PAGE檔案室規(guī)章制度圖一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的各類檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，為公司/組織的各項工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.負責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護。6.按照國家有關(guān)規(guī)定，做好檔案的鑒定、銷毀工作。7.開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。8.對各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向檔案室移交。2.明確本部門檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案管理的具體工作。3.按照檔案室的要求，對本部門的檔案進行分類、編號、編目等工作，確保檔案的規(guī)范整理。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管本部門的檔案，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。5.積極配合檔案室做好檔案的查詢、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級機關(guān)、外單位發(fā)來的與本公司/組織有關(guān)的文件、函件等。3.公司/組織內(nèi)部各部門之間形成的文件、報告、會議記錄等。4.公司/組織的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。5.公司/組織的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)活動中形成的文件、資料、圖紙等。6.公司/組織的人事檔案、財務(wù)檔案、合同檔案等專項檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。2.對于重要的文件、資料等，應(yīng)一式多份，分別保存于不同的載體上，如紙質(zhì)、電子等。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、手續(xù)完備，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類，建立檔案目錄和索引。3.人事檔案：按照個人身份、職務(wù)、工作經(jīng)歷等進行分類，建立人事檔案庫。4.財務(wù)檔案：按照會計年度、類別等進行分類，裝訂成冊，建立財務(wù)檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點和管理要求，進行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案索引。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.文書檔案：當(dāng)年形成的文件材料，在次年上半年歸檔。2.科技檔案：項目結(jié)束后，應(yīng)在三個月內(nèi)歸檔。3.人事檔案：員工離職后，應(yīng)在一個月內(nèi)將檔案移交檔案室。4.財務(wù)檔案：會計年度終了后，由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案室。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)活動的實際情況，確定歸檔期限，一般應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時歸檔。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的歸檔期限，將整理好的檔案移交檔案室。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。3.檔案室應(yīng)對移交的檔案進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通解決。（三）移交手續(xù)1.檔案移交清單一式兩份，移交部門和檔案室各執(zhí)一份。2.移交雙方應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認，注明移交日期。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列存放，便于查找和利用。2.對于重要的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.電子檔案應(yīng)定期進行備份，存儲于不同的載體上，并分別存放于不同的地點。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。3.長期保管的檔案：凡是在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年以下。（四）檔案檢查1.檔案室應(yīng)定期對檔案進行檢查，一般每年不少于一次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進行處理。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，并存檔備查。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本公司/組織有關(guān)的檔案，但須經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案時，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容等信息，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記1.檔案室應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。2.檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查閱。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度為依據(jù)，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，從公司/組織的實際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負責(zé)人、相關(guān)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，判斷其價值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、保管期限、利用情況等因素，綜合分析檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊存檔備查。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織的決策提供更加及時、準(zhǔn)確的信息支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備、掃描設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案進行數(shù)字化錄入，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。加強檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證等措施，防止檔案信息泄露和丟失。定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案的真實性、完整性和有效性。2.電子檔案應(yīng)按