PAGE醫(yī)院檔案怎樣管理制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在工作中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則醫(yī)院檔案實行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全院檔案工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映醫(yī)院各項工作的實際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則全面收集、整理醫(yī)院在各個歷史時期形成的各種檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及醫(yī)院機密、患者隱私等內(nèi)容的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為醫(yī)院各項工作提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置醫(yī)院設(shè)立專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案的集中管理。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、保管醫(yī)院各類檔案，確保檔案的完整、安全。3.建立健全醫(yī)院檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，提高檔案查詢利用效率。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位移交檔案，做好檔案的統(tǒng)計工作。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。6.對醫(yī)院各科室、部門的檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。7.開發(fā)利用檔案信息資源，為醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。三、檔案分類及歸檔范圍（一）檔案分類醫(yī)院檔案分為文書檔案、醫(yī)療檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、聲像檔案、電子檔案等十大類。（二）歸檔范圍1.文書檔案醫(yī)院黨、政、工、團等組織形成的各類文件、通知、報告、決議、紀(jì)要等。醫(yī)院與上級主管部門、相關(guān)單位往來的文件、函件等。醫(yī)院內(nèi)部規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。2.醫(yī)療檔案門（急）診病歷、住院病歷、護理記錄、手術(shù)記錄、檢驗檢查報告等醫(yī)療文書。醫(yī)療質(zhì)量控制、醫(yī)療安全管理、醫(yī)療糾紛處理等相關(guān)資料。醫(yī)院感染管理、傳染病防治等檔案。3.教學(xué)檔案教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、課件等教學(xué)文件。教學(xué)活動記錄、學(xué)生實習(xí)手冊、教學(xué)評估資料等。教師教學(xué)成果、教學(xué)獲獎證書等相關(guān)材料。4.科研檔案科研項目申請書、立項批復(fù)、研究計劃、實驗記錄、科研報告等?？蒲谐晒b定、專利申請、論文發(fā)表等相關(guān)材料?？蒲泻献鲄f(xié)議、科研經(jīng)費使用情況等資料。5.人事檔案員工個人基本信息、履歷表、學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書等。員工入職、轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)崗、離職等人事變動材料。員工考核、獎懲、培訓(xùn)等相關(guān)記錄。6.財務(wù)檔案會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告等財務(wù)資料。醫(yī)院收費票據(jù)、財務(wù)預(yù)算、決算等文件。固定資產(chǎn)管理、財務(wù)收支統(tǒng)計等相關(guān)檔案。7.設(shè)備檔案設(shè)備購置申請、合同、驗收報告、說明書、操作規(guī)程等。設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、維修記錄、報廢處理文件等。設(shè)備運行數(shù)據(jù)、性能檢測報告等資料。8.基建檔案醫(yī)院基本建設(shè)項目的可行性研究報告、立項批復(fù)、規(guī)劃設(shè)計文件等。工程招投標(biāo)文件、施工合同、工程監(jiān)理資料等。工程竣工驗收報告、工程決算審計報告等相關(guān)材料。9.聲像檔案醫(yī)院重大活動、會議、學(xué)術(shù)交流等拍攝的照片、錄像、錄音等資料。醫(yī)院標(biāo)志性建筑、醫(yī)療設(shè)備、科研成果等拍攝的聲像資料。反映醫(yī)院歷史變遷、發(fā)展成就的聲像資料。10.電子檔案醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件、電子郵件等。醫(yī)療信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子病歷、檢驗檢查數(shù)據(jù)等。其他通過電子設(shè)備存儲的與醫(yī)院工作相關(guān)的文件資料。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各科室、部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案歸檔范圍及時收集本部門形成的各類檔案，并定期移交至醫(yī)院檔案管理部門。2.醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)主動向各科室、部門收集檔案，對重要活動、重大項目等形成的檔案進行跟蹤收集，確保檔案的齊全完整。3.對于兼職檔案員收集的檔案，檔案管理部門應(yīng)進行定期檢查和指導(dǎo)，確保收集的檔案符合要求。（二）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案分類方案對收集的檔案進行分類整理，遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，編目裝訂成冊；醫(yī)療檔案應(yīng)按照病歷號順序整理，確保病歷資料的完整性；教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等應(yīng)根據(jù)各自特點進行分類整理，建立相應(yīng)的檔案目錄。3.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容分類整理，注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息，并進行數(shù)字化處理，存儲于電子檔案管理系統(tǒng)；電子檔案應(yīng)按照文件類別進行分類整理，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。五、檔案編目與編號（一）檔案編目1.檔案管理部門對整理好的檔案進行編目，編制檔案目錄、全宗卷等檢索工具。2.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，便于快速查找和利用檔案。3.全宗卷應(yīng)收集整理醫(yī)院檔案管理工作中形成的各種文件材料，如檔案管理制度、檔案收集清單、檔案整理記錄、檔案鑒定銷毀記錄等，反映醫(yī)院檔案管理工作的全過程。（二）檔案編號1.醫(yī)院檔案采用統(tǒng)一的編號方法，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.文書檔案編號格式為：年度保管期限流水號，例如：2023永久001；醫(yī)療檔案編號格式為：病歷號；教學(xué)檔案編號格式為：年度教學(xué)項目編號流水號，例如：2023JX01001；科研檔案編號格式為：年度科研項目編號流水號，例如：2023KY01001；人事檔案編號格式為：員工工號；財務(wù)檔案編號格式為：年度類別流水號，例如：2023會計憑證001；設(shè)備檔案編號格式為：設(shè)備購置年份設(shè)備類別流水號，例如：2023醫(yī)療設(shè)備001；基建檔案編號格式為：項目名稱流水號，例如：醫(yī)院綜合大樓001；聲像檔案編號格式為：年度類別流水號，例如：2023照片001；電子檔案編號格式與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號一致，并在編號后加注“（電子）”字樣。六、檔案保管（一）保管場所1.醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管期限1.醫(yī)院檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括醫(yī)院黨、政、工、團等組織形成的重要文件、醫(yī)院歷史沿革、重大活動記錄、科研成果、基建項目等檔案。3.定期保管的檔案分為30年、10年兩種，主要包括一般性文件、醫(yī)療病歷、教學(xué)資料、財務(wù)報表等檔案。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的完整、安全。發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)等情況時，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或復(fù)制。2.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，存儲于不同介質(zhì)，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要做好電子檔案的安全防護工作，防止病毒感染和數(shù)據(jù)泄露。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，對借出的檔案要及時催還，確保檔案按時歸還。對歸還的檔案要進行認(rèn)真檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)查明原因，追究責(zé)任。4.按照國家有關(guān)規(guī)定，對超過保管期限的檔案進行鑒定銷毀。檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。經(jīng)批準(zhǔn)后，對確無保存價值的檔案進行銷毀，并做好銷毀記錄。七、檔案利用（一）利用原則1.醫(yī)院檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.凡利用醫(yī)院檔案的單位和個人，必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理制度，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案。（二）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部各科室、部門因醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)醫(yī)院批準(zhǔn)后，可查閱、借閱醫(yī)院相關(guān)檔案，但涉及醫(yī)院機密、患者隱私等內(nèi)容的檔案，需嚴(yán)格履行審批手續(xù)。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要，依法查閱、借閱醫(yī)院相關(guān)檔案時，醫(yī)院應(yīng)積極配合，提供必要的檔案資料。（三）利用手續(xù)1.醫(yī)院內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱、借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，需提交單位介紹信、查閱或借閱檔案的申請函，注明查閱、借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱、借閱檔案，需出具相關(guān)法律文書，經(jīng)醫(yī)院法律事務(wù)部門審核后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)對查閱、借閱檔案的申請進行審核，符合規(guī)定的予以辦理，并按照申請內(nèi)容提供檔案資料。查閱、借閱檔案的人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱、借閱人員的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。查閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室；借閱檔案時，借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.對于重要檔案或涉及機密、隱私的檔案，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件或摘錄件上注明出處和用途。3.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，通過編寫檔案資料匯編、舉辦檔案展覽、提供檔案咨詢服務(wù)等方式，為醫(yī)院各項工作提供支持和服務(wù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、檢索和利用，提高檔案管理的效率和水平。2.逐步實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的共享，為醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對醫(yī)院各類紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案圖像，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。對掃描后的電子檔案圖像進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.信息化管理系統(tǒng)建設(shè)選用適合醫(yī)院檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。建立檔案信息安全保障體系，對檔案信息化管理系統(tǒng)進行安全防護，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等安全事故發(fā)生。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲于不同介質(zhì)，并異地存放。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復(fù)，保證檔案信息的完整性和可用性。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)要求進行檔案數(shù)據(jù)的錄入、整理、維護等工作。2.嚴(yán)格遵守檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理制度，設(shè)置不同用戶的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的正常運行。同時，要做好系統(tǒng)運行記錄，及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題。九、檔案統(tǒng)計與鑒定（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計工作制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)做到內(nèi)容準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)真實、報送及時，為醫(yī)院檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計工作應(yīng)采用科學(xué)的統(tǒng)計方法，運用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，提高統(tǒng)計工作的效率和質(zhì)量。（二）檔案鑒定1.醫(yī)院成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作。鑒定小組應(yīng)由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)科室、法律事務(wù)部門等人員組成。2.檔案鑒定工作應(yīng)定期進行，一般每[