PAGE中國石化檔案管理制度一、總則（一）目的為加強中國石化檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，為公司各項業(yè)務(wù)活動提供有力支持，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中國石化總部及所屬各企事業(yè)單位、控股公司等檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各單位按照職責分工，分級負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.集中管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責檔案管理工作，確保檔案的集中存放和統(tǒng)一調(diào)配。3.完整準確原則檔案管理工作應(yīng)確保檔案內(nèi)容的完整、準確，如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的全過程，為公司決策和管理提供可靠依據(jù)。4.安全保密原則加強檔案安全保密管理，采取必要的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。5.有效利用原則充分發(fā)揮檔案的作用，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)、管理決策等提供及時、有效的服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）公司檔案管理委員會1.組成公司檔案管理委員會由公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負責人組成。2.職責負責審議公司檔案管理工作的重大決策、規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃；協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題；監(jiān)督檢查公司檔案管理工作的執(zhí)行情況。（二）檔案管理部門1.設(shè)立公司設(shè)立檔案管理部門，負責公司檔案管理的日常工作。2.職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度；制定和完善公司檔案管理工作的具體規(guī)章制度和操作流程；負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作；建立和維護公司檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理；開展檔案的鑒定、銷毀工作；組織檔案的開發(fā)利用，為公司提供檔案查閱、借閱等服務(wù)；指導(dǎo)和監(jiān)督所屬各單位的檔案管理工作。（三）各部門檔案管理職責1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管等工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。2.負責將本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進行整理、歸檔，確保檔案的完整、準確。3.配合公司檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀、查閱、借閱等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.綜合管理類檔案包括公司黨委、行政、工會、共青團等組織形成的各類文件材料，如會議文件、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、紀檢監(jiān)察檔案等。2.生產(chǎn)經(jīng)營類檔案包括公司生產(chǎn)、銷售、采購、物流、質(zhì)量等業(yè)務(wù)活動形成的文件材料，如生產(chǎn)計劃、操作規(guī)程、銷售合同、采購訂單、物流記錄、質(zhì)量檢驗報告等。3.基本建設(shè)類檔案包括公司新建、改建、擴建項目形成的文件材料，如項目立項批復(fù)、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等。4.科研開發(fā)類檔案包括公司科研項目研究過程中形成的文件材料，如科研項目立項申請書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)成果鑒定文件等。5.設(shè)備儀器類檔案包括公司各類設(shè)備、儀器的購置、安裝、調(diào)試、運行、維護、報廢等過程中形成的文件材料，如設(shè)備采購合同、設(shè)備說明書、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維修記錄、設(shè)備報廢審批文件等。6.會計檔案包括公司財務(wù)會計核算過程中形成的各類憑證、賬簿、報表等文件材料，如記賬憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。7.聲像檔案包括公司在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.電子檔案包括公司在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、電子數(shù)據(jù)等。（二）檔案編號1.編號規(guī)則檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，采用分類編號法。編號由全宗號、分類號、年度號、保管期限號、件號或卷號等組成。2.全宗號全宗號是公司檔案管理部門為每個立檔單位編制的唯一代碼，用于區(qū)分不同單位的檔案。3.分類號分類號根據(jù)檔案分類方案確定，用于標識檔案所屬的類別。4.年度號年度號采用公元紀年，以四位數(shù)字表示檔案形成的年份。5.保管期限號保管期限號根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定確定，分為“永久”、“長期”、“短期”等。6.件號或卷號件號是單件檔案的順序號，卷號是案卷的順序號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時收集本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。2.對公司外部單位發(fā)來的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料，如上級主管部門文件、合作單位文件、客戶文件等，應(yīng)及時收集歸檔。（二）收集要求1.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，真實反映公司業(yè)務(wù)活動的全過程。2.對重要文件材料應(yīng)進行原件收集，如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.收集的電子文件應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全，并按照規(guī)定進行存儲和管理。4.聲像資料應(yīng)注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息，并進行整理歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.紙質(zhì)文件整理按照分類方案對紙質(zhì)文件進行分類，然后按照文件的形成時間順序進行排列，編制頁碼，填寫卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊，填寫案卷封面，編制案卷目錄。2.電子文件整理按照分類方案對電子文件進行分類，建立電子文件夾，將電子文件按照一定的命名規(guī)則進行命名，存儲在相應(yīng)的文件夾中，并建立電子文件目錄，注明文件的題名、日期、作者、格式等信息。3.聲像資料整理對聲像資料進行分類，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息，建立聲像資料目錄，存儲在相應(yīng)的存儲介質(zhì)中。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架、溫濕度計等。（二）保管要求1.對不同載體的檔案應(yīng)進行分類存放，如紙質(zhì)檔案存放在檔案密集架上，電子檔案存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備中，聲像檔案存儲在專門的存儲介質(zhì)中。2.建立檔案庫房管理制度，定期對檔案庫房進行檢查、維護和清潔，確保檔案庫房的安全和整潔。3.對檔案的保管情況進行記錄，包括檔案的入庫時間、存放位置、數(shù)量、保管期限等信息，便于查詢和管理。4.對超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全和有效。（三）檔案的數(shù)字化管理1.公司應(yīng)積極推進檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.檔案數(shù)字化工作應(yīng)遵循相關(guān)標準和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。3.對數(shù)字化檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)公司檔案管理部門批準，可以查閱公司相關(guān)檔案。（二）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)部門負責人審批后，交檔案管理部門辦理。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表，提供相應(yīng)的檔案，并對查閱、借閱人員進行登記。3.查閱、借閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛護檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。4.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。5.查閱、借閱期限屆滿，查閱、借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時處理。（三）檔案的編研與開發(fā)1.公司檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案編研工作，根據(jù)公司發(fā)展需要，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為公司提供決策支持和歷史借鑒。2.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息進行深度挖掘和分析，開發(fā)檔案信息資源，為公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等提供信息服務(wù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的觀點，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，準確判斷檔案的價值。3.嚴格掌握鑒定標準，確保鑒定結(jié)果的準確性和客觀性。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成。2.檔案鑒定小組負責對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件、逐頁進行審查，分析檔案的內(nèi)容和價值。2.綜合鑒定法綜合考慮檔案的形成背景、來源、時間、形式、保管狀況等因素，對檔案的價值進行評估。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行造冊登記，注明檔案的題名