PAGE行政綜合檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政綜合檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在行政綜合管理活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司行政綜合檔案由公司檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司行政綜合管理活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整系統(tǒng)原則：檔案應(yīng)全面涵蓋行政綜合管理的各個(gè)方面，保持其系統(tǒng)性和連貫性。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定和完善公司行政綜合檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。3.集中統(tǒng)一管理公司行政綜合檔案，包括文件、資料、合同、證照等各類檔案。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。5.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。7.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門行政綜合檔案的收集、整理和初步分類工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案室。3.配合檔案室做好檔案的查閱、利用和鑒定工作。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，確保檔案的整理、編目、上架等工作符合規(guī)范要求。3.熟悉檔案內(nèi)容，能夠?yàn)椴殚喺咛峁?zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。4.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類行政文件，包括上級(jí)文件、公司發(fā)文、部門文件等。2.公司各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。3.公司各類工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。4.公司各類合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。5.公司各類證照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。6.公司各類人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等相關(guān)材料。7.公司各類財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。8.公司各類固定資產(chǎn)檔案，包括設(shè)備采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。9.公司各類業(yè)務(wù)檔案，包括市場調(diào)研報(bào)告、客戶資料、項(xiàng)目文檔等。10.其他與公司行政綜合管理相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)收集并妥善保管，防止丟失或損壞。4.檔案收集人員應(yīng)定期將收集到的檔案移交至檔案室，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成部門、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速查找檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，按照編號(hào)順序排列，便于檔案的存放和管理。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。3.保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司的實(shí)際情況進(jìn)行確定。（二）保管要求1.檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。（三）檔案的鑒定與銷毀1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案室牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，提出鑒定意見。4.對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。5.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存，以備查考。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.公司外部人員因特殊原因需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱時(shí)，檔案室應(yīng)安排專人陪同，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。3.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交檔案室。3.檔案室根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找相應(yīng)的檔案，并將檔案提供給查閱人員查閱。4.查閱人員應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案，確保檔案的完整和安全。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司的利益和形象。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，不得擅自更改、涂抹、偽造檔案內(nèi)容。3.如需將檔案用于對(duì)外宣傳、交流等活動(dòng)的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。4.檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、利用目的、利用內(nèi)容等信息。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司行政綜合檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化查詢。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用。3.加強(qiáng)檔案的安全保密管理，確保檔案信息的安全。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)。3.檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速查詢和利用。4.檔案安全管理：采取加密、備份、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)檔案管理信息