PAGE西陵檔案管理制度一、總則（一）目的為加強西陵檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，為公司各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于西陵公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。檔案應如實反映公司各項工作的真實情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則。嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。4.便于利用原則。檔案管理應便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案的集中管理和日常維護工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理流程和規(guī)范。3.負責檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全。4.負責檔案的查詢、借閱和利用工作，為公司各部門提供檔案服務。5.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的數字化、網絡化。6.參與檔案鑒定和銷毀工作，確保檔案的真實性和完整性。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作。2.定期將本部門整理好的檔案移交公司檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照等。2.公司各項業(yè)務活動中形成的合同、協(xié)議、文件、報表、報告等。3.公司內部管理活動中形成的規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結等。4.公司員工的人事檔案、培訓檔案、考核檔案等。5.公司財務活動中形成的會計憑證、賬簿、報表等。6.公司技術研發(fā)活動中形成的技術文件、圖紙、專利等。7.公司對外宣傳活動中形成的宣傳資料、新聞稿件等。8.其他與公司工作相關的各類文件、資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時、完整。2.檔案收集應遵循真實性、完整性原則，不得遺漏重要文件和資料。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并及時進行備份。（三）整理方法1.檔案整理應按照檔案的形成規(guī)律和特點，進行分類、編號、編目等工作。2.檔案分類應科學合理，便于管理和查詢?？筛鶕n案的內容、性質、時間等因素進行分類。例如，可分為行政管理類、業(yè)務管理類、人事管理類、財務管理類、技術管理類等。3.檔案編號應統(tǒng)一規(guī)范，具有唯一性。編號應包含檔案類別、年度、順序號等信息。4.檔案編目應準確詳細，包括檔案的題名、責任者、日期、來源、保管期限等信息。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.行政管理類：包括公司設立、變更登記文件，公司章程，股東會決議，董事會決議，監(jiān)事會決議，公司規(guī)章制度，會議紀要，工作計劃，工作總結，行政公文，介紹信，證明信，印章管理文件等。2.業(yè)務管理類：包括各類業(yè)務合同、協(xié)議，業(yè)務報表，業(yè)務報告，市場調研資料，客戶資料，招投標文件，項目文檔等。3.人事管理類：包括員工招聘、錄用、培訓、考核、晉升、獎懲、離職等過程中形成的文件，人事檔案，勞動合同，社會保險資料等。4.財務管理類：包括會計憑證、賬簿、報表，財務預算、決算文件，審計報告，稅務資料等。5.技術管理類：包括技術研發(fā)項目文檔，技術方案，技術圖紙，專利文件，技術標準，技術規(guī)范等。6.其他類：包括公司對外宣傳資料、新聞稿件，公司榮譽證書，公司大事記等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“類別代碼+年度+順序號”的格式。例如，行政管理類檔案編號為“XZGL+20XX+001”，其中“XZGL”為行政管理類代碼，“20XX”為年度，“001”為順序號。2.類別代碼根據檔案分類標準確定，具體如下：XZGL：行政管理類YWGL：業(yè)務管理類RSGL：人事管理類CWL：財務管理類JSG：技術管理類QT：其他類3.年度采用公元紀年，如“2023”表示2023年。4.順序號為每類檔案在該年度內的流水號，從001開始依次編號。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、防蟲藥品、消防器材等。（二）保管方式1.檔案應按照分類、編號順序進行上架保管，便于查找和管理。2.對于紙質檔案，應采用檔案盒、檔案袋等進行裝訂和包裝，確保檔案的整齊和安全。3.對于電子檔案，應進行備份存儲，并采用安全可靠的存儲設備和存儲方式。電子檔案應按照一定的格式和命名規(guī)則進行存儲，便于查詢和利用。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，如公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等。長期保管的檔案：在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為10年至50年。如業(yè)務合同、協(xié)議，人事檔案等。短期保管的檔案：在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為1年至10年。如一般性的業(yè)務報表、報告等。2.檔案保管期限的確定應根據國家有關規(guī)定和公司實際情況進行，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，確保檔案的數量、質量和保管情況符合要求。2.檔案清查應每年進行一次，清查內容包括檔案的數量、編號、分類、保管期限、存儲狀況等。3.對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，確保檔案的安全和完整。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.公司外部單位因工作需要查閱檔案的，須經公司領導批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.檔案查閱：查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。經檔案管理部門負責人批準后，方可查閱檔案。查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。2.檔案借閱：借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間、歸還時間等信息。經檔案管理部門負責人和公司領導批準后，并辦理借閱登記手續(xù)，方可借閱檔案。借閱檔案應在規(guī)定的時間內歸還，如需延期歸還，應辦理延期手續(xù)。3.檔案復制：因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制目的、復制內容、復制份數等信息。經檔案管理部門負責人批準后，方可復制檔案。復制檔案應使用檔案管理部門提供的設備和材料，確保復制質量。（三）利用審批1.公司內部查閱檔案的，由部門負責人審批。2.公司外部單位查閱檔案的，須經公司領導批準。3.檔案借閱和復制的審批權限按照公司相關規(guī)定執(zhí)行。（四）利用登記1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等情況進行詳細登記。2.檔案利用登記內容包括利用時間、利用部門、利用人員、利用目的、利用內容、歸還時間等信息。3.檔案利用登記應及時、準確、完整，便于對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。2.檔案鑒定應根據國家有關規(guī)定和公司實際情況，對檔案的價值進行綜合評估。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應根據檔案的內容、來源、時間、形式等因素，對檔案的價值進行綜合評估。2.對于保管期限已滿的檔案，應進行重點審查，確定是否仍有保存價值。對于已失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.經檔案鑒定工作小組鑒定后，確需銷毀的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經檔案管理部門負責人和公司領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在檔案管理部門和相關業(yè)務部門人員的監(jiān)督下進行。銷毀檔案應采用適當的方式，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀完畢后，應填寫《檔案銷毀登記表》，注明銷毀檔案的名稱、數量、銷毀時間及銷毀方式等信息?！稒n案銷毀登記表》應與《檔案銷毀申請表》一并歸檔保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數字化存儲、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。2.推進檔案管理的信息化進程，提高檔案管理的工作效率和服務質量。（二）信息化管理措施1.檔案管理部門應配備必要的計算機設備和軟件，用于檔案的信息化管理。2.對紙質檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫。電子檔案應與紙質檔案內容一致，并按照檔案管理要求進行分類、編號、編目等處理。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查詢、借閱申請、審批、登記等功能。檔案管理信息系統(tǒng)應具備權限管理、數據備份、安全防護等功能，確保檔案信息的安全。4.加強檔案管理人員的信息化培訓，提高其信息化管理水平和操作技能。（三）電子檔案管理1.電子檔案應按照國家有關規(guī)定和公司檔案管理要求進行存儲和管理。電子檔案存儲應采用安