PAGE干部電子檔案歸集制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司干部隊(duì)伍建設(shè)，規(guī)范干部電子檔案的歸集管理，提高干部信息管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性，為干部選拔任用、考核評(píng)價(jià)、培養(yǎng)教育等工作提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體在職干部電子檔案的歸集、整理、存儲(chǔ)、使用和維護(hù)等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：干部電子檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映干部的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等信息。2.完整性原則：全面歸集干部各類相關(guān)信息，確保檔案內(nèi)容完整，不遺漏重要資料。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，對(duì)干部電子檔案信息予以保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案歸集、整理和管理，保證檔案的質(zhì)量和一致性。二、干部電子檔案的內(nèi)容構(gòu)成（一）基本信息1.個(gè)人基本情況：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷學(xué)位、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間等。2.身份信息：身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱）等。3.家庭主要成員信息：配偶、父母、子女的姓名、工作單位及職務(wù)等。（二）履歷信息1.工作經(jīng)歷：按時(shí)間順序詳細(xì)記錄干部的工作單位、擔(dān)任職務(wù)、工作職責(zé)、工作起止時(shí)間等。2.教育培訓(xùn)經(jīng)歷：從高中階段開始，記錄就讀學(xué)校、所學(xué)專業(yè)、學(xué)歷層次、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間等。（三）考核評(píng)價(jià)信息1.年度考核結(jié)果：近五年內(nèi)每年的年度考核等級(jí)及評(píng)語(yǔ)。2.專項(xiàng)考核評(píng)價(jià)：如干部選拔任用考察、任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、績(jī)效考核等專項(xiàng)工作形成的考核評(píng)價(jià)材料。（四）崗位任職信息1.職務(wù)任免文件：公司內(nèi)部發(fā)布的干部職務(wù)任免通知文件。2.崗位說明書及履職情況報(bào)告：明確干部崗位職責(zé)，并由干部本人撰寫的履職情況報(bào)告。（五）獎(jiǎng)懲情況1.獎(jiǎng)勵(lì)信息：獲得的各類榮譽(yù)稱號(hào)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)的文件及證書掃描件等。2.懲處信息：受到黨紀(jì)政紀(jì)處分、行政處罰等相關(guān)文件及決定。（六）培訓(xùn)情況1.參加公司內(nèi)部培訓(xùn)記錄：培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時(shí)間及培訓(xùn)成果等。2.參加外部培訓(xùn)情況：培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間及培訓(xùn)證書等。（七）其他重要信息1.個(gè)人述職報(bào)告：干部定期撰寫的個(gè)人述職報(bào)告，總結(jié)工作成績(jī)、分析存在問題及提出改進(jìn)措施。2.工作成果材料：如發(fā)表的論文、著作、科研項(xiàng)目成果、工作創(chuàng)新案例等。3.廉政情況材料：廉政檔案相關(guān)內(nèi)容，包括廉潔自律情況、廉政談話記錄等。三、干部電子檔案歸集流程（一）信息采集1.干部本人填報(bào)：干部根據(jù)要求填寫個(gè)人基本信息、履歷信息等初始內(nèi)容，并對(duì)所填信息的真實(shí)性負(fù)責(zé)。2.所在部門提供：干部所在部門負(fù)責(zé)收集本部門干部的崗位任職信息、考核評(píng)價(jià)信息、獎(jiǎng)懲情況等，并及時(shí)報(bào)送至檔案管理部門。3.相關(guān)部門協(xié)同提供：人力資源部門負(fù)責(zé)提供干部任免文件、培訓(xùn)情況等；紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)提供廉政情況材料；其他相關(guān)部門根據(jù)職責(zé)提供涉及干部的其他重要信息。（二）材料審核1.初審：檔案管理部門對(duì)收集到的干部電子檔案材料進(jìn)行初步審核，檢查材料的完整性、真實(shí)性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的材料及時(shí)反饋給提供部門或干部本人進(jìn)行補(bǔ)充完善。2.終審：由檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審核后的材料進(jìn)行最終審定，確保檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）數(shù)據(jù)錄入與整理1.數(shù)據(jù)錄入：審核通過的材料由專人負(fù)責(zé)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，確保信息準(zhǔn)確、完整地錄入系統(tǒng)。2.分類整理：根據(jù)檔案內(nèi)容構(gòu)成，對(duì)錄入系統(tǒng)的信息進(jìn)行分類整理，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于查詢和使用。（四）檔案存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)方式：采用安全可靠的電子存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)干部電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)。存儲(chǔ)設(shè)備定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲(chǔ)環(huán)境：確保存儲(chǔ)環(huán)境安全穩(wěn)定，具備防火、防潮、防盜、防磁等條件，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。四、干部電子檔案的使用與權(quán)限管理（一）使用范圍1.干部管理工作：為干部選拔任用、考核評(píng)價(jià)、培養(yǎng)教育、崗位調(diào)整等提供依據(jù)。2.人力資源規(guī)劃：輔助公司進(jìn)行人力資源規(guī)劃，了解干部隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和發(fā)展?fàn)顩r。3.其他相關(guān)工作：根據(jù)工作需要，為公司其他涉及干部管理決策的工作提供參考。（二）查閱權(quán)限1.干部本人：干部本人有權(quán)查閱自己的電子檔案，了解檔案內(nèi)容。2.相關(guān)管理人員：按照干部管理權(quán)限，各級(jí)管理人員在履行工作職責(zé)需要時(shí)，可查閱相應(yīng)干部的電子檔案。查閱前需填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后方可查閱。3.特殊情況查閱：因工作特殊需要，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，其他人員可在檔案管理部門指定人員陪同下查閱相關(guān)干部電子檔案。（三）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱干部電子檔案。如因特殊原因確需借閱，需由借閱人填寫借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱目的和歸還時(shí)間，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱人必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，借閱期限屆滿后及時(shí)歸還檔案。（四）信息共享1.在確保信息安全和符合保密規(guī)定的前提下，根據(jù)工作需要，檔案管理部門可與其他相關(guān)部門進(jìn)行干部電子檔案信息共享。信息共享需簽訂信息共享協(xié)議，明確共享范圍、使用要求和雙方責(zé)任。2.共享信息僅限于工作用途，接收部門不得將共享信息用于其他非工作目的或泄露給無(wú)關(guān)人員。五、干部電子檔案的維護(hù)與更新（一）定期維護(hù)1.數(shù)據(jù)檢查：檔案管理部門定期對(duì)干部電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或缺失，及時(shí)進(jìn)行更正和補(bǔ)充。2.存儲(chǔ)設(shè)備維護(hù)：定期對(duì)電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）動(dòng)態(tài)更新1.實(shí)時(shí)更新：干部基本信息、崗位任職信息發(fā)生變化時(shí)，干部本人或所在部門應(yīng)及時(shí)將變更信息報(bào)送至檔案管理部門，檔案管理部門審核后進(jìn)行實(shí)時(shí)更新。2.定期更新：每年定期對(duì)干部電子檔案進(jìn)行全面梳理，更新考核評(píng)價(jià)信息、獎(jiǎng)懲情況、培訓(xùn)情況等內(nèi)容，確保檔案信息與干部實(shí)際情況保持一致。（三）安全維護(hù)1.安全防護(hù)措施：建立健全干部電子檔案安全防護(hù)體系，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.數(shù)據(jù)加密：對(duì)干部電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。3.用戶權(quán)限管理：嚴(yán)格控制檔案管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限，定期對(duì)用戶賬號(hào)進(jìn)行清理和權(quán)限審核，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。六、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司成立干部電子檔案管理監(jiān)督小組，由紀(jì)檢監(jiān)察部門、人力資源部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)干部電子檔案歸集、管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)干部電子檔案管理工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性，以及檔案使用和維護(hù)的合規(guī)性等情況。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于在干部電子檔案管理工作中違反本制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、責(zé)令改正、通報(bào)批評(píng)等處理。2.如因故意或重大過失導(dǎo)致干部電子檔案信息泄露、數(shù)據(jù)丟失或其他嚴(yán)重后果的，按照公司