PAGE機關文書檔案收納制度一、總則（一）目的為加強本機關文書檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關各部門形成的各類文書檔案的收納管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機關文書檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映機關的工作活動和歷史面貌，嚴禁虛假和偽造。3.完整性原則：全面收集機關在各項工作中形成的各類文書材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理部門職責（一）綜合管理職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機關檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范。2.負責機關文書檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導和監(jiān)督機關各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動。4.參與機關重大活動和重要項目的文件材料收集歸檔工作，確保檔案的齊全完整。（二）具體操作職責1.接收各部門移交的文書檔案，對接收的檔案進行清點、核對和登記。2.按照檔案整理的原則和方法，對文書檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的有序存放。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設施和設備，如檔案庫房、檔案柜、防火防盜防潮防蟲等設施，確保檔案的安全保管。4.定期對檔案進行鑒定工作，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案進行銷毀處理，確保檔案的質(zhì)量。5.利用現(xiàn)代化信息技術手段，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案查閱和利用效率。6.積極為機關各部門和社會提供檔案查閱服務，根據(jù)查閱需求，及時準確地提供檔案資料，并做好查閱登記工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級機關來文，包括指示、通知、通報、批復等。2.本機關形成的各類文件，如決定、決議、報告、請示、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。3.下級機關的請示、報告及本機關的批復文件。4.機關內(nèi)部各部門之間形成的往來文件、合同協(xié)議、統(tǒng)計報表等。5.機關召開重要會議形成的會議文件、會議記錄、會議紀要等。6.機關開展重大活動、重要項目形成的文件材料，如活動方案、項目計劃、項目總結(jié)等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時收集和完整。2.收集的文件材料應保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.對于電子文件，應按照相關規(guī)定進行收集和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.各部門應在文件材料形成后及時整理，定期向檔案管理部門移交，移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）分類方法1.根據(jù)機關職能和文件內(nèi)容，將文書檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類等大類。2.在大類下再根據(jù)文件的性質(zhì)、時間等因素進行細分，如行政管理類可分為綜合辦公、人事管理、財務管理等小類。（三）編號規(guī)則1.檔案編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。2.采用年度、保管期限、分類號、流水號的編號方式，如“2023永久XM001”，其中“2023”表示年度，“永久”表示保管期限，“XM”表示分類號，“001”表示流水號。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應包含案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目。3.卷內(nèi)文件目錄應包含順序號位置、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。（五）裝訂規(guī)范1.對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整，使其符合檔案裝訂要求。2.采用左側(cè)裝訂的方式，裝訂應牢固、整齊，不掉頁漏頁。3.去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。五、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等功能。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設施1.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案架、密集架等，確保檔案的有序存放。2.安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設施，如火災自動報警系統(tǒng)、防盜門窗、除濕機、防蟲藥品等。3.配備檔案管理專用計算機、打印機、復印機等設備，滿足檔案信息化管理的需要。（三）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放在檔案柜或檔案架上，便于查找和管理。2.對于重要檔案和珍貴檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.建立檔案存放位置索引，標明檔案的存放地點和編號，方便檔案管理人員和查閱人員查找檔案。（四）定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.每年至少進行一次全面檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，如修復破損檔案、更換防蟲藥品等。3.做好檢查記錄，記錄檢查時間、檢查人員、檢查情況及處理結(jié)果等。六、檔案鑒定（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合機關工作實際，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從維護機關歷史真實面貌和長遠利用的角度出發(fā)，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務骨干及相關部門負責人組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定和不定期抽查鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件逐頁進行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的價值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合機關工作的歷史背景、發(fā)展階段、業(yè)務重點等因素，對檔案進行綜合分析，確定檔案的價值和保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是反映機關一般工作活動，在一定時期內(nèi)對本機關工作有查考利用價值文檔，列為30年保管；凡是在較短時間內(nèi)對本機關有參考利用價值的檔案，列為10年保管。（五）鑒定程序1.檔案管理部門提出檔案鑒定意見，填寫檔案鑒定表，說明檔案的題名、年度、保管期限、鑒定理由等。2.檔案鑒定小組對檔案鑒定意見進行審核，形成鑒定結(jié)論。3.對已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，進行銷毀處理；對仍有保存價值的檔案，重新確定保管期限。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括檔案的總卷數(shù)、件數(shù)、頁數(shù)等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：包括查閱檔案的人次、卷次、利用目的等。3.檔案保管期限統(tǒng)計：包括永久保管、30年保管、10年保管的檔案數(shù)量等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案數(shù)量、利用情況、保管期限等進行統(tǒng)計登記。2.利用檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案數(shù)據(jù)進行實時統(tǒng)計分析，生成統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計報表1.每月編制檔案數(shù)量統(tǒng)計報表，反映當月檔案的增減變化情況。2.每季度編制檔案利用情況統(tǒng)計報表，分析檔案的利用趨勢和需求。3.每年編制檔案保管期限統(tǒng)計報表，掌握檔案的保管期限結(jié)構(gòu)和變化情況。（四）統(tǒng)計分析1.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗和存在的問題。2.根據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果，提出改進檔案管理工作的建議和措施，提高檔案管理水平。八、檔案利用（一）利用范圍1.機關內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.上級機關、有關部門因工作需要查閱檔案。3.司法機關、社會組織等因依法履行職責需要查閱檔案。（二）利用方式及要求1.查閱檔案應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等。3.查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）檔案借閱1.機關內(nèi)部各部門因工作需要借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應根據(jù)借閱申請表，將檔案借給借閱人員，并做好借閱登記工作，記錄借閱時間、借閱人員、借閱檔案名稱及數(shù)量等。3.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的責任。（四）檔案復制1.因工作需要復制檔案，應填寫檔案復制申請表，注明復制目的、復制內(nèi)容、復制數(shù)量等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。2.檔案管理人員應根據(jù)復制申請表，對檔案進行復制，并做好復制登記工作，記錄復制時間、復制人員、復制內(nèi)容及數(shù)量等。3.復制檔案應使用檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)定的復制設備和紙張，確保復制件的質(zhì)量與原件一致。4.復制的檔案應加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復制件”字樣。九、檔案保密（一）保密制度1.嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，制定檔案保密制度，并組織檔案管理人員和相關人員學習保密規(guī)定。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，實行專人專管，嚴格限制接觸范圍。3.檔案管理部門應與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。（二）保密措施1.檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，不得擅自泄