PAGE單位扶貧檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位扶貧檔案管理，確保扶貧工作資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，有效服務(wù)于扶貧工作決策、考核評估及后續(xù)跟蹤問效，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位參與扶貧工作過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于扶貧項(xiàng)目申報(bào)、實(shí)施、驗(yàn)收，貧困對象識別、幫扶、退出等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的相關(guān)材料。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映扶貧工作實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。2.完整性原則：涵蓋扶貧工作全過程的各類文件、資料應(yīng)全面收集、整理，確保無遺漏。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號、裝訂等應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范，便于查閱和管理。4.保密性原則：涉及貧困對象個人隱私等敏感信息的檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善單位扶貧檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各扶貧工作小組及相關(guān)部門做好檔案資料的收集、整理、歸檔工作。3.集中保管單位扶貧檔案，建立檔案目錄索引，方便查詢利用。4.定期對扶貧檔案進(jìn)行檢查、清理和鑒定，確保檔案質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)扶貧檔案數(shù)字化管理。（二）扶貧工作小組職責(zé)1.按照檔案管理要求，負(fù)責(zé)本小組扶貧工作中各類文件、資料的及時收集、初步整理，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和及時性。3.在檔案管理部門指導(dǎo)下，做好本小組檔案的分類、編號等基礎(chǔ)工作。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)提供扶貧資金使用相關(guān)的財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表等資料，并配合檔案管理部門做好財(cái)務(wù)檔案的整理歸檔。2.項(xiàng)目實(shí)施部門負(fù)責(zé)提供扶貧項(xiàng)目申報(bào)、實(shí)施、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的各類文件、合同、驗(yàn)收報(bào)告等資料，確保項(xiàng)目檔案的規(guī)范管理。3.其他涉及扶貧工作的部門按照各自職責(zé)，做好相關(guān)檔案資料的收集、整理和移交工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.貧困對象基礎(chǔ)信息檔案，包括貧困戶申請書、家庭情況調(diào)查表、身份證及戶口本復(fù)印件、致貧原因分析等。2.扶貧項(xiàng)目檔案，涵蓋項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施方案、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目合同、工程進(jìn)度記錄、資金撥付憑證、驗(yàn)收報(bào)告等。3.幫扶工作檔案，如幫扶計(jì)劃、幫扶責(zé)任人工作記錄、幫扶成效證明等。4.貧困對象動態(tài)管理檔案，包括貧困對象識別、審核、公示、退出等環(huán)節(jié)的相關(guān)材料。5.扶貧工作會議記錄、培訓(xùn)資料、調(diào)研考察報(bào)告等其他與扶貧工作相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各扶貧工作小組及相關(guān)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)原件齊全，如無法提供原件，需提供經(jīng)相關(guān)部門蓋章確認(rèn)的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.對收集到的檔案資料進(jìn)行初步審核，確保資料真實(shí)、有效、完整，不符合要求的及時補(bǔ)充完善。（三）整理方法1.分類：按照扶貧工作環(huán)節(jié)和檔案內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為貧困對象檔案、扶貧項(xiàng)目檔案、幫扶工作檔案、動態(tài)管理檔案、綜合管理檔案等類別。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序號等信息，便于管理和查詢。例如，貧困對象檔案編號格式為：PG[年份][順序號]，其中PG代表貧困對象檔案。3.裝訂：對紙張較多的檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂厚度不宜過厚。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并與檔案一同存放。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各扶貧工作小組及相關(guān)部門在檔案資料整理完成后，填寫檔案移交清單，將檔案資料移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后辦理簽收手續(xù)，并按照檔案分類編號規(guī)則進(jìn)行重新整理、上架歸檔。（二）保管期限1.永久保管：涉及扶貧工作重大決策、重要項(xiàng)目成果、貧困對象基本信息及長期跟蹤記錄等具有重要?dú)v史價值和憑證作用的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他扶貧檔案根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要，確定保管期限為[X]年或[X]年。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，按照規(guī)定程序予以銷毀。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，并配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，標(biāo)識清晰，便于查找。同時，建立電子檔案目錄索引，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)聯(lián)管理，提高檔案查詢利用效率。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在專人陪同下進(jìn)行。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.單位內(nèi)部人員因工作需要查閱扶貧檔案的，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及扶貧工作的上級主管部門、審計(jì)部門等外部單位查閱檔案的，應(yīng)出具正式查閱函，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.因特殊原因需要復(fù)印或借閱檔案的，應(yīng)按照上述審批程序辦理相關(guān)手續(xù)，并注明復(fù)印或借閱的范圍、份數(shù)和期限。（二）查閱登記檔案管理部門應(yīng)對查閱檔案的人員、時間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)登記，查閱登記表應(yīng)妥善保存，以備查詢。（三）利用限制1.查閱檔案時應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或撕毀。如需復(fù)印，應(yīng)使用檔案管理部門指定的設(shè)備，并確保復(fù)印件清晰、完整。2.借閱的檔案應(yīng)按時歸還，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.扶貧檔案中涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私信息的，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自對外提供或公開。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存意義。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否涉及未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)、法律糾紛等問題，如有此類情況，應(yīng)待相關(guān)問題處理完畢后再行鑒定。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)單位扶貧檔案的數(shù)字化管理，建立涵蓋檔案目錄索引、全文數(shù)據(jù)及相關(guān)metadata信息的扶貧檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理效率和利用水平。（二）數(shù)字化流程1.掃描錄入：對紙質(zhì)扶貧檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應(yīng)按照檔案分類編號規(guī)則進(jìn)行命名，并錄入檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)據(jù)掛接：將電子文件與對應(yīng)的檔案目錄索引進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案目錄與全文數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)查詢。3.數(shù)據(jù)存儲：建立安全可靠的檔案數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)，定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描設(shè)備、存儲設(shè)備及檔案管理軟件，確保信息化管理工作的順利開展。2.加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作水平和數(shù)據(jù)安全意識。3.建立健全檔案信息化管理