PAGE檔案服務(wù)機構(gòu)審核制度一、總則（一）目的為加強檔案服務(wù)機構(gòu)管理，規(guī)范檔案服務(wù)行為，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，保障檔案安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》等法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本審核制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所涉及的各類檔案服務(wù)機構(gòu)，包括但不限于檔案整理、數(shù)字化加工、檔案寄存等服務(wù)提供商。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案服務(wù)活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量第一原則以保障檔案服務(wù)質(zhì)量為核心，建立健全質(zhì)量控制體系，確保檔案整理、數(shù)字化等工作符合要求。3.安全保密原則強化檔案安全保密意識，采取有效措施確保檔案實體和信息安全，防止檔案信息泄露。4.誠信公正原則對檔案服務(wù)機構(gòu)進行客觀、公正的審核與評價，建立誠信檔案，促進檔案服務(wù)市場健康發(fā)展。二、審核主體與職責(zé)（一）審核主體本公司/組織設(shè)立專門的檔案服務(wù)機構(gòu)審核小組，負責(zé)對檔案服務(wù)機構(gòu)進行審核工作。審核小組由檔案管理部門負責(zé)人、技術(shù)專家、法律合規(guī)人員等組成。（二）職責(zé)分工1.檔案管理部門負責(zé)人統(tǒng)籌審核工作安排，協(xié)調(diào)各成員之間的工作。對審核結(jié)果進行最終審定，簽署審核意見。2.技術(shù)專家負責(zé)對檔案服務(wù)機構(gòu)的技術(shù)能力、設(shè)備設(shè)施等進行審核。評估檔案整理、數(shù)字化加工等技術(shù)方案的合理性和可行性。3.法律合規(guī)人員審查檔案服務(wù)機構(gòu)的資質(zhì)、經(jīng)營范圍等是否符合法律法規(guī)要求。對服務(wù)合同等法律文件進行審核，確保合法合規(guī)。三、審核內(nèi)容（一）資質(zhì)與信譽1.營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等相關(guān)證照是否齊全且在有效期內(nèi)。2.有無違法違規(guī)經(jīng)營記錄，是否受到相關(guān)部門處罰。3.行業(yè)信譽評價，包括客戶評價、同行口碑等。（二）人員與培訓(xùn)1.檔案服務(wù)人員數(shù)量是否滿足業(yè)務(wù)需求，人員配備是否合理。2.服務(wù)人員是否具備檔案管理相關(guān)專業(yè)知識和技能，是否經(jīng)過必要的培訓(xùn)。3.人員管理制度是否健全，包括人員招聘、考核、離職交接等。（三）場地與設(shè)施1.檔案服務(wù)場所是否安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲等條件。2.檔案整理、數(shù)字化加工等設(shè)備是否齊全、完好，是否符合技術(shù)標準。3.存儲檔案的庫房是否符合檔案保管要求，有無必要的監(jiān)控、防盜等設(shè)施。（四）管理制度與流程1.檔案整理、數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)流程是否清晰、規(guī)范，是否符合行業(yè)標準。2.質(zhì)量控制制度是否完善，有無質(zhì)量檢驗、抽檢等環(huán)節(jié)。3.安全保密制度是否健全，包括人員保密管理、信息安全防護等措施。4.檔案交接制度是否明確，檔案出入庫手續(xù)是否完備。（五）服務(wù)能力與業(yè)績1.過往承接類似檔案服務(wù)項目的經(jīng)驗和業(yè)績，包括項目規(guī)模、完成質(zhì)量等。2.對本公司/組織檔案服務(wù)需求的理解和應(yīng)對能力，能否制定合理的服務(wù)方案。四、審核流程（一）申請與受理1.檔案服務(wù)機構(gòu)向本公司/組織提交書面申請，內(nèi)容包括機構(gòu)基本情況、服務(wù)范圍、服務(wù)方案等。2.本公司/組織檔案管理部門對申請材料進行初審，符合要求的予以受理，并發(fā)放審核通知書；不符合要求的，通知申請機構(gòu)補充或修改材料。（二）審核實施1.審核小組根據(jù)審核內(nèi)容，制定詳細的審核計劃，明確審核人員分工和時間安排。2.審核人員通過文件審查、實地考察、人員訪談等方式，對檔案服務(wù)機構(gòu)進行全面審核。3.審核過程中，審核人員應(yīng)詳細記錄審核情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與檔案服務(wù)機構(gòu)溝通核實，并要求其限期整改。（三）審核報告與評價1.審核結(jié)束后，審核人員撰寫審核報告，內(nèi)容包括審核基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題、整改建議等。2.審核小組根據(jù)審核報告，對檔案服務(wù)機構(gòu)進行綜合評價，評價結(jié)果分為優(yōu)秀、合格、不合格三個等級。優(yōu)秀：各項審核指標均符合要求，且在某些方面表現(xiàn)突出。合格：基本符合審核標準，但存在一些minor問題，需在規(guī)定時間內(nèi)整改。不合格：存在嚴重不符合審核標準的問題，不能滿足本公司/組織檔案服務(wù)需求。（四）結(jié)果公示與告知1.審核結(jié)果在本公司/組織內(nèi)部進行公示，公示期為[X]個工作日。公示期間，如有異議，相關(guān)部門或人員可向?qū)徍诵〗M提出申訴。2.審核小組對申訴進行調(diào)查核實，如申訴成立，對審核結(jié)果進行調(diào)整；如申訴不成立，維持原審核結(jié)果。3.公示期滿后，將審核結(jié)果以書面形式告知檔案服務(wù)機構(gòu)。（五）整改與復(fù)查1.對于審核結(jié)果為合格但存在問題的檔案服務(wù)機構(gòu)，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成整改，并提交整改報告。2.審核小組對整改情況進行復(fù)查，復(fù)查合格的，確認其審核結(jié)果；復(fù)查仍不合格的，取消其服務(wù)資格。3.對于審核結(jié)果為不合格的檔案服務(wù)機構(gòu)，立即取消其服務(wù)資格，并禁止其在一定期限內(nèi)參與本公司/組織檔案服務(wù)項目投標。五、服務(wù)合同管理（一）合同簽訂1.與審核合格的檔案服務(wù)機構(gòu)簽訂服務(wù)合同，合同應(yīng)明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)質(zhì)量標準、費用支付方式、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等條款。2.合同簽訂前，法律合規(guī)人員對合同文本進行審核，確保合同合法合規(guī)。（二）合同履行監(jiān)督1.檔案管理部門負責(zé)對服務(wù)合同履行情況進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對檔案服務(wù)機構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量、進度等進行檢查。2.如發(fā)現(xiàn)檔案服務(wù)機構(gòu)未按照合同約定履行義務(wù)，應(yīng)及時發(fā)出書面通知，要求其限期整改；情節(jié)嚴重的，追究其違約責(zé)任。（三）合同變更與終止1.在合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面補充協(xié)議。2.如因不可抗力或其他原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行，雙方應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)規(guī)定辦理合同終止手續(xù)。六、檔案安全管理（一）安全責(zé)任1.檔案服務(wù)機構(gòu)應(yīng)對其提供的檔案服務(wù)活動中的檔案安全負責(zé)，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任。2.本公司/組織與檔案服務(wù)機構(gòu)在合同中應(yīng)明確檔案安全責(zé)任，如因檔案服務(wù)機構(gòu)原因?qū)е聶n案安全事故，應(yīng)承擔相應(yīng)法律責(zé)任。（二）安全措施1.檔案服務(wù)機構(gòu)應(yīng)采取必要的安全防護措施，如防火、防潮、防蟲、防盜、防泄密等，確保檔案實體和信息安全。2.對檔案整理、數(shù)字化加工等場所應(yīng)進行安全管理，限制無關(guān)人員進入，對設(shè)備設(shè)施定期進行維護檢查。3.加強對服務(wù)人員的安全保密教育，簽訂保密協(xié)議，防止人員違規(guī)操作導(dǎo)致檔案安全問題。（三）應(yīng)急處置1.檔案服務(wù)機構(gòu)應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對檔案安全突發(fā)事件的能力。3.發(fā)生檔案安全事故時，檔案服務(wù)機構(gòu)應(yīng)立即采取措施進行處置，并及時向本公司/組織報告。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本公司/組織內(nèi)部建立健全檔案服務(wù)機構(gòu)監(jiān)督機制，定期對檔案服務(wù)機構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量、安全管理等情況進行檢查。2.鼓勵員工對檔案服務(wù)機構(gòu)的違規(guī)行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）外部監(jiān)督1.積極配合檔案行政管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，