PAGE檔案室制度不全面整改一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全與有效利用，提高公司檔案管理水平，特制定本整改方案。（二）適用范圍本方案適用于公司各部門及全體員工在檔案管理方面的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理公司各類檔案，確保檔案資料的齊全。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到管理規(guī)范、流程清晰。5.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便公司各部門及員工查閱和使用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立健全檔案檢索體系，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。6.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交至檔案室。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作。3.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定及時(shí)歸還檔案。4.對(duì)本部門形成的檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.積極為公司各部門及員工提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案賬實(shí)相符。6.參與檔案信息化建設(shè)，錄入和維護(hù)檔案信息。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。3.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司內(nèi)部的會(huì)議記錄、紀(jì)要、工作報(bào)告等。5.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.公司的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。7.公司的科技成果、專利、技術(shù)資料等。8.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保信息的一致性。4.各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將收集的檔案移交至檔案室，不得積壓。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，建立檔案臺(tái)賬。3.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、類別等進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)。4.人事檔案：按照員工類別、檔案內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，建立人事檔案庫。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案資料的有序存放。2.歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的檔案目錄，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子檔案索引。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要文件、合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。3.長期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括公司的一般性文件、業(yè)務(wù)資料等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括公司的臨時(shí)性文件、資料等。（三）保管措施1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)采取備份存儲(chǔ)等措施，防止數(shù)據(jù)丟失。5.嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱，確保檔案安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。4.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，確定檔案的存毀。3.鑒定工作應(yīng)遵循客觀、公正、科學(xué)的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定和銷毀審批。（三）鑒定方法1.查閱檔案目錄和相關(guān)文件，了解檔案的形成背景和利用情況。2.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，判斷檔案的價(jià)值和保管期限。3.征求檔案形成部門和相關(guān)業(yè)務(wù)人員的意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.檔案銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。6.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化檢索。2.提高檔案管理工作效率，方便公司各部門及員工查閱和利用檔案。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保密管理，防止檔案信息泄露。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入：將公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等功能的信息化管理。3.系統(tǒng)安全保障：采取安全防護(hù)措施，確保檔案管理信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失、篡改和泄露。（三）信息化管理措施1.加強(qiáng)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作水平和應(yīng)用能力。2.建立健全檔案信息化管