PAGE工會檔案材料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工會檔案材料管理，確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工會工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織工會及所屬各部門形成的各類檔案材料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工會檔案材料由工會指定的綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案材料應(yīng)如實(shí)反映工會工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露和損壞。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為工會工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案材料的收集與整理（一）收集范圍1.文件類：上級工會及公司/組織下發(fā)的與工會工作相關(guān)的文件、通知、通報等。2.會議類：工會會員大會、委員會會議、工作會議等各類會議的文件、記錄、紀(jì)要等。3.活動類：工會組織的各類文體活動、勞動競賽、職工培訓(xùn)等活動的方案、總結(jié)、照片、視頻等資料。4.會員管理類：會員登記表、會員證、會員會費(fèi)繳納記錄、會員獎懲情況等。5.權(quán)益維護(hù)類：職工維權(quán)案例、勞動爭議調(diào)解記錄、職工意見建議等。6.財(cái)務(wù)類：工會經(jīng)費(fèi)收支預(yù)算、決算報表，經(jīng)費(fèi)使用審批文件、憑證等。7.其他類：與工會工作相關(guān)的調(diào)研報告、經(jīng)驗(yàn)材料、榮譽(yù)證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。2.對于重要文件和資料，應(yīng)及時進(jìn)行備份，防止丟失。3.收集的檔案材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。（三）整理方法1.分類：按照檔案材料的類別和性質(zhì)，分為黨群工作類、行政管理類、勞動保護(hù)類、宣傳教育類、文化體育類、財(cái)務(wù)工作類等類別進(jìn)行分類整理。2.編號：對每一類檔案材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案材料目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，便于查閱和檢索。三、檔案材料的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案材料整理歸檔，移交工會綜合管理部門。2.對于重要緊急的檔案材料，應(yīng)及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案材料填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份留存本部門，一份交工會綜合管理部門。2.工會綜合管理部門對移交的檔案材料進(jìn)行審核，核對無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案材料歸檔后，應(yīng)按照分類編號順序上架存放。（三）保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。四、檔案材料的查閱與利用（一）查閱范圍1.工會工作人員因工作需要查閱檔案材料。2.公司/組織內(nèi)部其他部門因工作需要查閱與工會工作相關(guān)的檔案材料。3.外單位因工作需要查閱本公司/組織工會檔案材料，須經(jīng)工會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交工會綜合管理部門審核。3.工會綜合管理部門審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案材料，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱情況。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案材料，不得擅自將檔案材料帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘抄檔案材料，應(yīng)經(jīng)工會綜合管理部門同意。（三）利用管理1.鼓勵工會工作人員充分利用檔案材料，為工會工作提供參考和依據(jù)。2.對檔案材料的利用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，及時總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高檔案利用效率。五、檔案材料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：定期對檔案材料進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價值。2.全面審查原則：對檔案材料的內(nèi)容、來源、時間等進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。3.集體審議原則：成立檔案鑒定小組，對檔案材料的鑒定結(jié)果進(jìn)行集體審議。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.重要性標(biāo)準(zhǔn)：反映工會重大活動、重要決策、關(guān)鍵工作的檔案材料應(yīng)長期保存。2.時效性標(biāo)準(zhǔn)：超過一定期限且無保存價值的檔案材料可進(jìn)行銷毀。3.完整性標(biāo)準(zhǔn)：對不完整或失去保存意義的檔案材料進(jìn)行剔除。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案材料進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。2.銷毀意見經(jīng)工會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，填寫《檔案銷毀清單》，一式兩份，一份留存，一份交工會綜合管理部門。3.工會綜合管理部門安排專人負(fù)責(zé)銷毀檔案材料，并在監(jiān)銷人的監(jiān)督下進(jìn)行。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。六、檔案材料的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.工會綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。（二）移交工作1.工會因機(jī)構(gòu)變動、撤銷等原因，需要將檔案材料移交其他單位時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，應(yīng)編制《檔案移交清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量及相關(guān)信息。3.交接雙方應(yīng)在《檔案移交清冊》上簽字確認(rèn)，確保檔案移交工作的順利進(jìn)行。七、檔案管理人員職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工會檔案材料管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案材料的集中統(tǒng)一管理，包括收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理和維護(hù)，確保檔案安全。4.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。5.負(fù)責(zé)向公司/組織內(nèi)部其他部門提供檔案信息服務(wù)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案材料的具體收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案查閱、利用的登記和服務(wù)工作，為查閱人提供便利。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和