PAGE廣書檔案如何管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)廣書檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及廣書檔案的部門和人員。（三）定義1.廣書檔案：指公司/組織在業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等。2.檔案管理部門：負(fù)責(zé)公司/組織廣書檔案管理工作的部門，承擔(dān)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等職責(zé)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的廣書檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門歸口負(fù)責(zé)。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織的業(yè)務(wù)活動和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集和整理公司/組織在各個階段形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）制定檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實際情況，制定和完善廣書檔案管理制度，并負(fù)責(zé)制度的貫徹執(zhí)行。（二）檔案收集與整理1.負(fù)責(zé)接收和收集公司/組織各部門形成的應(yīng)歸檔的文件材料，對收集的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量。2.按照檔案分類方案，對收集的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，使檔案有序化，便于管理和查找。（三）檔案保管1.建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.對檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、霉變、蟲害等。3.做好檔案庫房的安全管理工作，制定安全管理制度，加強(qiáng)安全防范措施，防止檔案丟失、被盜、損壞等事故的發(fā)生。（四）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，確定檔案的存毀。2.對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保銷毀過程的合法性和規(guī)范性。3.做好檔案鑒定和銷毀的記錄工作，留存相關(guān)資料。（五）檔案統(tǒng)計建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（六）檔案利用服務(wù)1.建立檔案查閱利用制度，為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，滿足工作需要。2.對檔案利用情況進(jìn)行登記，跟蹤檔案的流向和使用情況，確保檔案的合理利用。3.根據(jù)公司/組織的需要，開展檔案編研工作，如編寫檔案匯編、專題資料等，為公司/組織的決策和發(fā)展提供參考。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.公司/組織各部門在業(yè)務(wù)活動中應(yīng)及時形成各種文件材料，確保文件材料的真實、準(zhǔn)確、完整。2.文件材料的形成應(yīng)遵循公司/組織的工作流程和規(guī)范，使用統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)。（二）文件材料的收集范圍1.反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料。2.公司/組織在各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，包括但不限于合同協(xié)議、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、財務(wù)報表、技術(shù)資料、人事檔案等。3.公司/組織在對外交往中形成的文件材料，如信函、傳真、電子郵件等。4.公司/組織在基本建設(shè)、科研項目、設(shè)備購置等活動中形成的文件材料。5.公司/組織在黨、團(tuán)、工會等組織活動中形成的文件材料。（三）文件材料的收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集到檔案管理部門。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保電子文件的真實性和可讀性。（四）文件材料的移交1.各部門應(yīng)定期將收集整理好的文件材料移交至檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對和驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方案根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點和檔案內(nèi)容，制定科學(xué)合理的檔案分類方案。檔案分類一般采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法，即先按年度將檔案分為若干類別，再在每個年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行細(xì)分，最后根據(jù)保管期限分別排列。（三）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標(biāo)識和查找。2.編號一般采用“全宗號年度機(jī)構(gòu)（問題）代碼保管期限代碼件號（卷號）”的結(jié)構(gòu)，其中全宗號為公司/組織的檔案全宗編號，由檔案管理部門統(tǒng)一編制；年度為檔案形成的年份；機(jī)構(gòu)（問題）代碼根據(jù)公司/組織的機(jī)構(gòu)設(shè)置或問題分類進(jìn)行編制；保管期限代碼分為“永久”“長期”“短期”等；件號（卷號）為檔案在同類中的順序編號。（四）編目工作1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)填寫案卷號、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等項目；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)填寫順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。3.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于檔案的查閱和利用。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲、防盜等條件。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.檔案柜、檔案架應(yīng)堅固耐用，便于檔案的存放和查找。（三）檔案存放方式1.根據(jù)檔案的分類和編號，將檔案有序地存放在檔案柜或檔案架上，確保檔案的排列整齊、便于查找。2.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照卷盒或檔案袋進(jìn)行裝訂和存放；對電子檔案，應(yīng)按照存儲介質(zhì)進(jìn)行分類存放，并建立電子檔案目錄索引。（四）檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實際情況，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的重要文件材料；長期保管的檔案一般是在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料；短期保管的檔案是在較短時間內(nèi)需要查考利用的文件材料。（五）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.檢查周期一般為每年一次，對重點檔案或易損檔案應(yīng)增加檢查次數(shù)。3.檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如修復(fù)損壞的檔案、調(diào)整保管環(huán)境等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，結(jié)合公司/組織的實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確檔案的存毀界限，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已滿保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出初步鑒定意見。2.檔案鑒定小組對初步鑒定意見進(jìn)行審核，召開鑒定會議，對檔案的存毀進(jìn)行討論和表決。3.對鑒定為銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息的徹底銷毀。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出情況，包括檔案的數(shù)量、來源、去向等。2.檔案的整理情況，如分類、編號、編目等工作的完成情況。3.檔案的保管情況，如庫房溫濕度、檔案完好率等。4.檔案的利用情況，如查閱、借閱次數(shù)，利用效果等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的各項數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，形成檔案統(tǒng)計報表。3.利用計算機(jī)軟件等工具進(jìn)行檔案統(tǒng)計工作，提高統(tǒng)計效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計報表1.檔案管理部門應(yīng)定期向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計報表，報表內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)包括檔案基本情況表、檔案收進(jìn)移出情況表、檔案利用情況表等。八、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表或借閱登記表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。查閱時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。（三）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的閱覽室進(jìn)行，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。2.檔案借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱人員姓名、部門、查閱內(nèi)容、查閱時間、歸還時間等，以便跟蹤檔案的流向和使用情況。九、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時將形成的電子文件收集整理，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號、存儲。收集的電子文件應(yīng)確保其真實性、完整性和可讀性。2.電子檔案的整理應(yīng)遵循電子文件的形成規(guī)律和特點，采用與紙質(zhì)檔案相一致的分類方案和編號規(guī)則，建立電子檔案目錄索引。（二）電子檔案的保管1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立電子檔案保管制度，對電子檔案的存儲環(huán)境、訪問權(quán)限、數(shù)據(jù)安全等進(jìn)行嚴(yán)格管理。3.定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的正常讀取和使用。（三）電子檔案的利用1.建立電子檔案查閱利用系統(tǒng)，為公司/組織內(nèi)部人員提供電子檔案的在線查閱、下