PAGE小組檔案如何管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織小組檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各小組所形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：小組檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映小組的工作活動(dòng)和歷史面貌，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理小組在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司/組織內(nèi)部人員查閱和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善小組檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)小組檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查詢利用。4.對檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向上級主管部門匯報(bào)檔案管理工作情況。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保存。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）小組負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本小組各類文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。2.督促本小組人員及時(shí)將辦理完畢的文件材料移交檔案管理人員歸檔。3.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請，并對查閱、借閱檔案的人員進(jìn)行監(jiān)督。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。4.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案利用者提供查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和記錄。5.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.小組在工作活動(dòng)中形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等，包括但不限于工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、技術(shù)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。2.上級主管部門下發(fā)的與小組工作相關(guān)的文件、通知、指示等。3.小組與外部單位往來的信函、傳真、電子郵件等文件材料。4.小組獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件、資質(zhì)證明等。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各小組應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。對于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，一般可分為行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、財(cái)務(wù)類、人事類、技術(shù)類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.裝訂：對紙張較小、零散的文件材料進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固，便于保管和查閱。4.目錄編制：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄與檔案內(nèi)容相符。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.小組應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的各類檔案整理歸檔完畢。2.對于重要的、緊急的文件材料，應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案的時(shí)效性。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好并經(jīng)小組負(fù)責(zé)人審核后的檔案進(jìn)行檢查，核對檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對符合要求的檔案進(jìn)行編號、編目，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。3.將檔案裝入檔案盒，按照分類順序排列上架，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：本公司/組織的重大決策、重要會議記錄、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、人事任免文件等。3.長期保管的檔案主要包括：本公司/組織的一般性文件、業(yè)務(wù)工作文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案（除永久保管的部分）等，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括：本公司/組織的臨時(shí)性文件、一般性事務(wù)文件等，保管期限一般為1年至10年。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對磁性載體檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止信息丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房的安全管理制度，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的小組檔案。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將《檔案查閱申請表》提交檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)。3.查閱人員在檔案管理人員的陪同下到檔案庫房查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案庫房的管理制度，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱范圍1.因工作需要，確需將檔案借出使用的，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案一般僅限本公司/組織內(nèi)部人員，特殊情況需外借的，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將《檔案借閱申請表》提交檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人員憑《檔案借閱證》到檔案庫房領(lǐng)取檔案，檔案管理人員應(yīng)向借閱人員詳細(xì)說明檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.檔案管理人員對已到保管期限的檔案進(jìn)行初步清理，剔除明顯無保存價(jià)值的檔案。2.鑒定小組對初步清理后的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。3.對于仍有一定保存價(jià)值，但已不適應(yīng)現(xiàn)行工作需要的檔案，可進(jìn)行縮微、數(shù)字化等處理后繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，將《檔案銷毀清冊》永久保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期向上級主管部門報(bào)送，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（二）移交工作1.本公司/組織因機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤銷等原因，需要將檔案移交給其他單位的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)