PAGE電子檔案查閱利用制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司電子檔案的查閱利用行為，確保電子檔案的安全與完整，充分發(fā)揮電子檔案在公司各項工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工對電子檔案的查閱利用活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案查閱利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障電子檔案的安全，防止信息泄露、篡改或丟失，維護公司的商業(yè)秘密和敏感信息。3.權(quán)限明確原則：明確不同人員對電子檔案的查閱利用權(quán)限，杜絕越權(quán)操作。4.高效利用原則：在確保安全保密的前提下，提高電子檔案的查閱利用效率，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展對檔案信息的需求。二、電子檔案的定義與分類（一）定義本制度所稱電子檔案，是指公司在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的以電子形式存在的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。（二）分類1.行政類檔案：包括公司的各類行政文件、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)類檔案：涵蓋公司各業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)開展過程中產(chǎn)生的合同協(xié)議、項目文檔、業(yè)務(wù)報表、客戶資料等。3.財務(wù)類檔案：如會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。4.人事類檔案：包含員工的入職資料、勞動合同、薪資檔案、培訓(xùn)記錄、考核評價等。5.其他類檔案：如公司的工程圖紙、技術(shù)資料、宣傳資料、榮譽證書等。三、電子檔案的管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司電子檔案管理制度，并組織實施。2.對公司各部門形成的電子檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、編號、存儲、備份等操作，并定期進行維護和更新。4.負責(zé)審核電子檔案查閱利用申請，根據(jù)規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn)或拒絕申請，并記錄查閱利用情況。5.對電子檔案管理人員進行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負責(zé)本部門電子檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的質(zhì)量符合要求，并及時移交檔案管理部門。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門電子檔案進行分類標(biāo)注，便于管理和查閱。3.在工作中嚴(yán)格遵守電子檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)移電子檔案。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提交電子檔案查閱利用申請，并說明查閱利用的目的和范圍。（三）電子檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守電子檔案管理制度，認真履行崗位職責(zé)，確保電子檔案管理工作的規(guī)范有序。2.熟練掌握電子檔案管理系統(tǒng)的操作技能，負責(zé)電子檔案的日常管理和維護工作，包括數(shù)據(jù)錄入、存儲、檢索、備份等。3.對電子檔案的查閱利用情況進行詳細記錄，及時反饋異常情況，并協(xié)助檔案管理部門進行處理。4.定期對電子檔案進行檢查和清理，對過期或無用的檔案按照規(guī)定進行處置。5.保守公司電子檔案的秘密，不得泄露檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁私自復(fù)制、傳播電子檔案。四、電子檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)電子檔案的收集工作，確保在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的各類電子文件及時收集齊全，不得遺漏。2.收集的電子檔案應(yīng)保證其原始性和真實性，不得對文件內(nèi)容進行擅自修改或刪除。3.電子檔案的格式應(yīng)符合長期保存和利用的要求，盡量采用通用、標(biāo)準(zhǔn)的格式，如PDF、DOCX、XLSX等。（二）整理規(guī)范1.檔案管理部門應(yīng)按照電子檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的電子檔案進行分類整理。2.對每份電子檔案應(yīng)進行準(zhǔn)確編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和查找。3.為電子檔案添加清晰、準(zhǔn)確的元數(shù)據(jù)，包括文件名稱、日期、作者、來源、保管期限等，以便更好地管理和利用檔案。4.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，詳細記錄電子檔案的編號、名稱、存儲位置、保管期限等信息，方便快速檢索。五、電子檔案的存儲與備份（一）存儲方式1.采用安全可靠的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等，對電子檔案進行集中存儲。2.存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余設(shè)計，以防止因硬件故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。3.按照電子檔案的分類和保管期限，合理劃分存儲區(qū)域，便于管理和維護。（二）備份策略1.制定完善的備份計劃，定期對電子檔案進行全量備份和增量備份。全量備份應(yīng)至少每周進行一次，增量備份應(yīng)每天進行。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在與主存儲設(shè)備不同的物理位置，如異地存儲，以防止因自然災(zāi)害、火災(zāi)、盜竊等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問題，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或重新備份。六、電子檔案的查閱利用（一）查閱利用申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱利用電子檔案時，應(yīng)填寫《電子檔案查閱利用申請表》，詳細說明查閱利用的目的、范圍、時間等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)所在部門負責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門收到申請表后，應(yīng)根據(jù)申請人的權(quán)限進行審核，對于符合規(guī)定的申請，予以批準(zhǔn)，并安排專人協(xié)助查閱利用。（二）查閱利用權(quán)限1.一般查閱權(quán)限：公司員工因日常工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的一般性電子檔案。查閱權(quán)限由所在部門負責(zé)人根據(jù)工作實際情況進行設(shè)定，并報檔案管理部門備案。2.特殊查閱權(quán)限：涉及公司重要機密、商業(yè)秘密或敏感信息的電子檔案，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。特殊查閱權(quán)限的設(shè)定應(yīng)嚴(yán)格控制，確保信息安全。3.外部查閱權(quán)限：如因業(yè)務(wù)合作、審計、法律糾紛等原因，需要向外部單位或個人提供電子檔案查閱服務(wù)時，必須經(jīng)過公司相關(guān)部門的嚴(yán)格審批，并簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）查閱利用流程1.申請人持經(jīng)批準(zhǔn)的《電子檔案查閱利用申請表》到檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容，在電子檔案管理系統(tǒng)中檢索并提供相應(yīng)的電子檔案。2.查閱利用應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將電子檔案帶出指定場所。如需復(fù)制電子檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進行操作。3.查閱利用過程中，查閱人員應(yīng)愛護電子檔案設(shè)備和存儲介質(zhì)，不得對電子檔案進行任何形式的破壞或修改。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將電子檔案歸還檔案管理人員，并在《電子檔案查閱利用登記表》上簽字確認。（四）查閱利用記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立詳細的《電子檔案查閱利用登記表》，對每一次查閱利用活動進行記錄，包括查閱利用時間、申請人、檔案名稱、查閱利用目的、查閱利用范圍、批準(zhǔn)人等信息。2.查閱利用記錄應(yīng)妥善保存，保存期限與電子檔案的保管期限一致，以便日后進行查詢和審計。七、電子檔案的安全與保密（一）安全措施1.建立健全電子檔案安全管理制度，加強對電子檔案存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、軟件系統(tǒng)等的安全防護。2.安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全軟件，定期進行更新和升級，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。3.對電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理，不同人員只能訪問其被授權(quán)的電子檔案信息，嚴(yán)禁越權(quán)操作。4.定期對電子檔案進行安全檢查和風(fēng)險評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（二）保密要求1.所有接觸電子檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露電子檔案的內(nèi)容。2.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的電子檔案，應(yīng)采取加密存儲、加密傳輸?shù)却胧?，確保信息在存儲和傳輸過程中的安全性。3.在查閱利用電子檔案時，如需向無關(guān)人員展示檔案內(nèi)容，必須經(jīng)過檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施，防止信息擴散。4.員工離職時，應(yīng)將其在工作期間接觸到的電子檔案全部歸還檔案管理部門，并辦理相關(guān)交接手續(xù)，嚴(yán)禁私自留存或傳播公司電子檔案。八、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對電子檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成的電子檔案鑒定小組，負責(zé)對電子檔案進行鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.審查電子檔案的內(nèi)容是否真實完整，是否反映公司的主要業(yè)務(wù)活動和歷史發(fā)展情況。2.評估電子檔案的保存價值，根據(jù)其重要性、時效性、完整性等因素，確定其保管期限。3.檢查電子檔案的格式是否符合長期保存和利用的要求，存儲介質(zhì)是否完好無損。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的電子檔案，應(yīng)填寫《電子檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《電子檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀