PAGE檔案托管業(yè)務管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司檔案托管業(yè)務管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，維護客戶合法權益，依據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司開展的各類檔案托管業(yè)務，包括但不限于企業(yè)檔案、個人檔案、機關事業(yè)單位檔案等的托管服務。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案托管業(yè)務。2.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.保密性原則：對托管檔案涉及的機密信息予以嚴格保密，不得擅自披露。4.規(guī)范性原則：建立健全檔案托管業(yè)務流程和操作規(guī)范，確保各項工作有序進行。5.服務性原則：以客戶需求為導向，提供優(yōu)質、高效、專業(yè)的檔案托管服務。二、檔案托管業(yè)務流程（一）業(yè)務受理1.客戶提出檔案托管申請，填寫申請表，提交相關材料，如檔案清單、身份證明等。2.業(yè)務部門對客戶申請進行初步審核，核實材料的真實性和完整性。3.對于符合受理條件的申請，業(yè)務部門與客戶簽訂檔案托管服務合同，明確雙方權利義務。（二）檔案接收1.按照合同約定的時間和方式，接收客戶交付的檔案。2.對接收的檔案進行清點、核對，檢查檔案的數(shù)量、質量、完整性等情況。3.填寫檔案接收登記表，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、來源、接收時間等信息。（三）檔案整理1.根據(jù)檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理。2.對檔案進行編號、編目，編制檔案目錄清單。3.對破損、褪色等有問題的檔案進行修復、裱糊等處理。（四）檔案存儲1.根據(jù)檔案的性質和保管要求，選擇合適的存儲場所和設備。2.對存儲場所進行定期檢查和維護，確保環(huán)境安全、整潔、通風良好。3.采用科學的檔案存儲方式，如上架、裝盒、裝柜等，便于查找和管理。（五）檔案利用1.建立檔案利用制度，明確利用范圍、利用方式、利用手續(xù)等。2.客戶如需查閱、借閱檔案，應提前提交申請，經審核批準后，按照規(guī)定的程序和要求進行操作。3.對檔案利用情況進行登記，記錄利用時間、利用人、利用內容等信息。（六）檔案歸還1.檔案利用完畢后，客戶應及時歸還檔案。2.業(yè)務部門對歸還的檔案進行核對、檢查，確保檔案完整無損。3.在檔案歸還登記表上注明歸還時間、歸還情況等信息。（七）檔案銷毀1.對于已到保管期限或失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。2.制定檔案銷毀計劃，明確銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間等。3.銷毀檔案時，應進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀徹底，并填寫檔案銷毀登記表。三、檔案安全管理（一）實體安全1.強化檔案存儲場所的安全防范措施，安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備。2.定期對檔案存儲場所進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.嚴格限制無關人員進入檔案存儲區(qū)域，確需進入的，應履行審批登記手續(xù)。（二）信息安全1.建立檔案信息安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全管理。2.采取數(shù)據(jù)備份、加密等技術手段，保障檔案信息的安全存儲和傳輸。3.對涉及檔案信息管理的人員進行安全培訓，提高安全意識和操作技能。4.加強對檔案信息訪問的權限控制，防止信息泄露。四、檔案保密管理（一）保密制度1.制定檔案保密制度，明確保密責任和保密措施。2.對涉及機密的檔案進行標識和管理，嚴格限制知悉范圍。（二）人員管理1.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確保密義務和違約責任。2.加強對檔案管理人員的保密教育和培訓，提高保密意識。（三）監(jiān)督檢查1.定期對檔案保密工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.對違反保密制度的行為，依法依規(guī)進行處理。五、檔案管理人員職責（一）檔案管理人員基本要求1.具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程。2.具有良好的職業(yè)道德和責任心，保守檔案機密。3.身體健康，能夠勝任檔案管理工作。（二）崗位職責1.業(yè)務受理崗：負責接待客戶，受理檔案托管申請，審核申請材料，簽訂服務合同。2.檔案接收崗：按照規(guī)定接收客戶交付的檔案，進行清點、核對和登記。3.檔案整理崗：對接收的檔案進行分類整理、編號編目、修復裱糊等工作。4.檔案存儲崗：負責檔案的存儲管理，維護存儲場所的環(huán)境和設備。5.檔案利用崗：辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，登記利用情況。6.檔案歸還崗：核對歸還的檔案，辦理歸還手續(xù)。7.檔案銷毀崗：負責檔案銷毀計劃的制定和實施，監(jiān)督銷毀過程。（三）考核與培訓1.建立檔案管理人員考核制度，定期對其工作業(yè)績、業(yè)務能力、職業(yè)道德等進行考核。2.制定檔案管理人員培訓計劃，定期組織業(yè)務培訓和學習交流，提高業(yè)務水平和綜合素質。六、檔案信息化管理（一）信息化建設規(guī)劃1.制定檔案信息化建設規(guī)劃，明確建設目標、任務和步驟。2.加大對檔案信息化建設的投入，配備必要的硬件設備和軟件系統(tǒng)。（二）檔案信息系統(tǒng)管理1.建立檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、在線查詢、借閱審批等功能。2.加強對檔案信息系統(tǒng)的維護和管理，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。3.定期對檔案信息進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子檔案管理1.規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)的管理。2.確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性，符合電子檔案管理相關標準。七、檔案質量控制（一）質量標準1.制定檔案托管業(yè)務質量標準，明確檔案整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)的質量要求。2.檔案應分類準確、編號規(guī)范、編目清晰、裝訂整齊、存儲安全。（二）質量檢查1.建立檔案質量檢查制度，定期對檔案管理工作進行質量檢查。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，確保檔案質量符合標準要求。（三）質量考核1.將檔案質量納入檔案管理人員的績效考核內容。2.對檔案質量不達標的，按照考核制度進行相應的處罰。八、客戶服務管理（一）服務承諾1.向客戶提供優(yōu)質、高效、專業(yè)的檔案托管服務承諾。2.明確服務內容、服務標準、服務期限等。（二）服務溝通1.建立與客戶的溝通機制，及時了解客戶需求和意見。2.定期回訪客戶，反饋檔案管理情況，提高客戶滿意度。（三）投訴處理1.設立客戶投訴渠道，及時受理客戶投訴。2.對客戶投訴進行調查處理，在規(guī)定時間內給予客戶答復。九、監(jiān)督與檢查制度（一）內部監(jiān)督1.成立內部監(jiān)督小組，定期對檔案托管業(yè)務進行監(jiān)督檢查。2.檢查檔案管理工作是否符合制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）外部監(jiān)督1.接受檔案