(chǎn)生的各種文件、資料、記錄等，確保檔案的完整性。3.保密性原則：對(duì)于涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等不宜公開的檔案信息，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等工作有序進(jìn)行。二、檔案管理職責(zé)（一）學(xué)校校務(wù)公開工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督校務(wù)公開檔案專管制度的實(shí)施。2.審定校務(wù)公開檔案管理工作的重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題。（二）檔案管理部門1.具體負(fù)責(zé)校務(wù)公開檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等日常管理工作。2.制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核。3.運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立和完善校務(wù)公開檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率和水平。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門校務(wù)公開檔案資料的形成、積累和初步整理工作，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常聯(lián)系和協(xié)調(diào)，確保檔案資料的完整和及時(shí)移交。三、檔案收集（一）收集范圍1.校務(wù)公開工作方案、計(jì)劃、總結(jié)等文件材料。2.學(xué)校重大決策、重要事項(xiàng)的公開信息及相關(guān)會(huì)議記錄、決議等。3.財(cái)務(wù)預(yù)決算、收費(fèi)項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)、財(cái)務(wù)收支情況等財(cái)務(wù)公開檔案。4.人事任免、職稱評(píng)定、績效考核等人事管理公開檔案。5.招生政策、招生計(jì)劃、錄取結(jié)果等招生工作公開檔案。6.教學(xué)管理、科研項(xiàng)目、師資隊(duì)伍建設(shè)等方面的公開檔案。7.學(xué)生管理、獎(jiǎng)助學(xué)金評(píng)定、學(xué)生投訴處理等學(xué)生工作公開檔案。8.學(xué)校建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)、物資采購、維修工程等后勤管理公開檔案。9.其他與校務(wù)公開相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的真實(shí)性和可讀性。（三）收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的校務(wù)公開檔案資料整理后移交檔案管理部門。2.對(duì)于臨時(shí)性或階段性的校務(wù)公開工作，應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案資料移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按年度分類：將校務(wù)公開檔案按年度進(jìn)行劃分，便于按時(shí)間順序進(jìn)行管理和查閱。2.按類別分類：根據(jù)校務(wù)公開的內(nèi)容，分為綜合管理、財(cái)務(wù)公開、人事管理、招生工作、教學(xué)管理、學(xué)生管理、后勤管理等類別。3.按保管期限分類：將檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。永久保管的檔案主要是具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的文件；長期保管的檔案一般是在較長時(shí)間內(nèi)仍有查考利用價(jià)值的文件；短期保管的檔案是在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的文件。（二）整理方法1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。2.編頁號(hào)：在檔案的每一頁右上角或左上角編寫頁號(hào)，便于統(tǒng)計(jì)和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、起止日期、卷內(nèi)文件頁數(shù)、件數(shù)等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份裝訂在案卷內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，如全宗號(hào)、年度、保管期限、起止卷號(hào)、盒號(hào)等。（三）電子檔案整理1.電子檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。文件夾名稱應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容和類別。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，文件名應(yīng)包含文件主題、年度、日期等關(guān)鍵信息，便于識(shí)別和查找。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)收集和整理，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、作者、日期、格式、大小等信息，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性。4.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原始存儲(chǔ)介質(zhì)分開存放，并異地保存，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核合格的檔案進(jìn)行編號(hào)、裝盒，并填寫檔案盒封面和脊背信息。4.將歸檔后的檔案按照類別和保管期限上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立電子檔案目錄。（二）歸檔時(shí)間1.每年的檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對(duì)于緊急或重要的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，確保檔案的時(shí)效性。六、檔案保管（一）保管場所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）電子檔案保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行備份。2.建立電子檔案保管制度，對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止電子檔案被篡改、丟失或損壞。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可用性。七、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.本校教職工因工作需要查閱校務(wù)公開檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱本校校務(wù)公開檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校校務(wù)公開工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及個(gè)人隱私或?qū)W校機(jī)密的檔案，未經(jīng)學(xué)校保密委員會(huì)批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱登記本上記錄查閱人員姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理部門工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（三）查閱登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記制度，對(duì)每一次查閱檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人員姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱目的、批準(zhǔn)人等信息。查閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。八、檔案借閱（一）借閱權(quán)限1.本校教職工因工作需要借閱校務(wù)公開檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員借閱本校校務(wù)公開檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校校務(wù)公開工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可借閱。3.涉及個(gè)人隱私或?qū)W校機(jī)密的檔案，未經(jīng)學(xué)校保密委員會(huì)批準(zhǔn),不得借閱。（二）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，借閱人員到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門工作人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在借閱登記本上記錄借閱人員姓名、單位、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、銷毀檔案資料。（三）借閱登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案借閱登記制度，對(duì)每一次借閱檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱時(shí)間、借閱人員姓名、單位、借閱內(nèi)容、借閱目的、批準(zhǔn)人、歸還時(shí)間等信息。借閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。九、檔案保密（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密承諾書。2.對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等不宜公開的檔案信息，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，設(shè)置專門的保密檔案柜存放。3.限制檔案查閱和借閱范圍，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，防止檔案信息泄露。4.采用加密存儲(chǔ)、訪問控制等技術(shù)手段，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保密管理。（二）保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案信息的安全負(fù)責(zé)。如因工作失誤導(dǎo)致檔案信息泄露，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播、泄露檔案信息。如違反規(guī)定，應(yīng)依法追究其責(zé)任。十、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)校務(wù)公開檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方案，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，判斷其價(jià)值。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實(shí)需求等因素，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒