PAGE提取檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得虛假、偽造。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案不被泄露、篡改或損壞。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率，為公司的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全公司檔案管理體系，完善檔案管理設(shè)施，確保檔案的安全保管。4.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計和分析。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對查閱、借閱情況進(jìn)行登記。6.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案整理后移交綜合管理部門。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，在工作中需要查閱、借閱檔案時，按照規(guī)定辦理手續(xù)。4.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司經(jīng)營管理活動中形成的文件，包括年度計劃、總結(jié)報告；各類合同、協(xié)議；財務(wù)報表、審計報告；市場調(diào)研資料、營銷方案等。3.公司人事管理方面的文件，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲等資料；員工檔案、勞動合同等。4.公司行政管理方面的文件，如辦公會議紀(jì)要、工作請示與批復(fù)、規(guī)章制度、通知通報等。5.公司技術(shù)研發(fā)方面的文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)報告、可行性研究報告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)成果等。6.公司生產(chǎn)運(yùn)營方面的文件，如生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量控制文件、設(shè)備維護(hù)記錄等。7.公司對外交往活動中形成的文件，如往來信函、合作協(xié)議、接待記錄等。8.其他與公司有關(guān)的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門工作中形成的各類文件，確保檔案的完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對于重要文件、資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類、技術(shù)管理類等類別。每個類別下可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)分二級類目。2.編號為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用“年份+類別代碼+流水號”的方式進(jìn)行編號。例如，2023年行政管理類的第10份文件編號為：2023XZGL010。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者（形成部門或個人）等內(nèi)容。通過編目，使檔案的內(nèi)容和形式特征得到系統(tǒng)反映，便于查閱和檢索。4.裝訂對紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容完整的檔案進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件，便于翻閱。對于紙張規(guī)格不一致或破損嚴(yán)重的文件，應(yīng)進(jìn)行裱糊或修復(fù)后再裝訂。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。如公司章程、公司發(fā)展規(guī)劃、重要會議紀(jì)要、重大合同協(xié)議、年度財務(wù)決算報表、公司產(chǎn)權(quán)證書等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案，主要是反映公司一般工作活動，在一定時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的數(shù)據(jù)、資料等。如一般性的業(yè)務(wù)合同、年度工作總結(jié)、季度財務(wù)報表等。保管期限為10年的檔案，主要是在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的文件材料。如一般性的會議記錄、一般性的工作通知等。（二）保管要求1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.對不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查找。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施。5.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀。（二）鑒定內(nèi)容1.根據(jù)檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、形式等因素，對檔案的價值進(jìn)行評估。判斷檔案是否反映公司主要職能活動，是否具有歷史查考價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和憑證價值等。2.審查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對于不完整、不準(zhǔn)確或已失去保存意義的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。3.結(jié)合公司的發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際工作需要，考慮檔案的利用頻率和未來利用可能性，確定檔案的保管期限和存毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀審批表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等內(nèi)容，銷毀清冊應(yīng)長期保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)《檔案查閱申請表》，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上進(jìn)行登記，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案應(yīng)在綜合管理部門指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，借閱人員到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)《檔案借閱申請表》，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在檔案借閱登記簿上進(jìn)行登記，記錄借閱人員姓名、部門、借閱時間、借閱內(nèi)容、預(yù)計歸還時間等信息。3.借閱檔案一般不得超過規(guī)定的期限，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案。4.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）特殊情況查閱與借閱1.外單位人員因工作需要查閱或借閱公司檔案，應(yīng)提前與公司綜合管理部門聯(lián)系，說明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等情況，并提交單位介紹信。2.外單位人員查閱或借閱公司檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱過程中，必須有公司人員陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要檔案，原則上不得對外提供查閱或借閱。如因特殊情況確需提供的，應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度,對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況定期編制，做到內(nèi)容準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整，并按時報送公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門。3.檔案統(tǒng)計工作應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理，利用檔案管理軟件對檔案信息進(jìn)行實(shí)時統(tǒng)計和分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定，定期將本部門形成的檔案整理后移交綜合管理部門。移交時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，并雙方簽字確認(rèn)。2.綜合管理部門在接收各部門移交的檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對《檔案移交清單》內(nèi)容，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時通知