PAGE檔案人員管理責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，明確檔案人員的職責(zé)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體檔案人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開(kāi)展檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。3.完整準(zhǔn)確原則：保證檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確，如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。二、檔案人員職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集公司各部門形成的各類檔案資料，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙等。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.檔案保管與維護(hù)妥善保管公司檔案，建立檔案庫(kù)房管理制度，保證檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、變質(zhì)等問(wèn)題，確保檔案的完整性。采用先進(jìn)的檔案保管技術(shù)和設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，保障檔案的安全。3.檔案借閱與利用建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格審查借閱手續(xù)，確保借閱檔案的人員符合規(guī)定條件，并明確借閱期限和歸還要求。根據(jù)工作需要，及時(shí)為公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好借閱記錄和跟蹤管理。對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍，防止泄密事件發(fā)生。4.檔案信息化管理負(fù)責(zé)公司檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。定期更新檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，提高檔案管理工作效率。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。對(duì)檔案利用情況進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，提出改進(jìn)措施和建議。（二）部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理要求，定期將本部門整理好的檔案移交公司檔案管理人員，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的檔案信息支持。4.配合檔案管理人員開(kāi)展檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)和宣傳工作，提高本部門員工的檔案意識(shí)。三、檔案管理流程（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地形成。2.檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：公司各類文件，如紅頭文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。合同協(xié)議，包括采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同等。財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、考核等相關(guān)資料。工程檔案，如項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。其他具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)和資料。3.檔案收集人員應(yīng)及時(shí)將收集到的檔案資料移交本部門兼職檔案員進(jìn)行初步整理。（二）檔案整理1.部門兼職檔案員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)本部門移交的檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.檔案分類應(yīng)遵循科學(xué)合理、便于管理和利用的原則，一般可分為文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等大類，每個(gè)大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分小類。3.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和查找。編號(hào)方法可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。4.編目工作包括編制檔案目錄、卷內(nèi)目錄等，詳細(xì)記錄檔案的題名、日期、編號(hào)、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱。（三）檔案移交1.各部門兼職檔案員在完成檔案整理工作后，應(yīng)定期將整理好的檔案移交公司檔案管理人員。2.移交時(shí)，雙方應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單（一式兩份），詳細(xì)記錄移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并簽字確認(rèn)。3.公司檔案管理人員應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。（四）檔案保管1.公司檔案管理人員將接收的檔案按照分類和編號(hào)順序，存放在專門的檔案庫(kù)房中。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、變質(zhì)等情況應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（五）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，發(fā)放檔案借閱證，并在檔案借閱登記薄上記錄借閱信息。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（六）檔案利用1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)公司工作需要，積極主動(dòng)地提供檔案利用服務(wù)，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展、項(xiàng)目申報(bào)等提供支持。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍，確保檔案信息安全。3.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，總結(jié)檔案利用工作中的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，不斷提高檔案利用效率和質(zhì)量。四、檔案保密管理（一）保密制度1.公司檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度，保守公司檔案秘密。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等。3.檔案管理人員不得擅自將公司檔案帶出公司或泄露給無(wú)關(guān)人員，嚴(yán)禁在私人通信、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等場(chǎng)合談?wù)摴緳n案機(jī)密信息。（二）保密教育與培訓(xùn)1.公司定期組織檔案人員參加保密教育與培訓(xùn)，提高檔案人員的保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.保密教育與培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家保密法律法規(guī)、公司保密制度、檔案保密工作規(guī)范等。3.通過(guò)案例分析、模擬演練等方式，增強(qiáng)檔案人員對(duì)保密工作重要性的認(rèn)識(shí)，掌握保密工作的基本技能和方法。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司建立保密監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。2.對(duì)違反保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。3.鼓勵(lì)員工對(duì)違反檔案保密制度的行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。五、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享。2.通過(guò)信息化手段，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本。3.確保檔案信息的安全可靠，為公司決策和業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力的信息支持。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理：實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入、編輯、審核、存儲(chǔ)等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、編號(hào)等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理：在線辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱信息，跟蹤借閱期限，提醒歸還檔案。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作相應(yīng)的檔案信息。5.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表供管理人員參考決策。6.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全，在出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）信息化系統(tǒng)維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問(wèn)題。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，以適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理工作的需要。3.加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)安全的防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否具有保存價(jià)值。（二）鑒定組織與程序1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理人員、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。2.檔案鑒定工作小組定期對(duì)公司檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件地審查檔案的保存價(jià)值。3.鑒定過(guò)程中，應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的鑒定情況，包括檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、鑒定意見(jiàn)等。4.對(duì)于確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（三）銷毀程序1.檔案銷毀前，應(yīng)再次核對(duì)檔案清單，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性。2.采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，將銷毀記錄歸檔保存，以備查考。七、檔案工作考核與獎(jiǎng)懲（一）考核內(nèi)容1.檔案人員的工作業(yè)績(jī)，包括檔案收集、整理、保管、利用等工作的完成情況。2.檔案管理工作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，如檔案分類、編號(hào)、編目等是否符合標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案安全保密工作的落實(shí)情況，有無(wú)發(fā)生檔案泄密事件。4.檔案信息化管理工作的進(jìn)展和成效，如信息化系統(tǒng)的應(yīng)用水平、數(shù)據(jù)質(zhì)量等。（二）考核方式1.檔案工作考核采取定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式。2.定期考核每年進(jìn)行一次，由公司檔案管理部門制定考核方案，組織實(shí)施考核工作。3.不定期抽查根據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行，重點(diǎn)檢查檔案管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)和突出問(wèn)題。