PAGE檔案業(yè)務外包服務制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司檔案業(yè)務外包服務行為，確保檔案管理工作的質量和安全，有效保護公司的商業(yè)秘密和信息資產，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及檔案業(yè)務外包服務的項目，包括但不限于檔案整理、數字化加工、存儲與保管、檢索與利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：檔案業(yè)務外包服務必須遵守國家法律法規(guī)，確保服務過程合法、合規(guī)，保護公司及相關方的合法權益。2.質量保障原則：明確服務質量標準，加強對服務提供商的監(jiān)督管理，確保檔案業(yè)務外包服務的質量達到公司要求，滿足業(yè)務發(fā)展需要。3.安全保密原則：高度重視檔案信息安全，采取有效的安全保密措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失，保障公司核心信息資產的安全。4.成本效益原則：在確保服務質量和安全的前提下，合理控制檔案業(yè)務外包服務成本，提高資源利用效率，實現成本效益的優(yōu)化。二、服務提供商選擇與管理（一）選擇標準1.資質信譽：服務提供商應具備合法有效的營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質證書，具有良好的商業(yè)信譽，無不良記錄。2.專業(yè)能力：擁有專業(yè)的檔案管理團隊，具備豐富的檔案管理經驗和專業(yè)知識，熟悉檔案管理的流程和標準。3.技術設備：配備先進的檔案管理技術設備，如數字化加工設備、存儲設備等，確保服務的技術水平和質量。4.安全保障：建立完善的安全管理制度和措施，具備信息安全防護能力，能夠有效保障檔案信息的安全。5.服務能力：具有較強的服務意識和能力，能夠根據公司需求提供及時、高效、優(yōu)質的服務。（二）選擇流程1.需求調研：根據公司檔案業(yè)務需求，明確外包服務的內容、要求、標準等，形成詳細的需求文檔。2.供應商篩選：通過多種渠道收集服務提供商信息，進行初步篩選，確定潛在供應商名單。3.資質審查：對潛在供應商進行資質審查，核實其營業(yè)執(zhí)照、資質證書等相關證件的真實性和有效性。4.實地考察：組織對潛在供應商進行實地考察，了解其辦公場所、人員配備、技術設備、管理水平等情況。5.方案評估：要求潛在供應商提交檔案業(yè)務外包服務方案，對方案的可行性、合理性、安全性等進行評估。6.綜合評審：成立評審小組，對潛在供應商進行綜合評審，根據評審結果確定中標供應商。7.合同簽訂：與中標供應商簽訂檔案業(yè)務外包服務合同，明確雙方的權利義務、服務內容、質量標準、價格、保密條款等。（三）服務管理1.建立溝通機制：與服務提供商建立定期溝通機制，及時了解服務進展情況，協調解決服務過程中出現的問題。2.監(jiān)督檢查：定期對服務提供商的服務質量進行監(jiān)督檢查，發(fā)現問題及時要求其整改。3.績效考核：制定服務提供商績效考核指標體系，定期對其服務質量、工作效率、安全保密等方面進行考核評價，根據考核結果進行獎懲。4.培訓指導：為服務提供商提供必要的培訓和指導，幫助其提高業(yè)務水平和服務質量。5.應急管理：建立應急管理機制，制定應急預案，確保在服務過程中發(fā)生突發(fā)事件時能夠及時、有效地進行處理。三、檔案業(yè)務外包服務內容與要求（一）檔案整理1.分類標準：按照國家檔案分類標準和公司檔案管理規(guī)定，對各類檔案進行科學分類。2.編號規(guī)則：制定統一的檔案編號規(guī)則，確保檔案編號的唯一性和系統性。3.裝訂規(guī)范：按照檔案裝訂要求，對檔案進行整齊、牢固的裝訂。4.編目準確：編制準確、完整的檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號等信息。（二）數字化加工1.掃描標準：確定掃描分辨率、圖像格式、色彩模式等掃描標準，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、拼接、糾偏等圖像處理，提高圖像質量。3.數據掛接：將數字化后的檔案數據與檔案目錄進行準確掛接，實現檔案信息的快速檢索和利用。4.數據存儲：將數字化檔案數據存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行備份。（三）存儲與保管1.存儲環(huán)境：提供符合檔案存儲要求的環(huán)境，確保溫度、濕度、光照等條件適宜。2.存儲設備：配備安全可靠的存儲設備，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進行維護和檢查。3.保管制度：建立健全檔案保管制度，明確檔案保管責任，定期對檔案進行清點、核對。4.安全防護：采取防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護措施，確保檔案的安全。（四）檢索與利用1.檢索系統：建立高效便捷的檔案檢索系統，支持多種檢索方式，如按檔號、題名、年度等檢索。2.利用流程：制定檔案利用流程，明確利用申請、審批、查閱、歸還等環(huán)節(jié)的要求和操作規(guī)范。3.權限管理：根據用戶的角色和權限，設置不同的檔案訪問權限，確保檔案信息的安全。四、安全保密管理（一）保密協議與服務提供商簽訂保密協議，明確雙方的保密責任和義務，包括保密范圍、保密期限、違約責任等。（二）人員管理1.背景審查：對服務提供商參與檔案業(yè)務外包服務的人員進行背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識。2.培訓教育：對服務提供商的人員進行保密培訓教育，使其熟悉公司的保密制度和要求。3.監(jiān)督管理：加強對服務提供商人員的監(jiān)督管理，要求其遵守保密規(guī)定，不得泄露公司檔案信息。（三）場所管理1.獨立區(qū)域：為服務提供商提供獨立的檔案業(yè)務處理場所，與公司其他區(qū)域進行有效隔離。2.安全設施：配備必要的安全設施，如門禁系統、監(jiān)控設備等，確保場所的安全。3.環(huán)境管理：對服務提供商的場所環(huán)境進行定期檢查，確保符合檔案管理要求。（四）信息安全管理1.技術措施：采取加密、備份、防火墻等技術措施，保障檔案信息的安全傳輸、存儲和處理。2.數據訪問控制：建立嚴格的數據訪問控制機制，對檔案信息的訪問進行權限管理。3.應急處置：制定信息安全應急預案，定期進行演練，確保在發(fā)生信息安全事件時能夠及時、有效地進行處置。五、合同管理（一）合同簽訂1.合同條款：合同應明確服務內容、服務期限、服務質量標準、價格、付款方式、保密條款、違約責任等條款。2.審核簽訂：合同簽訂前，應進行法律審核和業(yè)務審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。3.存檔備案：合同簽訂后，應及時進行存檔備案，作為檔案業(yè)務外包服務管理的重要依據。（二）合同執(zhí)行1.履行監(jiān)督：定期對服務提供商的合同履行情況進行監(jiān)督檢查，確保其按照合同約定提供服務。2.變更管理：如因業(yè)務需求等原因需要變更合同內容，應按照合同變更程序進行操作，簽訂補充協議。3.結算支付：按照合同約定的付款方式和結算周期，及時進行款項結算和支付。（三）合同終止1.終止條件：明確合同終止的條件，如服務期滿、服務質量不符合要求、違反合同約定等。2.終止程序：合同終止前，應提前通知服務提供商，進行工作交接和驗收，結清款項，辦理相關手續(xù)。3.資料歸檔：合同終止后，應將合同相關資料進行歸檔保存，以備后續(xù)查閱。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內部監(jiān)督：公司內部設立專門的檔案業(yè)務外包服務監(jiān)督小組，定期對服務提供商的服務質量、安全保密等情況進行監(jiān)督檢查。2.外部監(jiān)督：邀請外部專業(yè)機構對檔案業(yè)務外包服務進行審計和評估，及時發(fā)現問題并提出改進建議。（二）考核指標1.服務質量指標：包括檔案整理的準確性、數字化加工的質量、存儲保管的規(guī)范性、檢索利用的效率等。2.安全保密指標：如保密制度執(zhí)行情況、信息安全事件發(fā)生次數等。3.工作效率指標：如項目完成時間、響應時間等。4.客戶滿意度指標：通過客戶反饋、問卷調查等方式收集客戶滿意度信息。（三）考核方式1.定期考核：按照一定的周期對服務提供商進行考核評價，如每季度或每半年進行一次考核。2.不定期抽查：根據實際情況，不定期對服務提供商的服務情況進行抽查，及時發(fā)現問題并督促整改。3.綜合評價：結合定期考核和不定期抽查結果，對服務提供商進行綜合評價，確定其服務質量等級。（四）獎懲措施1.獎勵措施：對服務質量優(yōu)秀、工作表現突出的服務提供商，給予表彰和獎勵，如頒