PAGE吉林人事檔案系統(tǒng)制度一、總則（一）目的為了加強吉林人事檔案系統(tǒng)的規(guī)范化管理，確保人事檔案的真實、完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于吉林地區(qū)各級各類機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等組織（以下統(tǒng)稱“單位”）及其所屬員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案應如實反映員工的個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：人事檔案應涵蓋員工從參加工作至退休或離職期間形成的各類材料，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對人事檔案內(nèi)容予以保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范對人事檔案進行整理、分類、編號、裝訂等操作，確保檔案管理工作的標準化和規(guī)范化。二、檔案管理職責（一）組織職責1.各單位應成立專門的人事檔案管理工作領(lǐng)導小組，負責領(lǐng)導和監(jiān)督本單位的人事檔案管理工作。2.領(lǐng)導小組應由單位主要領(lǐng)導擔任組長，分管領(lǐng)導擔任副組長，組織人事部門、紀檢監(jiān)察部門、檔案管理部門等相關(guān)人員為成員。（二）部門職責1.組織人事部門負責人事檔案的收集、整理、審核、歸檔等日常管理工作。按照規(guī)定辦理人事檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)。定期對人事檔案進行清查核對，確保檔案信息的準確無誤。根據(jù)工作需要，提出人事檔案信息化建設的需求和建議。2.檔案管理部門負責提供人事檔案存放場所和設施設備，確保檔案的安全保管。按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對人事檔案進行分類、編號、裝訂、上架等操作。建立健全人事檔案管理制度，加強對檔案管理人員的培訓和考核。協(xié)助組織人事部門做好人事檔案的信息化建設工作，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和安全管理。3.紀檢監(jiān)察部門對人事檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，嚴肅查處檔案管理中的違規(guī)違紀行為。受理有關(guān)人事檔案的舉報和投訴，對反映的問題進行調(diào)查核實，并及時反饋處理結(jié)果。三、檔案內(nèi)容與分類（一）檔案內(nèi)容人事檔案主要包括以下十大類材料：1.履歷材料：個人經(jīng)歷、學歷學位、培訓經(jīng)歷等相關(guān)材料。2.自傳材料：個人撰寫的自傳及相關(guān)材料。3.鑒定、考核、考察材料：年度考核、任職考核、工作鑒定等材料。4.學歷學位、培訓和專業(yè)技術(shù)職務（職稱）材料：學歷學位證書、培訓結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務任職資格證書等材料。5.政審材料：政治歷史審查、入黨入團審查等相關(guān)材料。6.黨團材料：入黨志愿書、入黨申請書、團組織關(guān)系材料等。7.獎勵材料：各級各類獎勵表彰的決定、證書等材料。8.處分材料：黨紀政紀處分決定、解除處分證明等材料。9.工資、任免、出國（境）等材料：工資變動審批表、職務任免文件、出國（境）審批材料等。10.其他可供組織參考的材料：體檢表、殘疾證明、重要會議記錄等材料。（二）檔案分類人事檔案按照上述十大類材料進行分類，每類材料再根據(jù)形成時間、內(nèi)容等進行細分，建立清晰的檔案分類體系。例如，履歷材料可按照時間順序分為參加工作前、參加工作后等不同階段的材料；學歷學位材料可按照學歷層次、獲得時間等進行分類。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各單位應明確檔案收集的責任部門和責任人，定期收集員工的各類人事檔案材料。2.組織人事部門應及時通知員工提交新形成并應歸檔的材料，如學歷學位證書、培訓結(jié)業(yè)證書、考核鑒定材料、獎勵處分材料等。3.對于員工調(diào)動、離職等情況，原單位應在規(guī)定時間內(nèi)將其人事檔案材料整理齊全，移交至新單位或檔案管理機構(gòu)。（二）檔案整理1.檔案管理人員應按照檔案分類標準，對收集到的檔案材料進行分類整理。2.對每份檔案材料進行審核，確保材料內(nèi)容真實、完整、規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.去除檔案材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損或褪色的材料進行修補或復制。4.按照檔案裝訂要求，將每份檔案材料依次排列，采用三孔一線的方法進行裝訂，確保整齊牢固。5.在每份檔案材料首頁右上角加蓋檔案材料章，并注明材料名稱、形成時間、份數(shù)等信息。6.為每份檔案編制唯一的檔案編號，編號應按照一定的規(guī)則進行編排，便于查詢和管理。五、檔案審核與歸檔（一）檔案審核1.組織人事部門應定期對整理好的人事檔案進行審核，重點審核檔案材料的真實性、完整性、準確性和規(guī)范性。2.審核過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案材料存在問題，應及時與相關(guān)部門或人員進行核實，并要求補充或更正材料。3.對于重要崗位人員或涉及干部選拔任用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的人事檔案，應進行嚴格的審核把關(guān)，確保檔案信息真實可靠。（二）檔案歸檔1.經(jīng)審核無誤的人事檔案，應及時歸檔至檔案管理部門。2.檔案管理人員應按照檔案編號順序，將檔案上架存放，確保檔案存放有序，便于查找和利用。3.建立檔案歸檔登記臺賬，詳細記錄檔案歸檔的時間、編號、姓名、單位等信息，以便對檔案的流向進行跟蹤管理。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.因工作需要查閱人事檔案的，必須經(jīng)本單位組織人事部門負責人批準，并填寫《人事檔案查閱申請表》。2.查閱檔案時，查閱人員應嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.涉及干部選拔任用、評先評優(yōu)、組織處理等重要事項查閱檔案的，應按照相關(guān)規(guī)定履行審批程序。（二）查閱程序1.查閱人員持《人事檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員只能在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶出指定場所。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱人事檔案的，必須經(jīng)本單位主要領(lǐng)導批準，并填寫《人事檔案借閱申請表》。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。（四）借閱程序1.借閱人員持《人事檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員對借閱申請表進行審核，無誤后將檔案交借閱人員，并填寫《人事檔案借閱登記表》。3.借閱人員在借閱期限屆滿時，應及時歸還檔案。檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工因工作調(diào)動、辭職、退休、升學等原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，應按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M行，嚴禁個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.轉(zhuǎn)出單位組織人事部門填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并密封檔案。2.在檔案封口處加蓋單位公章，并在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》上注明檔案內(nèi)容、份數(shù)、頁數(shù)等信息。3.將檔案和《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》一并交檔案管理部門，由檔案管理部門通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞至接收單位。4.接收單位檔案管理部門收到檔案后，應及時將回執(zhí)寄回轉(zhuǎn)出單位，并在《人事檔案轉(zhuǎn)遞登記簿》上進行登記。（三）特殊情況處理1.如遇檔案轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)檔案丟失、損壞等特殊情況，轉(zhuǎn)出單位和接收單位應及時查明原因，并采取相應的補救措施。2.對于因工作需要暫時無法確定接收單位的人事檔案，轉(zhuǎn)出單位應將檔案暫存于檔案管理機構(gòu)，并妥善保管。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的吉林人事檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的電子化管理和信息共享。2.通過信息化手段，提高人事檔案管理工作的效率和準確性，方便檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等操作。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應按照檔案管理系統(tǒng)的要求，及時將人事檔案中的各類信息錄入系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準確無誤。2.定期對檔案信息進行更新和維護，及時錄入新形成的檔案材料信息，刪除或修改已失效的信息。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案信息進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作系統(tǒng)。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護軟件，定期進行系統(tǒng)漏洞掃描和病毒查殺，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。3.制定數(shù)據(jù)安全應急預案，如遇系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等情況，應及時采取措施進行恢復和處理，確保檔案信息安全。九、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書。2.嚴格控制檔案查閱、借閱范圍，對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應采取特殊的保密措施。3.檔案管理場所應設置專門的保密設施，如保險柜、密碼鎖等，確保檔案存放安全。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案管理場所的安全防范，確保檔案不受火災、水災、盜竊等災害的影響。2.定期對檔案管理設施設備進行檢查和維護，確保其正常運行。3.加強對檔案管理人員的安全培訓，提高安全意識和應急處理能力。十、檔案統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.建立人事檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案數(shù)量、檔案類別、檔案形成時間、檔案查閱借閱情況等進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計員工基本信息，如年齡、性別、學歷、職稱、工作年限等，為單位人力資源管理提供數(shù)據(jù)支持。（二）分析利用1.根據(jù)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，對單位人事檔案管理情況進行分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓，發(fā)現(xiàn)存在的問題。2.通過對檔案內(nèi)容的分析，了解員工的工作表現(xiàn)、業(yè)務能力、發(fā)展趨勢等情況，為單位人才培養(yǎng)、選拔任用等工作提供參考依據(jù)。十一、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.各單位應建立健全人事檔案管理監(jiān)督機制，定期對本單位的人事檔案管理工作進行自查自糾。2.組織人事部門、檔案管理部門、紀檢監(jiān)察部門等應加強協(xié)作配合，形成監(jiān)督合力，共同做好人事檔案管理監(jiān)督工作。（二）檢查內(nèi)容1.檢查人事檔案管理制度的執(zhí)行情況，是否嚴格按照制度規(guī)定進行檔案收集、整理、審核、歸檔、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等操作。2.檢查檔案內(nèi)容的真實性、完整性、準確性和規(guī)范性，是否存在檔案材料缺失、涂改、偽造等問題。3.檢查檔案管理場所的安全保密措施是否落實到位，檔案存放是否安全有序。4.檢查檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，數(shù)據(jù)錄入是否準確及時，系統(tǒng)安全是否得到保障。（三）問題處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整