PAGE檔案庫房上墻制度一、總則（一）目的為加強公司檔案庫房管理，確保檔案的完整、安全與有效利用，特制定本制度。本制度適用于公司內(nèi)所有涉及檔案管理的部門及人員。（二）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機關(guān)檔案工作條例》以及相關(guān)行業(yè)標準制定，旨在規(guī)范檔案庫房的各項管理工作，使其符合法律法規(guī)及行業(yè)要求。（三）適用范圍本制度適用于公司檔案庫房的日常管理，包括檔案的收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。二、檔案庫房管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案庫房管理制度，確保制度的科學(xué)性、合理性和有效性。2.統(tǒng)籌規(guī)劃檔案庫房的建設(shè)與布局，根據(jù)檔案類型、數(shù)量等因素合理安排存儲空間。3.組織開展檔案的收集、整理、鑒定、編目等工作，保證檔案資料的完整性和準確性。4.負責檔案庫房的日常管理，包括溫濕度控制、安全防范、清潔衛(wèi)生等工作，確保檔案存儲環(huán)境符合要求。5.對檔案的查閱、借閱等利用情況進行登記和管理，嚴格執(zhí)行審批手續(xù)，保障檔案信息安全。6.定期對檔案庫房進行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題，對檔案的保管狀況進行評估。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案庫房管理制度，認真履行崗位職責，做好檔案管理的各項工作。2.負責檔案的具體收集、整理、編目、上架等操作，確保檔案整理規(guī)范、存放有序。3.實時監(jiān)控檔案庫房的溫濕度、設(shè)備運行等情況，做好記錄并及時匯報異常情況。4.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對利用檔案的人員進行監(jiān)督，防止檔案丟失、損壞或泄密。5.協(xié)助檔案管理部門進行檔案的鑒定和銷毀工作，對銷毀過程進行記錄。6.參加檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（三）其他部門職責1.各部門負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料齊全、完整，并按時向檔案管理部門移交。2.在檔案查閱、借閱等利用過程中，配合檔案管理部門做好相關(guān)工作，按照規(guī)定使用檔案，不得擅自更改、損毀檔案內(nèi)容。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案庫房的安全檢查等工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋并配合整改。三、檔案庫房建設(shè)與布局（一）選址要求1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點，避免建在地下室、低洼地或易受水淹的區(qū)域。2.庫房周圍應(yīng)無易燃、易爆、腐蝕性物品存放，遠離火源、水源和污染源，確保檔案存儲安全。（二）建筑設(shè)計1.檔案庫房的建筑結(jié)構(gòu)應(yīng)堅固耐用，具有良好的抗震、防火、防潮、防蟲等性能。2.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置專門的門窗，門窗應(yīng)具備良好的密封性和防盜性能，窗戶應(yīng)安裝防護網(wǎng)。3.庫房地面應(yīng)采用防潮、耐磨、易清潔的材料鋪設(shè)，墻面應(yīng)進行防潮處理，天花板應(yīng)平整光潔，便于清潔和維護。（三）功能分區(qū)1.檔案庫房應(yīng)根據(jù)檔案管理的流程和功能需求進行合理分區(qū)，一般分為檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等。2.檔案存儲區(qū)應(yīng)按照檔案類別、年度、保管期限等進行分類存放，設(shè)置明顯的標識牌，便于查找和管理。3.整理區(qū)應(yīng)配備必要的辦公桌椅、檔案整理設(shè)備等，用于檔案的整理、編目等工作。4.查閱區(qū)應(yīng)提供舒適、安靜的查閱環(huán)境，配備桌椅、電腦、復(fù)印機等查閱設(shè)備，并設(shè)置專門的檔案查閱登記處。5.辦公區(qū)應(yīng)滿足檔案管理人員日常辦公的需要，配備辦公電腦、打印機、文件柜等辦公設(shè)備。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.包括但不限于公司的行政文件、業(yè)務(wù)合同、財務(wù)報表、技術(shù)資料、會議記錄、人事檔案、項目檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集起來。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)同時收集電子版本，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（三）整理原則1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，編制統(tǒng)一的分類方案和編號規(guī)則。3.對檔案進行編目，包括編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，以便快速查找和檢索檔案。（四）整理方法1.對紙質(zhì)檔案進行分類、裝訂、編頁、編目等操作，確保檔案整齊、規(guī)范。2.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子文件進行命名、編號、著錄等管理，便于查詢和利用。3.對于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)進行分類整理，并配以文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息。五、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.檔案應(yīng)采用密集架、檔案柜等專用設(shè)備進行存儲，確保檔案存放有序、便于查找。2.密集架應(yīng)定期進行檢查和維護，保證其運行正常，防止出現(xiàn)故障影響檔案存儲安全。3.檔案柜應(yīng)擺放整齊，標識清晰，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并留出必要的通道，便于檔案管理人員操作和通行。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、形成時間、使用頻率等因素，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案應(yīng)是對公司具有重大歷史意義、長期查考利用價值的檔案；長期保管的檔案保管期限一般為16年至50年；短期保管的檔案保管期限一般為15年以下。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案的保管期限進行鑒定，對已到保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。（三）溫濕度控制1.檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.每天定時對庫房的溫濕度進行監(jiān)測和記錄，發(fā)現(xiàn)溫濕度異常時，應(yīng)及時采取措施進行調(diào)節(jié)。3.溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備應(yīng)定期進行維護和保養(yǎng)，確保其正常運行，保證檔案存儲環(huán)境的穩(wěn)定性。（四）安全防范1.檔案庫房應(yīng)安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保庫房24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。2.加強庫房的門禁管理，設(shè)置專人負責庫房鑰匙的保管，嚴禁無關(guān)人員進入庫房。3.檔案庫房內(nèi)應(yīng)配備滅火設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。4.對檔案存儲設(shè)備和設(shè)施進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改，防止因設(shè)備故障引發(fā)安全事故。（五）清潔衛(wèi)生1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。2.清潔檔案時，應(yīng)使用干凈、柔軟的工具，避免對檔案造成劃傷或污染。3.對庫房內(nèi)的雜物、垃圾等應(yīng)及時清理，保持庫房環(huán)境整潔。六、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門收到申請表后，對申請進行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并提供必要的查閱設(shè)備和場所。3.查閱人員應(yīng)在指定的查閱區(qū)域內(nèi)進行查閱，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、損毀。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，向借閱人員提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借、泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)另行填寫《檔案復(fù)印申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員統(tǒng)一復(fù)印。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。（三）查閱、借閱限制1.涉及公司機密、商業(yè)秘密等重要檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴格按照公司保密制度執(zhí)行，經(jīng)公司保密管理部門批準后方可進行。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格控制檔案的查閱和借閱范圍，不得隨意擴大查閱和借閱權(quán)限。3.對于某些特殊檔案，如人事檔案、財務(wù)檔案等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行查閱和借閱，確保檔案信息安全。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、審慎準確的原則，確保鑒定結(jié)果真實可靠。2.根據(jù)檔案的保管期限、價值大小、現(xiàn)實利用情況等因素，對檔案進行綜合評估，確定其是否具有繼續(xù)保存的價值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。2.鑒定小組負責制定檔案鑒定方案，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進行審核和審批。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案的形成背景、歷史價值、現(xiàn)實意義等，判斷其是否具有保存價值。2.參考檔案的利用情況，統(tǒng)計檔案的查閱頻率、利用效果等，對利用率較低、已無現(xiàn)實利用價值的檔案進行重點鑒定。3.結(jié)合公司的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求等因素，綜合考慮檔案的未來利用可能性，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀過程中，應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在《檔案銷毀登記表》上記錄銷毀情況，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人等信息。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》和《檔案銷毀登記表》應(yīng)作為檔案資料進行永久保存。八、附則（一）解釋權(quán)本制度