PAGE衛(wèi)生行政審批檔案制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生行政審批檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《衛(wèi)生行政許可管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在衛(wèi)生行政審批過程中形成的各類檔案，包括申請材料、受理通知、審查意見、決定文書、送達回執(zhí)等相關(guān)文件資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則衛(wèi)生行政審批檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則檔案內(nèi)容必須真實反映衛(wèi)生行政審批的全過程，確保檔案的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的安全保管，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生行政審批檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理衛(wèi)生行政審批檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立檔案管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案管理工作規(guī)范有序。5.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。（二）審批部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在衛(wèi)生行政審批過程中形成檔案的收集、整理和初步審核工作，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對本部門形成的檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。（三）承辦人員職責(zé)1.在衛(wèi)生行政審批工作中，負(fù)責(zé)及時收集、整理本人承辦業(yè)務(wù)過程中形成的各類文件資料，并按照檔案管理要求進行分類、編號和裝訂。2.將整理好的檔案及時移交本部門負(fù)責(zé)人進行初步審核，審核通過后移交檔案管理部門。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自留存、銷毀或涂改檔案資料。三、檔案收集與整理（一）收集范圍與要求1.衛(wèi)生行政審批檔案收集范圍包括：申請人提交的各類申請材料，如申請表、證明文件、檢測報告等。受理通知書、補正材料通知書、不予受理決定書等受理環(huán)節(jié)相關(guān)文書?，F(xiàn)場審查記錄、專家評審意見、技術(shù)評估報告等審查環(huán)節(jié)相關(guān)材料。衛(wèi)生行政許可決定書、不予行政許可決定書等決定文書。送達回執(zhí)、公告等送達環(huán)節(jié)相關(guān)材料。與衛(wèi)生行政審批有關(guān)的其他文件資料。2.檔案收集要求：承辦人員應(yīng)在衛(wèi)生行政審批業(yè)務(wù)辦結(jié)后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交本部門負(fù)責(zé)人。移交的檔案應(yīng)齊全、完整，簽字、蓋章等手續(xù)完備，符合檔案整理規(guī)范要求。檔案管理部門應(yīng)定期對各審批部門移交的檔案進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關(guān)部門補充完善。（二）整理方法與標(biāo)準(zhǔn)1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照衛(wèi)生行政審批流程，將檔案分為申請受理、審查決定、送達執(zhí)行等類別，并按照時間順序進行排列。3.對每份文件材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。編號格式為：年份+流水號，如2023001。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、文件題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰準(zhǔn)確，便于檢索。5.對檔案中的紙張材料進行整理，去除金屬物，破損或褪色嚴(yán)重的文件應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。6.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行整理和存儲，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。電子文件的命名應(yīng)與紙質(zhì)文件編號一致，并建立相應(yīng)的電子索引目錄。四、檔案保管（一）保管期限劃分衛(wèi)生行政審批檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案包括：涉及重大公共衛(wèi)生事件、嚴(yán)重違法違規(guī)行為的衛(wèi)生行政許可決定及相關(guān)材料。具有重要歷史價值或涉及社會穩(wěn)定的衛(wèi)生行政審批檔案。2.長期保管的檔案保管期限為[X]年，包括：一般衛(wèi)生行政許可決定及相關(guān)材料。涉及一定范圍公眾利益的衛(wèi)生行政審批檔案。3.短期保管的檔案保管期限為[X]年，包括：臨時性、階段性衛(wèi)生行政審批檔案。一般性的申請材料和受理、審查文書等。（二）保管場所與設(shè)施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（三）檔案保管要求1.按照檔案保管期限和類別，對檔案進行分類存放，便于查找和管理。2.建立檔案出入庫登記制度，詳細(xì)記錄檔案的出入庫時間、檔案編號、數(shù)量、借閱人等信息。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施。4.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全。五、檔案利用（一）查閱與借閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱衛(wèi)生行政審批檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意，并報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。3.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。（二）檔案復(fù)制與摘錄1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋“與原件核對無誤”印章。2.外單位人員因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)按照查閱檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門可根據(jù)情況提供復(fù)制服務(wù)，并收取相應(yīng)的復(fù)制費用。3.摘錄檔案內(nèi)容應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，摘錄內(nèi)容應(yīng)保持檔案原意，不得斷章取義。摘錄完成后，應(yīng)由檔案管理部門對摘錄內(nèi)容進行審核，并在摘錄件上加蓋“摘錄于[檔案編號]檔案”印章。（三）檔案利用的監(jiān)督與管理1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺賬，詳細(xì)記錄檔案查閱、借閱、復(fù)制、摘錄等利用情況，定期進行統(tǒng)計和分析。2.在檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)違反檔案管理規(guī)定的行為，檔案管理部門應(yīng)及時制止，并向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報告，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。3.對檔案利用過程中產(chǎn)生的各類文件資料，如查閱申請表、借閱申請表、復(fù)制件、摘錄件等，應(yīng)按照檔案整理要求進行整理歸檔，與原檔案一并保管。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、審批部門業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定。鑒定工作小組應(yīng)定期召開會議，對檔案鑒定工作進行研究和部署，確保鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法1.檔案鑒定應(yīng)依據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的實際價值，對檔案進行全面審查和評估。2.鑒定工作應(yīng)采取直接鑒定法，逐件審查檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的重要性、完整性、代表性等因素，確定檔案的存毀價值。3.對涉及重要事項、具有歷史查考價值或仍有利用價值的檔案，應(yīng)予以保留；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序與要求1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核后，編制《檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立衛(wèi)生行政審批檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲、檢索、利用和統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為衛(wèi)生行政審批工作提供更加便捷、高效的服務(wù)。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案和電子檔案信息準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)，包括檔案編號、題名、日期、內(nèi)容摘要、保管期限等。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、申請人等進行檢索，方便快速查找所需檔案。3.借閱管理功能實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、跟蹤等全過程管理，記錄借閱人、借閱時間、歸還時間等信息。4.統(tǒng)計分析功能對檔案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保不同人員只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。采用數(shù)據(jù)加密、備份等安全措施，保障檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)維護與更新1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案信