PAGE學(xué)校檔案管理查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及教育行業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級以及全體教職員工、學(xué)生在查閱學(xué)校檔案時(shí)的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及教育行業(yè)檔案管理的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案信息在查閱過程中的安全，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，維護(hù)檔案的保密性。3.合理利用原則：在保證檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等工作提供有效支持，促進(jìn)檔案信息的合理利用。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)學(xué)校各類檔案的收集、整理、分類、編目等工作，確保檔案資料的齊全、完整、規(guī)范。2.檔案保管與維護(hù)：妥善保管檔案，做好檔案的存儲(chǔ)環(huán)境管理，定期對檔案進(jìn)行檢查、修復(fù)和數(shù)字化處理，防止檔案損壞、變質(zhì)或丟失。3.查閱服務(wù)與登記：為檔案查閱人員提供必要的幫助和指導(dǎo)，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，詳細(xì)記錄查閱情況。4.檔案安全監(jiān)督：監(jiān)督檔案查閱過程，確保查閱活動(dòng)符合安全保密要求，對違規(guī)行為及時(shí)進(jìn)行制止和糾正。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：定期對檔案的查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)校檔案管理工作的改進(jìn)提供數(shù)據(jù)支持。三、檔案查閱范圍（一）教學(xué)檔案1.教學(xué)計(jì)劃與大綱：學(xué)校各專業(yè)的教學(xué)計(jì)劃、課程大綱等文件，用于指導(dǎo)教學(xué)工作的開展。2.教案與課件：教師的授課教案、制作的課件等，反映教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)方法。3.學(xué)生成績與學(xué)籍檔案：學(xué)生的考試成績、學(xué)籍變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)懲情況等檔案，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況的重要記錄。4.教學(xué)評估與檢查材料：學(xué)校組織的教學(xué)評估、教學(xué)檢查等活動(dòng)形成的相關(guān)材料，用于評估教學(xué)質(zhì)量和改進(jìn)教學(xué)工作。（二）科研檔案1.科研項(xiàng)目申報(bào)材料：教師或科研團(tuán)隊(duì)申報(bào)科研項(xiàng)目時(shí)提交的申請書、可行性研究報(bào)告等材料。2.科研項(xiàng)目研究過程材料：包括研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、調(diào)研資料、中期檢查報(bào)告、結(jié)題報(bào)告等，記錄科研項(xiàng)目的實(shí)施過程和研究成果。3.科研成果材料：發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、出版的著作、獲得的科研獎(jiǎng)勵(lì)等成果材料，體現(xiàn)學(xué)校的科研水平和學(xué)術(shù)成就。（三）行政管理檔案1.學(xué)校規(guī)章制度：學(xué)校制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法等文件，用于規(guī)范學(xué)校的行政管理工作。2.會(huì)議記錄與紀(jì)要：學(xué)校各類會(huì)議的記錄和紀(jì)要，反映學(xué)校的決策過程和工作安排。3.人事檔案：教職工的個(gè)人基本信息、履歷、職稱評定、崗位變動(dòng)、考核評價(jià)等檔案，是學(xué)校人事管理的重要依據(jù)。4.財(cái)務(wù)檔案：學(xué)校的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證賬冊及各類財(cái)務(wù)報(bào)表等檔案，記錄學(xué)校的財(cái)務(wù)收支情況和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。（四）學(xué)生活動(dòng)檔案1.學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)記錄：學(xué)生社團(tuán)組織開展的各類活動(dòng)計(jì)劃、活動(dòng)總結(jié)、活動(dòng)照片等材料，展示學(xué)生的課余生活和綜合素質(zhì)發(fā)展。2.學(xué)生社會(huì)實(shí)踐與志愿服務(wù)材料：學(xué)生參加社會(huì)實(shí)踐、志愿服務(wù)活動(dòng)的相關(guān)記錄，包括實(shí)踐報(bào)告、服務(wù)證明等，體現(xiàn)學(xué)生的社會(huì)責(zé)任感和實(shí)踐能力。3.校園文化活動(dòng)材料：學(xué)校舉辦的各類校園文化活動(dòng)，如文藝演出、體育比賽、科技文化節(jié)等活動(dòng)的組織策劃、活動(dòng)報(bào)道等材料，豐富校園文化生活。四、檔案查閱流程（一）查閱申請1.校內(nèi)人員：教職員工因教學(xué)科研、行政管理工作需要查閱檔案的，需填寫《學(xué)校檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。學(xué)生因?qū)W習(xí)、社會(huì)實(shí)踐等原因需要查閱檔案的，由本人填寫申請表，經(jīng)輔導(dǎo)員簽字同意后提交檔案管理部門。2.校外人員：校外單位或個(gè)人因工作需要查閱學(xué)校檔案的，須提前向?qū)W校檔案管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，并加蓋單位公章。檔案管理部門對校外查閱申請進(jìn)行審核，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可受理。（二）申請審核檔案管理部門收到查閱申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核查閱目的是否合理、查閱內(nèi)容是否與申請目的相符、查閱期限是否適當(dāng)?shù)取τ诓环弦蟮纳暾?，及時(shí)通知申請人補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。（三）查閱登記經(jīng)審核通過的查閱申請，檔案管理人員進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱申請人姓名（或單位名稱）、查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱期限、查閱用途等信息，并為申請人發(fā)放查閱憑證。（四）檔案查閱1.查閱地點(diǎn)：學(xué)校檔案管理部門設(shè)立專門的檔案查閱室，為查閱人員提供安全、舒適的查閱環(huán)境。查閱人員應(yīng)在指定的查閱室內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.查閱方式：查閱人員可根據(jù)需要查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱紙質(zhì)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)使用檔案管理部門提供的專用設(shè)備和軟件，按照規(guī)定的操作流程進(jìn)行查閱，不得私自復(fù)制、傳播電子檔案信息。3.查閱協(xié)助：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，積極提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，幫助查閱人員準(zhǔn)確獲取所需檔案信息。對于查閱過程中發(fā)現(xiàn)的檔案問題或疑問，及時(shí)進(jìn)行解答和處理。（五）查閱歸還查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將查閱的檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案是否完整、有無損壞或丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究查閱人員的責(zé)任。（六）查閱記錄存檔檔案管理人員將查閱申請、查閱登記、查閱過程中的相關(guān)記錄等材料進(jìn)行整理歸檔，保存期限按照學(xué)校檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。查閱記錄作為學(xué)校檔案管理工作的重要組成部分，為后續(xù)的檔案利用和管理提供參考依據(jù)。五、檔案查閱權(quán)限與限制（一）查閱權(quán)限1.一般查閱權(quán)限：學(xué)校內(nèi)部人員在符合查閱范圍和查閱流程的前提下，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。例如，教師查閱自己所授課程的教學(xué)檔案、科研人員查閱自己主持或參與的科研項(xiàng)目檔案等。2.特殊查閱權(quán)限：對于涉及學(xué)校重要機(jī)密、敏感信息或特殊用途的檔案，需經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，由學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或特定授權(quán)人員批準(zhǔn)后方可查閱。例如，學(xué)校的財(cái)務(wù)審計(jì)檔案、人事任免決策檔案等。（二）查閱限制1.保密檔案限制：對于涉及國家機(jī)密、學(xué)校商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等保密內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格限制查閱范圍和查閱人員。未經(jīng)學(xué)校保密部門批準(zhǔn)，任何人不得查閱此類檔案。2.未開放檔案限制：部分檔案由于保管期限、整理要求等原因，暫未開放查閱。檔案管理部門應(yīng)明確標(biāo)注未開放檔案的范圍，并告知查閱人員。待檔案符合開放條件后，再按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.限制查閱期限：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，對某些檔案的查閱期限進(jìn)行限制。例如，涉及學(xué)校近期重大決策或正在進(jìn)行的重要項(xiàng)目的檔案，查閱期限一般較短，以確保檔案信息的時(shí)效性和安全性。六、檔案查閱的安全與保密要求（一）安全要求1.查閱場所安全：檔案查閱室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。2.查閱設(shè)備安全：提供給查閱人員使用的電子設(shè)備應(yīng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，確保設(shè)備無病毒、無惡意軟件，防止查閱過程中因設(shè)備問題導(dǎo)致檔案信息泄露或損壞。3.查閱人員安全：檔案管理部門應(yīng)對查閱人員進(jìn)行安全教育，提醒查閱人員注意查閱過程中的安全事項(xiàng)，如正確使用查閱設(shè)備、避免在查閱室內(nèi)吸煙等，防止發(fā)生安全事故。（二）保密要求1.查閱人員保密責(zé)任：查閱人員在查閱檔案前，應(yīng)簽署保密承諾書，承諾對查閱過程中知悉的檔案信息予以保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。查閱人員不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，不得利用檔案信息謀取私利。2.檔案管理人員保密責(zé)任：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。在查閱接待過程中，不得向無關(guān)人員透露檔案查閱情況和檔案內(nèi)容。檔案管理人員應(yīng)對查閱室的安全保密情況進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.保密措施執(zhí)行：檔案管理部門應(yīng)采取多種保密措施，如對檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)、設(shè)置查閱權(quán)限、安裝監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案信息在查閱過程中的保密性。對于涉及保密檔案的查閱活動(dòng)，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，嚴(yán)格控制查閱范圍和查閱過程。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)查閱：未按照規(guī)定的查閱流程申請或未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱檔案。2.超范圍查閱：查閱檔案的內(nèi)容超出了申請批準(zhǔn)的范圍。3.泄露檔案信息：將查閱過程中知悉的檔案信息泄露給無關(guān)人員，或違反保密規(guī)定傳播檔案內(nèi)容。4.損壞檔案材料：在查閱過程中故意涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換檔案材料，導(dǎo)致檔案損壞。5.違規(guī)復(fù)制檔案：未經(jīng)檔案管理部門同意，私自復(fù)制檔案資料。（二）處理措施1.警告與批評：對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的查閱人員，檔案管理部門給予警告，并進(jìn)行批評教育，要求其立即改正違規(guī)行為。2.限制查閱權(quán)限：對于多次違規(guī)或情節(jié)較為嚴(yán)重的查閱人員，暫停其查閱檔案的權(quán)限一段時(shí)間，期間不得進(jìn)行檔案查閱活動(dòng)。3.追究責(zé)任：對于因違規(guī)行為給學(xué)校造成重大損失或不良影響的，學(xué)校將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。涉及違法犯罪行為的，移交司法機(jī)關(guān)處理。4.賠償損失：對于因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案損壞或丟失的，查閱人員應(yīng)按照檔案的價(jià)值和修復(fù)成本進(jìn)行賠償。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。