PAGE不同載體檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司不同載體檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有不同載體檔案的管理，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司各類(lèi)檔案由檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集、整理公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司不同載體檔案的集中管理。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.制定和完善公司檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。3.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作。4.對(duì)公司檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、有序。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。7.開(kāi)展檔案利用服務(wù)工作，為公司各部門(mén)和員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。8.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。三、檔案分類(lèi)及編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.紙質(zhì)檔案按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，分為行政管理檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、工程檔案等類(lèi)別。2.電子檔案按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定，分為文書(shū)類(lèi)、證照類(lèi)、合同類(lèi)、報(bào)表類(lèi)、圖紙類(lèi)等類(lèi)別，并與紙質(zhì)檔案分類(lèi)相對(duì)應(yīng)。3.聲像檔案包括照片、錄音、錄像等，按照記錄的內(nèi)容和主題進(jìn)行分類(lèi)，如公司活動(dòng)照片、會(huì)議錄音錄像等。4.實(shí)物檔案包括公司獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、印章等，按照實(shí)物的種類(lèi)和來(lái)源進(jìn)行分類(lèi)。（二）檔案編號(hào)1.紙質(zhì)檔案編號(hào)采用年度類(lèi)別流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023XZ001，表示2023年行政管理類(lèi)第1份檔案。2.電子檔案編號(hào)與紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)，在電子檔案系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)識(shí)。3.聲像檔案編號(hào)采用年度類(lèi)別順序號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023ZX01，表示2023年公司活動(dòng)照片類(lèi)第1張照片。4.實(shí)物檔案編號(hào)根據(jù)實(shí)物的類(lèi)別和入庫(kù)時(shí)間進(jìn)行編號(hào)，如JB202301，表示2023年入庫(kù)的第1個(gè)獎(jiǎng)杯。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地移交檔案管理部門(mén)。2.檔案形成部門(mén)在工作結(jié)束后，應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)形成的各類(lèi)文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理，定期向檔案管理部門(mén)移交。3.對(duì)于重要活動(dòng)、項(xiàng)目等形成的檔案，檔案形成部門(mén)應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集整理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門(mén)。（二）檔案整理1.檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目、裝訂等工作，確保檔案的整齊規(guī)范。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、分類(lèi)存儲(chǔ)、建立索引等工作，保證電子檔案的可讀性和可利用性。4.對(duì)聲像檔案進(jìn)行整理，標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行數(shù)字化處理。5.對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行登記、造冊(cè)，注明實(shí)物名稱(chēng)、來(lái)源、日期等信息，并妥善保管。五、檔案保管（一）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案存放環(huán)境安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品等。定期對(duì)庫(kù)房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。4.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案架、柜，按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序存放檔案，便于查找和管理。（二）檔案存儲(chǔ)介質(zhì)管理1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如硬盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.聲像檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，避免受到損壞。對(duì)于重要的聲像檔案，應(yīng)進(jìn)行多份備份，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上。3.實(shí)物檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的陳列柜或庫(kù)房中，確保實(shí)物的安全和完整。對(duì)于易損的實(shí)物檔案，可以采取必要的保護(hù)措施，如加裝保護(hù)盒、填充物等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要規(guī)章制度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表、重大合同協(xié)議、公司歷史沿革資料等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為10年至50年，包括公司的一般性業(yè)務(wù)檔案、重要會(huì)議記錄、人事檔案等。4.短期保管的檔案保管期限一般為1年至10年，主要是公司日常工作中形成的臨時(shí)性文件材料。（四）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿(mǎn)，是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。4.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀，防止機(jī)密信息泄露。六、檔案利用（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）檔案復(fù)制1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行登記。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，注明“復(fù)制件”字樣，與原件具有同等效力。3.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)制。如需復(fù)制，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行操作，確保機(jī)密信息的安全。七、檔案信息化管理（一）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案分類(lèi)管理、權(quán)限控制、版本管理、備份恢復(fù)、安全審計(jì)等功能，確保電子檔案的安全和有效利用。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，及時(shí)更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（二）電子檔案數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入電子檔案管理系統(tǒng)。2.電子檔案數(shù)據(jù)錄入應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。錄入后應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)更正。3.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（三）電子檔案安全管理1.加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的用戶(hù)進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)用戶(hù)的工作職責(zé)和需求，分配不同的訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。4.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)電子文件管理的法律法規(guī)，對(duì)電子檔案的形成、處理、傳輸、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理，防止電子檔案信息泄露。八、聲像檔案管理（一）聲像檔案的形成與收集1.公司各部門(mén)在開(kāi)展活動(dòng)、項(xiàng)目等工作過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)收集形成的聲像資料，如照片、錄音、錄像等。2.聲像資料的形成應(yīng)保證其真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，記錄的內(nèi)容應(yīng)清晰、明確，能夠反映工作的實(shí)際情況。3.聲像資料形成后，形成部門(mén)應(yīng)及時(shí)整理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門(mén)。移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《聲像檔案移交清單》，注明聲像資料的名稱(chēng)、數(shù)量、形成時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。（二）聲像檔案的整理與編目1.檔案管理部門(mén)收到聲像檔案后，應(yīng)按照聲像檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對(duì)照片檔案進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行沖印或數(shù)字化處理。3.對(duì)錄音、錄像檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)錄、編輯，標(biāo)注錄制時(shí)間、地點(diǎn)、主題、參與人員等信息，并進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。4.建立聲像檔案目錄，包括聲像檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、形成時(shí)間、來(lái)源、保管期限等信息，便于檢索和利用。（三）聲像檔案的保管與利用1.聲像檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并按照檔案保管的要求進(jìn)行保管。2.聲像檔案的利用應(yīng)按照檔案利用的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，如需查閱、借閱或復(fù)制，應(yīng)辦理相應(yīng)的手續(xù)。3.對(duì)于重要的聲像檔案，應(yīng)采取必要的保護(hù)措施，防止其損壞或丟失。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要，制作聲像檔案的副本或復(fù)制品，用于不同的用途。九、實(shí)物檔案管理（一）實(shí)物檔案的收集與登記1.公司各部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)形成的實(shí)物檔案，如獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、印章等。2.實(shí)物檔案形成后，形成部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《實(shí)物檔案登記表》，注明實(shí)物名稱(chēng)、來(lái)源、日期、頒發(fā)單位、保管期限等信息，并將實(shí)物檔案移交檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)收到實(shí)物檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和登記，確保實(shí)物檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（二）實(shí)物檔案的保管與展示1.實(shí)物檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的陳列柜或庫(kù)房中，按照實(shí)物的類(lèi)別和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.對(duì)于珍貴的實(shí)物檔案，應(yīng)采取必要的保護(hù)措施，如加裝保護(hù)盒、填充物等，防止實(shí)物受到損壞。3.根據(jù)公司的需要，可對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼故荆故緯r(shí)應(yīng)注意實(shí)物檔案的安全和保護(hù)。（三）實(shí)物