PAGE檔案制度模板設(shè)計圖例一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案制度。本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工。（二）適用范圍本制度涵蓋公司/組織在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)活動、行政管理等過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的歷史發(fā)展和業(yè)務(wù)活動，確保檔案資料的完整性。4.保密性原則對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的日常管理工作。（二）主要職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和修訂檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)組織各部門收集、整理本部門形成的各類檔案資料，對檔案進行分類、編號、編目等處理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案保管建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，對檔案進行妥善保管，確保檔案的安全。定期對檔案進行檢查、清點，對破損、變質(zhì)的檔案及時進行修復(fù)和處理。4.檔案檢索與利用建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。根據(jù)公司/組織內(nèi)部各部門和員工的需求，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。5.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。6.檔案信息化建設(shè)推進檔案信息化管理工作，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和水平。7.培訓(xùn)與指導(dǎo)對公司/組織內(nèi)各部門檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。8.監(jiān)督與檢查定期對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，確保檔案管理工作符合公司/組織要求和相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、管理制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、行政公文、證照等。2.業(yè)務(wù)檔案類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型進行分類，如市場營銷業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)管理業(yè)務(wù)檔案、質(zhì)量管理業(yè)務(wù)檔案等。每個業(yè)務(wù)類別下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)活動和文件性質(zhì)進行細(xì)分。3.項目檔案類針對公司/組織開展的各類項目，設(shè)立項目檔案類別。包括項目立項文件、可行性研究報告、項目合同、項目進度報告、項目驗收文件等。4.財務(wù)檔案類涵蓋會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)相關(guān)文件。5.聲像檔案類包括公司/組織在各類活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.電子檔案類存儲在電子介質(zhì)上的各類文件、數(shù)據(jù)等電子檔案，按照其內(nèi)容和性質(zhì)對應(yīng)上述檔案類別進行分類管理。（二）檔案編號1.編號規(guī)則檔案編號采用層次編碼法，由全宗號、目錄號、案卷號、件號組成。全宗號：代表公司/組織的檔案代號，用于區(qū)分不同全宗的檔案。全宗號由檔案管理部門統(tǒng)一編制，一經(jīng)確定，不得隨意更改。目錄號：根據(jù)檔案分類類別設(shè)置，用于區(qū)分不同類別的檔案目錄。例如，行政檔案類目錄號為01，業(yè)務(wù)檔案類目錄號為02，以此類推。案卷號：在每個目錄下，按照檔案的形成時間或保管期限等順序編制案卷號，用于標(biāo)識一卷或一組相關(guān)聯(lián)的檔案。件號：在案卷內(nèi)，按照文件的排列順序編制件號，用于標(biāo)識每一份具體的文件。2.編號示例例如，某份行政檔案的編號為：[全宗號]01[案卷號][件號]。假設(shè)全宗號為001，該行政檔案屬于行政檔案類目錄號為01，案卷號為005，件號為003，則其編號為：00101005003。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門在日常工作中形成的各類文件、資料、記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、信函、報表等文件。3.公司/組織舉辦的各類會議、活動、培訓(xùn)等形成的文件資料，如會議通知、議程、紀(jì)要、活動方案、培訓(xùn)教材等。4.員工個人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、工作報告、研究成果等，按照規(guī)定應(yīng)歸檔保存的部分。5.公司/組織獲得的榮譽證書、資質(zhì)證明、專利文件等相關(guān)資料。6.其他與公司/組織經(jīng)營管理活動相關(guān)的具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案管理制度的要求，及時、準(zhǔn)確地收集本部門形成的各類檔案資料，并定期移交至檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)確保文件資料的完整性，不得遺漏重要文件。對于同一事項的相關(guān)文件，應(yīng)收集齊全，包括文件的初稿、修改稿、定稿等不同版本。（三）整理要求1.分類整理檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類整理，將不同類別的檔案分別存放。2.編號標(biāo)注對整理好的檔案進行編號標(biāo)注，按照檔案編號規(guī)則為每一份檔案賦予唯一的編號，并在檔案封面、卷內(nèi)目錄等位置準(zhǔn)確填寫編號信息。3.編目制作編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)詳細(xì)記錄案卷號、題名、保管期限、起止日期、頁數(shù)等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)記錄文件編號、題名、日期、頁號等信息，以便于檔案的檢索和利用。4.裝訂成冊對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的順序進行裝訂，確保文件整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。5.電子檔案整理電子檔案應(yīng)按照對應(yīng)的檔案分類進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。對電子文件進行命名時，應(yīng)遵循統(tǒng)一的命名規(guī)則，體現(xiàn)文件的類別、日期、主題等關(guān)鍵信息，便于識別和檢索。同時，應(yīng)確保電子文件的元數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確，以便于電子檔案的長期保存和利用。五、檔案保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮除濕設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、溫濕度監(jiān)測設(shè)備、照明設(shè)備等。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放于檔案密集架或檔案柜中，便于查找和管理。不同類別的檔案應(yīng)分區(qū)存放，并有明顯的標(biāo)識。2.對于珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨存放、使用專門的保護材料等。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等。長期保管：保管期限為16年至50年的檔案。主要包括公司/組織在一定時期內(nèi)具有重要價值的文件資料，如業(yè)務(wù)規(guī)劃、年度總結(jié)、重要會議記錄等。短期保管：保管期限為15年以下的檔案。一般為公司/組織日常工作中形成的一般性文件資料，如一般性的通知、簡報、報表等。2.檔案保管期限的確定，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用需求等因素進行綜合評估，并按照規(guī)定的程序進行審批。（四）檔案檢查與清點1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，對重點檔案和易損檔案應(yīng)增加檢查頻次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性等。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)、補充或追查。3.同時，應(yīng)定期對檔案進行清點，確保檔案數(shù)量與檔案目錄記錄一致。清點結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄，并由檢查人員簽字確認(rèn)。六、檔案檢索與利用（一）檢索工具1.建立紙質(zhì)檔案目錄索引和電子檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。紙質(zhì)檔案目錄索引應(yīng)包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，按照檔案分類順序排列，便于手工檢索。2.電子檔案檢索系統(tǒng)應(yīng)具備強大的檢索功能，能夠根據(jù)檔案的編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等多種條件進行快速檢索。同時，應(yīng)提供模糊檢索、高級檢索等功能，以滿足不同用戶的檢索需求。3.定期對檢索工具進行更新和維護，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，保證檢索工具能夠及時反映檔案的最新情況。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以到檔案管理部門查閱檔案。查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，確需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，按時歸還檔案。3.復(fù)制對于不涉及保密內(nèi)容的檔案，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，查閱人可以進行復(fù)制。復(fù)制檔案時，檔案管理部門應(yīng)進行登記，并注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)、復(fù)制日期等信息。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細(xì)登記，記錄利用時間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式、歸還時間等信息。登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用需求、保管期限等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值。2.對于已過保管期限且確無保存價值的檔案，如一般性的文件草稿、過期的報表、臨時性的通知等，可以考慮進行銷毀。3.對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，在鑒定時應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行處理，確保信息安全。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成檔案鑒定意見書，明確檔案的銷毀范圍和銷毀方式。2.編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息?！稒n案銷毀清冊》應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交公司/組織負(fù)責(zé)人審批。3.經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人審批同意后，檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并注明銷毀日期?！稒n案銷毀清冊》應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料，長期保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理和相互印證。3.利用信息化手段，加強檔案信息的安全保護，防止電子檔案信息泄露、篡改和丟失。（二）數(shù)字化采集1.對公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。掃描分辨率應(yīng)不低于[具體分辨率]，圖像格式應(yīng)統(tǒng)一為[指定格式]。2.在數(shù)字化采集過程中，應(yīng)建立準(zhǔn)確的索引信息，將掃描圖像與對應(yīng)的紙質(zhì)檔案進行關(guān)聯(lián)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。同時，對電子檔案的元數(shù)據(jù)進行詳細(xì)記錄，包括文件編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，以便于電子檔案的管理和利用。（三）存儲與管理1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲、編目管理、權(quán)限控制等。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的檢索功能、版本管理功能、安全審計功能等，滿足公司/組織對電子檔案管理的需求。3.對電子檔案的訪問和使用進行嚴(yán)格的權(quán)限控制，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配相應(yīng)的訪問權(quán)限。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用電子檔案，確保電子檔案信息的安全。（四）安全保障1.加強電子檔案信息安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。3.建立電子檔案信息安全審計機