PAGE工程項目檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強工程項目檔案的管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案借閱行為，充分發(fā)揮檔案在工程項目建設(shè)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有與工程項目相關(guān)的部門及人員在工程項目建設(shè)過程中對檔案的借閱。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.確保檔案的安全與完整，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案利用效率，滿足工程項目建設(shè)中對檔案信息的合理需求。二、檔案借閱范圍（一）工程前期文件包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。（二）工程設(shè)計文件初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更文件等。（三）工程施工文件施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。（四）工程監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。（五）工程竣工驗收文件竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。（六）其他與工程項目相關(guān)的文件如工程合同、協(xié)議、會議紀(jì)要、來往函件等。三、借閱申請與審批（一）借閱申請1.借閱人需填寫《工程項目檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。2.對于涉及多個項目或復(fù)雜事項的檔案借閱，應(yīng)分別填寫申請表。（二）審批流程1.借閱人所在部門負(fù)責(zé)人對借閱申請進行初審，審核借閱目的的合理性、借閱時間的合理性等，簽署意見后提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對借閱申請進行復(fù)審，重點審查檔案的保密性、安全性等方面，確認(rèn)無誤后簽署審批意見。3.對于重要檔案或涉及敏感信息的檔案借閱，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審批時間一般情況下，審批應(yīng)在收到借閱申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成。如遇特殊情況，需及時與借閱人溝通說明原因。四、借閱期限（一）短期借閱一般不超過[X]個工作日，適用于一般性查閱、參考等需求。（二）中期借閱不超過[X]個自然月，適用于對檔案進行一定時間的研究、分析等工作。（三）長期借閱需經(jīng)特別審批，最長不超過[X]個自然年，適用于涉及重大項目決策、長期跟蹤研究等情況。（四）特殊情況如因工程項目建設(shè)的緊急需要，經(jīng)檔案管理部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，可適當(dāng)延長借閱期限，但應(yīng)在延長到期前及時歸還。五、借閱方式（一）現(xiàn)場借閱借閱人可到檔案管理部門指定的場所進行現(xiàn)場查閱、復(fù)印、摘錄等操作。檔案管理部門應(yīng)安排專人協(xié)助，確保借閱過程規(guī)范有序。（二）電子借閱對于已數(shù)字化的工程項目檔案，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，借閱人可通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)獲取電子檔案進行查閱。電子檔案的使用應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的電子文件管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、更改等。六、借閱要求（一）借閱人責(zé)任1.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、撕毀、抽取、撤換檔案內(nèi)容。2.嚴(yán)格遵守檔案的保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。對于涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。3.按照規(guī)定的借閱期限及時歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（二）檔案管理部門責(zé)任1.提供必要的借閱條件，如適宜的查閱場所、設(shè)備等。2.對借閱檔案進行登記，詳細(xì)記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。3.在借閱期限屆滿前提醒借閱人歸還檔案，對逾期未還的情況進行跟蹤催還。（三）保密要求1.借閱人在借閱檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的保密制度，對檔案中涉及的機密信息予以保密。2.檔案管理部門應(yīng)對檔案的保密情況進行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)泄密情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、歸還與驗收（一）歸還借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前，將所借閱的檔案完整無損地歸還至檔案管理部門。歸還時，檔案管理部門應(yīng)進行核對，確認(rèn)檔案數(shù)量、內(nèi)容等與借閱時一致。（二）驗收1.檔案管理部門對歸還的檔案進行驗收，檢查檔案是否有損壞、丟失、涂改等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時與借閱人溝通，查明原因并要求借閱人采取補救措施。3.驗收合格后，檔案管理部門在借閱申請表上注明歸還情況，并將檔案歸位妥善保管。八、違規(guī)處理（一）對借閱人的違規(guī)處理1.若借閱人違反本制度規(guī)定，如擅自轉(zhuǎn)借檔案、泄露檔案機密、逾期未還等，檔案管理部門應(yīng)及時發(fā)出書面通知，責(zé)令其限期整改。2.情節(jié)較輕的，給予警告處分；情節(jié)嚴(yán)重的，視情況給予罰款處理，罰款金額為[X]元至[X]元不等，并在公司/組織內(nèi)部進行通報批評。3.若因借閱人的違規(guī)行為導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄密等重大損失，將依法追究其法律責(zé)任。（二）對檔案管理部門相關(guān)人員的違規(guī)處理1.檔案管理部門工作人員如違反本制度規(guī)定，如未按規(guī)定進行檔案登記、未履行保密職責(zé)等，由其所在部門進行批評教育，并責(zé)令改正。2.情節(jié)嚴(yán)重的，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如警告、記過、降職等，并取消當(dāng)年評優(yōu)評先資格。3.因檔案管理部門工作人員的違規(guī)行為導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)重大失誤的，將追究部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員的管理責(zé)任。九、附則（一）解釋權(quán)