PAGE人才檔案?jìng)}庫(kù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人才檔案?jìng)}庫(kù)的管理，確保人才檔案的安全、完整和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司人才檔案?jìng)}庫(kù)的管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：人才檔案應(yīng)如實(shí)反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等信息。2.完整性原則：確保檔案材料齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)人才檔案的機(jī)密性，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理工作。二、檔案收集（一）收集范圍1.員工的個(gè)人基本信息，如身份證、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)等。2.工作經(jīng)歷證明，包括勞動(dòng)合同、離職證明、工作業(yè)績(jī)報(bào)告等。3.培訓(xùn)記錄、資格證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等。4.績(jī)效考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲記錄等。5.其他與員工工作相關(guān)的重要資料。（二）收集渠道1.員工入職時(shí)，由本人提交相關(guān)檔案材料。2.人力資源部門(mén)定期向各部門(mén)收集員工的工作業(yè)績(jī)報(bào)告、獎(jiǎng)懲記錄等。3.通過(guò)培訓(xùn)部門(mén)、資格認(rèn)證機(jī)構(gòu)等獲取員工的培訓(xùn)記錄和資格證書(shū)信息。（三）收集要求1.檔案材料應(yīng)真實(shí)、有效，復(fù)印件需加蓋原件保存單位公章。2.收集的檔案材料應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，不得積壓。三、檔案整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.個(gè)人基本信息類(lèi)：包括身份證、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)等。2.工作經(jīng)歷類(lèi)：勞動(dòng)合同、離職證明、工作業(yè)績(jī)報(bào)告等。3.培訓(xùn)記錄類(lèi)：培訓(xùn)證書(shū)、培訓(xùn)成績(jī)單等。4.資格證書(shū)類(lèi)：專(zhuān)業(yè)資格證書(shū)、職業(yè)技能證書(shū)等。5.績(jī)效考核類(lèi)：績(jī)效考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲記錄等。6.其他類(lèi)：其他與員工工作相關(guān)的重要資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.按照員工的工號(hào)為基礎(chǔ)進(jìn)行編號(hào)，確保每個(gè)員工的檔案編號(hào)唯一。2.編號(hào)格式為：工號(hào)+檔案類(lèi)別代碼，如：00101（001為工號(hào)，01為個(gè)人基本信息類(lèi)代碼）。（三）裝訂要求1.檔案材料應(yīng)按照類(lèi)別順序排列，使用A4紙張打印或復(fù)印。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的裝訂材料。四、檔案保管（一）保管環(huán)境1.人才檔案?jìng)}庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能。2.倉(cāng)庫(kù)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，按照編號(hào)順序排列。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備中，進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)。（三）檔案盤(pán)點(diǎn)1.定期對(duì)人才檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保檔案數(shù)量與登記記錄一致。2.盤(pán)點(diǎn)時(shí)應(yīng)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。五、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員可查閱員工的全部檔案信息。2.其他部門(mén)因工作需要查閱檔案時(shí)，需經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表。3.員工本人可查閱自己的檔案信息，但需提前預(yù)約。（二）查閱流程1.查閱人填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱人到檔案?jìng)}庫(kù)進(jìn)行查閱。3.查閱人不得擅自涂改、抽取、銷(xiāo)毀檔案材料，如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理人員同意。（三）查閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)記錄每次查閱的時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱記錄應(yīng)保存至少[X]年，以備查閱。六、檔案借閱（一）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱人才檔案的，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，需重新辦理審批手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱人填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，將檔案交給借閱人。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記等。（三）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。2.檔案?jìng)}庫(kù)應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.電子檔案應(yīng)設(shè)置加密權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)遵守檔案保密制度，不得擅自傳播、泄露檔案信息。2.如有違反保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。八、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.檔案已超過(guò)保管期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.檔案內(nèi)容涉及公司機(jī)密，且已不再需要的。（二）銷(xiāo)毀流程1.檔案管理人員提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門(mén)人員對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，不得隨意丟棄。4.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)