PAGE會計檔案使用管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案的使用管理，規(guī)范會計檔案的使用行為，確保會計檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構、子公司的會計檔案使用管理。（三）定義本制度所稱會計檔案，是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二、會計檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。4.其他類：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。（二）編號會計檔案應按照分類進行編號，編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字混合編碼的方式，確保每個會計檔案都有唯一的編號標識，便于查找和管理。例如，會計憑證類可按照年份、月份、憑證序號依次編號；會計賬簿類可按照賬簿名稱、年份進行編號等。三、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務報告：月度、季度財務報告保管期限為10年；年度財務報告永久保管。4.其他類：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報表保管期限為10年；會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書永久保管。（二）保管方式1.紙質檔案保管設立專門的會計檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設施設備，確保會計檔案的安全存儲。按照檔案類別、年份、編號等順序進行排列存放，便于查找和調閱。電子檔案保管采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質或光盤等存儲電子會計檔案，并定期進行備份，備份存儲介質應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。建立電子會計檔案的存儲索引，注明電子檔案的名稱、存儲位置、存儲時間等信息，便于快速檢索和調用。定期對電子會計檔案進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或被篡改。（三）保管人員職責1.負責會計檔案的整理、裝訂、歸檔和保管工作，確保會計檔案的完整和安全。2.按照規(guī)定的保管期限和保管方式，妥善保管會計檔案，不得擅自銷毀、出借或丟失會計檔案。3.建立會計檔案保管臺賬，詳細記錄會計檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，定期進行核對和盤點。4.負責會計檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔、通風良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等工作。四、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱會計檔案時，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，提交至財務部門。財務部門對查閱申請進行審核，審核通過后，指定專人負責陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將會計檔案帶離查閱現(xiàn)場，不得在會計檔案上涂改、標記、拆封或抽換。查閱結束后，查閱人員應在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認，歸還會計檔案。2.外部查閱審計機關、稅務機關、人民法院等外部單位因工作需要查閱公司會計檔案時，應出具正式的查閱文件，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。公司財務部門應對查閱文件進行審核，審核通過后，報公司分管領導批準。批準后，由財務部門指定專人負責陪同查閱，并按照外部單位的要求提供會計檔案。查閱過程中，應嚴格遵守相關法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保會計檔案的安全。查閱結束后，外部查閱人員應在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認，歸還會計檔案。（二）借閱1.內(nèi)部借閱公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱會計檔案時，應填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預計歸還時間等信息，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，提交至財務部門。財務部門對借閱申請進行審核，審核通過后，報公司財務負責人批準。批準后，由財務部門辦理借閱手續(xù)，向借閱人員提供會計檔案，并在《會計檔案借閱登記表》上詳細記錄借閱情況。借閱人員應妥善保管借閱的會計檔案，不得轉借他人，不得在會計檔案上涂改、標記、拆封或抽換。借閱期限屆滿，應及時歸還會計檔案。如需延期借閱，應重新辦理借閱手續(xù)。2.外部借閱原則上不允許外部單位借閱公司會計檔案。如因特殊情況確需借閱的，應經(jīng)公司董事會批準，并按照國家有關法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關手續(xù)。外部單位借閱會計檔案時，應出具正式的借閱文件，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預計歸還時間等信息。公司財務部門應對借閱文件進行審核，審核通過后，報公司董事會批準。批準后，由財務部門辦理借閱手續(xù)，向外部單位提供會計檔案，并在《會計檔案借閱登記表》上詳細記錄借閱情況。外部借閱人員應嚴格遵守相關法律法規(guī)和公司規(guī)定，并由專人負責陪同查閱和監(jiān)督。借閱期限屆滿，應及時歸還會計檔案。如需延期借閱，應重新辦理借閱手續(xù)。五、會計檔案的復制（一）內(nèi)部復制公司內(nèi)部各部門因工作需要復制會計檔案時，應填寫《會計檔案復制申請表》，注明復制目的、復制內(nèi)容、復制份數(shù)等信息，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，提交至財務部門。財務部門對復制申請進行審核，審核通過后，指定專人負責辦理復制手續(xù)。復制人員應按照規(guī)定進行復制，確保復制件與原件一致，并在復制件上加蓋“與原件核對無誤”印章。復制完成后，應將復制件交申請部門，并在《會計檔案復制登記表》上記錄復制情況。（二）外部復制外部單位因工作需要復制公司會計檔案時，應出具正式的復制文件，注明復制目的、復制內(nèi)容、復制份數(shù)等信息。公司財務部門應對復制文件進行審核，審核通過后，報公司分管領導批準。批準后，由財務部門辦理復制手續(xù)，按照外部單位的要求提供復制件，并在復制件上加蓋公司公章。復制完成后，應在《會計檔案復制登記表》上記錄復制情況。六、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期鑒定公司應定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定。鑒定工作應由公司財務部門牽頭，組織審計、監(jiān)察等相關部門人員組成鑒定小組，對會計檔案進行全面審查和評估。鑒定小組應根據(jù)會計檔案的保管期限、重要性、完整性等因素，對會計檔案是否仍需保存進行鑒定。對于仍需保存的會計檔案，應重新確定保管期限；對于確無保存價值的會計檔案，應提出銷毀意見。2.專項鑒定在公司進行重大資產(chǎn)重組、改制、清算等特殊事項時，應對涉及的會計檔案進行專項鑒定。專項鑒定工作應按照相關法律法規(guī)和公司規(guī)定進行，確保會計檔案的真實性、完整性和合法性。（二）銷毀1.銷毀程序對于經(jīng)鑒定確無保存價值的會計檔案，應編制《會計檔案銷毀清冊》，詳細記錄會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等信息。《會計檔案銷毀清冊》應經(jīng)公司財務負責人、分管領導審核簽字，并報公司董事會批準。批準后，由公司財務部門負責組織銷毀工作。銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人員應在銷毀完畢后，在《會計檔案銷毀清冊》上簽字確認。2.銷毀方式紙質會計檔案應采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保銷毀后的會計檔案無法恢復。電子會計檔案應采用刪除存儲介質、格式化存儲設備等方式進行銷毀，確保電子數(shù)據(jù)徹底刪除，無法恢復。七、會計檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設公司應建立完善的會計檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)會計檔案的電子化存儲、檢索、查閱、借閱、復制等功能。會計檔案信息化管理系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)安全防護、權限管理、審計跟蹤等功能，確保會計檔案信息的安全和保密。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.數(shù)據(jù)錄入財務部門應按照規(guī)定的格式和要求，將會計檔案的相關信息錄入會計檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。錄入的數(shù)據(jù)應包括會計檔案的名稱、編號、類別、保管期限、存放位置、形成時間、內(nèi)容摘要等信息。2.數(shù)據(jù)維護定期對會計檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的及時性和有效性。如會計檔案的保管期限變更、存放位置調整、內(nèi)容補充等信息，應及時在系統(tǒng)中進行更新。同時，應定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）安全管理1.用戶權限管理建立嚴格的用戶權限管理制度，對會計檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶進行分類授權，明確不同用戶的操作權限。用戶權限應根據(jù)崗位職責和工作需要進行設置，確保用戶只能訪問和操作其權限范圍內(nèi)的會計檔案信息。2.數(shù)據(jù)安全防護采取有效的數(shù)據(jù)安全防護措施，防止會計檔案信息泄露、篡改或丟失。如安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術等，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，定期進行數(shù)據(jù)安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.審計跟蹤會計檔案信息化管理系統(tǒng)應具備審計跟蹤功能，記錄用戶對會計檔案的操作行為，包括查閱、借閱、復制、修改、刪除等操作的時間、操作人員姓名、操作內(nèi)容等信息。審計跟蹤記錄應保存一定期限，以便進行審計和查詢。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財務部門自查財務部門應定期對會計檔案的使用管理情況進行自查，檢查會計檔案的整理、歸檔、保管、查閱、借閱、復制、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應定期對會計檔案的使用管理情況進行審計監(jiān)督，檢查會計檔案管理制度的執(zhí)行情況，評估會計檔案使用管理的合規(guī)性和有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出審計意見