PAGE離職人員檔案保存制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司離職人員檔案的保存與管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于日后查詢、利用及滿足相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體離職人員檔案的保存管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障離職人員檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。3.分類管理原則：按照離職人員的類別、崗位、離職時(shí)間等因素進(jìn)行分類，便于檔案的整理、查詢和利用。4.長(zhǎng)期保存原則：根據(jù)檔案的重要性和價(jià)值，確定合理的保存期限，確保重要檔案長(zhǎng)期妥善保存。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.身份證復(fù)印件2.學(xué)歷證書復(fù)印件3.學(xué)位證書復(fù)印件4.入職登記表5.勞動(dòng)合同6.崗位變動(dòng)記錄（二）工作經(jīng)歷資料1.考勤記錄2.績(jī)效考核記錄3.培訓(xùn)記錄4.獎(jiǎng)懲記錄5.工作成果報(bào)告6.項(xiàng)目參與記錄（三）薪資福利相關(guān)1.工資條2.獎(jiǎng)金發(fā)放記錄3.社保繳納記錄4.公積金繳納記錄5.福利領(lǐng)取記錄（四）離職相關(guān)資料1.離職申請(qǐng)表2.離職審批表3.工作交接清單4.離職證明三、檔案收集與整理（一）收集責(zé)任部門1.員工離職時(shí)，所在部門負(fù)責(zé)收集該員工的相關(guān)檔案資料，并確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.人力資源部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)各部門的檔案收集工作。（二）收集時(shí)間要求1.員工辦理離職手續(xù)期間，所在部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案資料的收集工作，并移交至人力資源部門。2.對(duì)于離職后仍需補(bǔ)充的資料，相關(guān)部門應(yīng)在接到通知后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集并移交。（三）整理要求1.人力資源部門收到離職人員檔案資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。按照檔案內(nèi)容的分類，對(duì)每份資料進(jìn)行核對(duì)、編號(hào)，并確保資料順序正確。2.對(duì)于破損、缺失或字跡模糊的資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充或更換。3.將整理好的檔案資料裝入專用檔案袋或文件夾，并在封面注明離職人員姓名、部門、離職時(shí)間等信息。四、檔案存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲(chǔ)方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照離職人員類別、離職時(shí)間順序排列。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司的服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的房間內(nèi)，保持室內(nèi)溫度在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度在[X]%[X]%之間。2.電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備良好的散熱性能，防止因過(guò)熱導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞。同時(shí)，應(yīng)采取有效的安全防護(hù)措施，如設(shè)置密碼、安裝殺毒軟件等，防止數(shù)據(jù)被非法訪問(wèn)或篡改。（三）存儲(chǔ)期限規(guī)定1.一般員工的檔案保存期限為自離職之日起[X]年。2.涉及重要項(xiàng)目、關(guān)鍵崗位或具有較高商業(yè)價(jià)值的員工檔案，保存期限為自離職之日起[X]年。3.對(duì)于因法律糾紛、勞動(dòng)爭(zhēng)議等原因需要留存檔案的，按照相關(guān)法律規(guī)定的期限進(jìn)行保存。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱離職人員檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可查閱。2.人力資源部門負(fù)責(zé)檔案管理的人員可根據(jù)工作需要隨時(shí)查閱離職人員檔案，但僅限于履行檔案管理職責(zé)所需的范圍。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交至所在部門負(fù)責(zé)人。2.所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，如同意查閱，簽字并注明審核意見(jiàn)后，將申請(qǐng)表轉(zhuǎn)至人力資源部門負(fù)責(zé)人。3.人力資源部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行終審，批準(zhǔn)后通知檔案管理人員提供檔案。4.檔案管理人員在指定地點(diǎn)提供檔案供查閱人員查閱，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱離職人員檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.檔案借閱申請(qǐng)需經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱申請(qǐng)人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，提交至公司總經(jīng)理。2.公司總經(jīng)理對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，如同意借閱，簽字并注明審批意見(jiàn)后，將申請(qǐng)表轉(zhuǎn)至人力資源部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員。3.人力資源部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員根據(jù)總經(jīng)理審批意見(jiàn)，與借閱申請(qǐng)人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱范圍、保密責(zé)任等事項(xiàng)。4.檔案管理人員按照《檔案借閱協(xié)議》的要求，提供檔案供借閱人員借閱。借閱人員需在檔案管理人員的監(jiān)督下，在指定地點(diǎn)查閱或復(fù)制檔案內(nèi)容，不得將檔案帶出公司。5.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案管理人員對(duì)歸還檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案保密與安全管理（一）保密措施1.接觸離職人員檔案的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。在工作中如需使用檔案信息，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并確保信息使用的合法性和必要性。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息泄露跡象時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)報(bào)告。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密或個(gè)人隱私的離職人員檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制查閱范圍等。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案損壞或丟失。3.在檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱、借閱等環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案損壞或信息泄露。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.離職人員檔案保存期限屆滿，且不存在法律糾紛、勞動(dòng)爭(zhēng)議等需要留存檔案的情況，可進(jìn)行銷毀。2.因公司改制、重組等原因，需要對(duì)部分離職人員檔案進(jìn)行銷毀的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批后實(shí)施。（二）銷毀審批1.檔案管理人員定期對(duì)達(dá)到銷毀條件的離職人員檔案進(jìn)行清理，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保存期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.公司總經(jīng)理審批同意后，方可組織實(shí)施檔案銷毀工作。（三）銷毀方式1.采用粉碎、焚燒等方式對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行銷毀，確保檔案內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行格式化處理，防止數(shù)據(jù)被恢復(fù)。（四）銷毀記錄1.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫《檔案銷毀記錄》，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀記錄》由檔案管理人員、