PAGE安徽職工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強安徽職工檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高職工管理水平，維護職工合法權(quán)益，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本省實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于安徽省行政區(qū)域內(nèi)各類企業(yè)、事業(yè)單位、機關(guān)、社會團體以及民辦非企業(yè)單位等組織（以下統(tǒng)稱“單位”）職工檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則職工檔案由單位集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性。2.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展職工檔案管理工作。3.服務(wù)職工原則以服務(wù)職工為宗旨，充分發(fā)揮檔案在職工管理、職業(yè)發(fā)展等方面的作用。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.職工個人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、學(xué)歷、學(xué)位、參加工作時間、工作單位、職務(wù)等信息。2.職工履歷表，詳細記錄職工的工作經(jīng)歷，包括工作單位、職務(wù)、任職時間等。3.職工自傳，由職工本人撰寫，反映個人成長經(jīng)歷、思想變化等情況。（二）自傳材料職工在各個時期撰寫的自傳，應(yīng)真實反映個人經(jīng)歷、政治思想、工作表現(xiàn)等方面的情況。（三）鑒定、考核、考察材料1.職工年度考核登記表，記錄職工年度工作表現(xiàn)、考核結(jié)果等。2.職工晉升、晉級、獎懲等鑒定材料，包括鑒定意見、審批材料等。3.職工考察材料，用于選拔任用、評先評優(yōu)等考察工作。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件，包括畢業(yè)證書、學(xué)位證書等。2.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、成績單等材料，反映職工參加各類培訓(xùn)的情況。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）資格證書、評審表、聘任文件等材料，證明職工的專業(yè)技術(shù)水平和任職情況。（五）政審材料1.入黨、入團志愿書，包括申請書、自傳、政審材料、上級批復(fù)等。2.政治歷史情況審查結(jié)論、調(diào)查報告及上級批復(fù)等材料。3.出國（境）審批表、備案表等材料。（六）黨團材料1.黨員、團員登記表，記錄職工的黨團關(guān)系。2.黨團活動記錄、表彰獎勵等材料。（七）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資調(diào)整通知單等材料，反映職工工資待遇變化情況。2.任免文件、任職通知等材料，記錄職工職務(wù)任免情況。3.出國（境）審批表、護照復(fù)印件、簽證等材料，用于職工出國（境）相關(guān)管理。（八）其他可供組織參考的材料1.職工獲得的各類榮譽證書、獎勵證書復(fù)印件。2.職工參加社會活動、公益事業(yè)等相關(guān)材料。3.職工個人認為有必要歸檔的其他材料。三、檔案收集與整理（一）收集1.單位各部門應(yīng)及時將涉及職工的各類材料收集齊全，并移交檔案管理部門。2.職工本人應(yīng)按照要求如實提供個人相關(guān)材料，并配合檔案管理部門做好檔案收集工作。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案材料進行清查，確保檔案材料的及時收集和補充。（二）整理1.檔案管理部門對收集到的檔案材料進行分類、排序、編目等整理工作。2.每份檔案材料應(yīng)保持完整、清潔，破損、褪色的材料應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。3.按照檔案內(nèi)容的類別，編制檔案目錄，便于查閱和管理。四、檔案保管（一）保管場所1.單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜，確保檔案安全。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案類別、年度、保管期限等進行排列。2.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、查閱、借閱等情況。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行維護和更新。五、檔案查閱與借閱（一）查閱1.單位內(nèi)部人員查閱職工檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案材料，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。4.檔案管理部門應(yīng)做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。（二）借閱1.外單位因工作需要借閱職工檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫借閱申請表，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)嚴格遵守檔案借閱規(guī)定，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。4.檔案管理部門應(yīng)對借閱情況進行跟蹤，確保檔案按時歸還。六、檔案轉(zhuǎn)遞與轉(zhuǎn)出（一）轉(zhuǎn)遞1.職工因工作調(diào)動、辭職、退休等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，單位檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M行，嚴禁個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。3.檔案管理部門應(yīng)填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，密封檔案，并在封口處加蓋單位公章。4.接收單位收到檔案后，應(yīng)及時將回執(zhí)寄回原單位檔案管理部門。（二）轉(zhuǎn)出1.職工出國（境）定居、長期學(xué)習(xí)等需要轉(zhuǎn)出檔案的，單位檔案管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)出前，應(yīng)進行認真核對，確保檔案材料齊全、完整。3.檔案轉(zhuǎn)出后，單位檔案管理部門應(yīng)做好相關(guān)記錄，并將檔案轉(zhuǎn)出情況告知職工本人。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)1.單位應(yīng)加強檔案信息化建設(shè)，建立職工檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱管理等功能，提高檔案管理工作效率。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案信息進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（二）數(shù)據(jù)維護1.檔案管理人員應(yīng)及時將檔案材料的變更信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.定期對檔案信息進行清理和維護，刪除過期、無效的檔案數(shù)據(jù)。3.加強對檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失等情況發(fā)生。八、檔案保密與安全（一）保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露職工個人隱私和單位機密。2.查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴格履行保密手續(xù)，不得擅自擴大知悉范圍。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施。（二）安全1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進行演練，確保在突發(fā)情況下能夠及時有效地保護檔案安全。3.對檔案管理人員進行安全培訓(xùn)，提高安全意識和應(yīng)急處理能力。九、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本單位職工檔案管理制度并組織實施。2.負責職工檔案的集中統(tǒng)一管理，做好檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作。3.加強檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.對單位各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，不斷完善檔案管理制度。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的具體管理工作，包括檔案材料的收集、整理、鑒別、歸檔等。2.嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，提高檔案管理工作質(zhì)量。4.做好檔案查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等服務(wù)工作，及時為單位和職工提供檔案信息。5.定期對檔案進行清查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.單位應(yīng)建立健全檔案管理內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。2.檔案管理部門應(yīng)定期向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況，接受領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.對違反檔案管理制度的行為，應(yīng)及時進行糾正，并追究相關(guān)