PAGE檔案材料專人管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案材料的管理，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和安全性，提高檔案材料的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案材料管理的部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案材料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)。2.真實(shí)性原則：檔案材料應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況。3.完整性原則：檔案材料應(yīng)齊全完整，涵蓋公司/組織運(yùn)營的各個(gè)方面。4.安全性原則：確保檔案材料的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案材料的損壞、丟失和泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案材料的查詢、借閱和使用。二、檔案材料專人管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案材料（包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等）的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對(duì)各部門檔案材料管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案材料的電子化管理和共享。5.參與公司/組織重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案材料的完整和準(zhǔn)確。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案材料的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案材料的質(zhì)量。3.按照規(guī)定的保管期限和保管要求，對(duì)檔案材料進(jìn)行妥善保管，定期檢查檔案材料的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.負(fù)責(zé)檔案材料的借閱、查閱登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)，確保檔案材料的安全。5.積極為公司/組織各部門提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案材料。6.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理工作。7.協(xié)助檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀等工作。三、檔案材料的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、外部單位發(fā)來的與公司/組織有關(guān)的文件、函件、通知等。3.公司/組織內(nèi)部各部門之間形成的文件、報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。4.公司/組織與客戶、合作伙伴簽訂的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等。5.公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.公司/組織的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。7.公司/組織的產(chǎn)品研發(fā)資料（包括設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、測(cè)試報(bào)告等）。8.公司/組織的重大活動(dòng)和項(xiàng)目檔案（包括活動(dòng)策劃方案、項(xiàng)目立項(xiàng)文件、實(shí)施過程記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。4.收集的檔案材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，便于后續(xù)的歸檔和管理。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案材料的來源、內(nèi)容、形式等因素，將檔案材料分為不同的類別，如文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。2.編號(hào)：為每一份檔案材料編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保編號(hào)的系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：編制檔案材料的目錄，包括檔案材料的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于快速查找和了解檔案材料的基本情況。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案材料的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案材料的原貌，避免損壞檔案材料。四、檔案材料的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案一般應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照國家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)定進(jìn)行歸檔，一般在年度終了后一定期限內(nèi)完成歸檔。4.人事檔案應(yīng)隨時(shí)歸檔，確保檔案材料的及時(shí)更新和完整。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)整理好的檔案材料進(jìn)行審核，檢查檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核通過后，檔案管理人員將檔案材料按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。3.填寫檔案歸檔登記表，記錄檔案材料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、歸檔日期等信息，并由檔案管理人員和部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.將歸檔后的檔案材料移交至檔案庫房進(jìn)行保管。五、檔案材料的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案材料的安全保管。（二）保管方式1.檔案材料應(yīng)按照不同的類別、保管期限和重要程度進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案材料，應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進(jìn)行存放，檔案盒和檔案柜應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。3.對(duì)于電子檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁帶、光盤、硬盤等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.檔案庫房應(yīng)建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案材料的入庫、出庫、保管期限、銷毀等情況，便于對(duì)檔案材料進(jìn)行跟蹤和管理。（三）保管期限1.檔案材料的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案材料主要包括公司/組織的重要文件、合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、人事檔案等。3.長期保管的檔案材料一般保管期限為10年至50年，主要包括公司/組織的業(yè)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案、一般性文件等。4.短期保管的檔案材料一般保管期限為1年至10年，主要包括公司/組織的臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等。5.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料的性質(zhì)和重要程度，合理確定檔案材料的保管期限，并在檔案材料上標(biāo)明保管期限。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案材料進(jìn)行清查，一般每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案材料的數(shù)量、保管狀況、完整性等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫檔案清查登記表，記錄清查情況，并由檔案管理人員和部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。六、檔案材料的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案材料。2.公司/組織員工因個(gè)人需要查閱與其工作或權(quán)益相關(guān)的檔案材料。3.外部單位因工作需要查閱公司/組織相關(guān)檔案材料，但須按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用程序1.內(nèi)部查閱：（1）查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批。（2）檔案管理人員根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，為查閱人提供所需檔案材料，并在檔案查閱登記表上記錄查閱情況，包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱等信息。（3）查閱人應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)查閱檔案材料，不得將檔案材料帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印或摘錄手續(xù)。（4）查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案材料歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。2.外部查閱：（1）外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案材料，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請(qǐng)，說明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并提交單位介紹信和查閱人身份證明。（2）公司/組織檔案管理部門對(duì)外部單位的申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（3）審批通過后，檔案管理人員按照內(nèi)部查閱程序?yàn)橥獠繂挝徊殚喨颂峁┧铏n案材料，并在檔案查閱登記表上記錄查閱情況。（4）外部單位查閱人如需復(fù)印或摘錄檔案材料，應(yīng)經(jīng)公司/組織檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印或摘錄手續(xù)。復(fù)印或摘錄的檔案材料應(yīng)加蓋公司/組織檔案管理部門印章。（5）查閱完畢后，外部單位查閱人應(yīng)將檔案材料歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案材料，未經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、復(fù)印或摘錄。2.檔案材料的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，不得泄露檔案材料的內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求提供檔案材料利用服務(wù)，不得擅自擴(kuò)大檔案材料的利用范圍或違反規(guī)定提供檔案材料。七、檔案材料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案材料的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。2.鑒定工作應(yīng)結(jié)合公司/組織的發(fā)展情況和檔案材料的實(shí)際價(jià)值，對(duì)檔案材料進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）鑒定組織1.公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案材料的保存價(jià)值，包括是否反映公司/組織的重要活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況、是否具有歷史研究?jī)r(jià)值、是否對(duì)公司/組織的當(dāng)前工作具有參考作用等。3.檔案材料的保管期限是否已滿，是否符合國家有關(guān)規(guī)定。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案材料進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀申請(qǐng)表經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，檔案管理人員按照審批意見對(duì)擬銷毀的檔案材料進(jìn)行登記造冊(cè)，并將檔案材料移交給指定的銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀。3.銷毀機(jī)構(gòu)在銷毀檔案材料時(shí)，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并填寫檔案銷毀登記表，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、