PAGE公司個(gè)人檔案保存制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司個(gè)人檔案的保存與管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)員工的合法權(quán)益，為公司的人力資源管理、決策支持等提供有力依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工個(gè)人檔案的保存與管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映員工的真實(shí)情況，保證信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，對(duì)涉及員工隱私的信息嚴(yán)格保密。4.集中統(tǒng)一原則：公司個(gè)人檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或人員負(fù)責(zé)。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.身份證明材料：包括身份證、護(hù)照等有效身份證件復(fù)印件。2.學(xué)歷學(xué)位證書：最高學(xué)歷和學(xué)位證書復(fù)印件，以及學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告。3.入職登記表：詳細(xì)記錄員工入職時(shí)填寫的個(gè)人基本信息，如姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式、家庭住址等。4.照片：近期免冠一寸照片。（二）工作經(jīng)歷1.勞動(dòng)合同：記錄員工與公司簽訂的勞動(dòng)合同，包括合同期限、工作崗位、工作地點(diǎn)、薪資待遇、勞動(dòng)條件、社會(huì)保險(xiǎn)等條款。2.入職離職證明：員工入職時(shí)的報(bào)到證明和離職時(shí)的離職證明，注明入職時(shí)間、離職時(shí)間、工作崗位等信息。3.工作業(yè)績考核記錄：包括年度、季度或月度的工作業(yè)績考核結(jié)果，考核評(píng)語、評(píng)分等，反映員工在各階段的工作表現(xiàn)。4.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)部或外部培訓(xùn)的相關(guān)記錄，如培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)證書等，體現(xiàn)員工的學(xué)習(xí)與成長經(jīng)歷。5.崗位變動(dòng)記錄：記錄員工在公司內(nèi)的崗位調(diào)動(dòng)情況，包括調(diào)動(dòng)時(shí)間、新崗位名稱、調(diào)動(dòng)原因等。（三）薪酬福利1.工資單：每月或每季度的工資發(fā)放明細(xì)，包括基本工資、績效工資、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼、扣除項(xiàng)等，反映員工的收入情況。2.社保公積金繳納記錄：公司為員工繳納社會(huì)保險(xiǎn)和住房公積金的相關(guān)憑證，記錄繳納基數(shù)、繳納金額、繳納時(shí)間等信息。3.福利享受記錄：如年假、病假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等各類假期的申請(qǐng)與審批記錄，以及其他福利的享受情況，如節(jié)日福利、生日福利等。（四）職業(yè)資格與證書1.專業(yè)技術(shù)資格證書：如工程師、會(huì)計(jì)師、經(jīng)濟(jì)師等各類專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件。2.職業(yè)技能證書：與工作相關(guān)的職業(yè)技能證書，如電工證、焊工證、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書等。（五）獎(jiǎng)懲情況1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄：公司頒發(fā)的各類獎(jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)秀員工獎(jiǎng)、創(chuàng)新獎(jiǎng)、團(tuán)隊(duì)協(xié)作獎(jiǎng)等，記錄獎(jiǎng)勵(lì)名稱、頒發(fā)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)原因等。2.處罰記錄：對(duì)員工違反公司規(guī)章制度或工作失誤等給予的處罰記錄，包括處罰類型、處罰時(shí)間、處罰原因等。（六）其他材料1.員工個(gè)人述職報(bào)告：定期或不定期的個(gè)人述職報(bào)告，總結(jié)個(gè)人工作情況、存在問題及改進(jìn)措施等。2.員工培訓(xùn)總結(jié)：參加培訓(xùn)后的個(gè)人培訓(xùn)總結(jié)，分享學(xué)習(xí)收獲與應(yīng)用計(jì)劃。3.員工合理化建議：員工提出的對(duì)公司發(fā)展有價(jià)值的合理化建議及采納情況記錄。4.其他與員工個(gè)人相關(guān)且有保存價(jià)值的材料。三、檔案收集與整理（一）收集職責(zé)1.人力資源部門：負(fù)責(zé)員工個(gè)人檔案的主要收集工作，在員工入職、崗位變動(dòng)、離職等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及時(shí)收集相關(guān)材料。2.各部門：協(xié)助人力資源部門收集涉及本部門員工的相關(guān)材料，如工作業(yè)績考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等，并及時(shí)提交給人力資源部門。3.員工本人：按照公司要求，及時(shí)提供個(gè)人檔案所需的各類材料，并確保材料的真實(shí)性和完整性。（二）收集時(shí)間1.入職時(shí)：員工入職報(bào)到當(dāng)天，應(yīng)提交個(gè)人基本信息相關(guān)材料，人力資源部門負(fù)責(zé)審核并整理歸檔。2.崗位變動(dòng)時(shí)：崗位變動(dòng)獲批后，員工所在部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將涉及崗位變動(dòng)的相關(guān)材料提交給人力資源部門，人力資源部門及時(shí)更新檔案。3.考核周期結(jié)束后：各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將員工的工作業(yè)績考核記錄提交給人力資源部門，人力資源部門統(tǒng)一整理歸檔。4.培訓(xùn)結(jié)束后：員工參加培訓(xùn)結(jié)束后，培訓(xùn)組織部門應(yīng)及時(shí)將培訓(xùn)記錄等相關(guān)材料提交給人力資源部門。5.獎(jiǎng)懲決定作出后：相關(guān)部門應(yīng)在獎(jiǎng)懲決定生效后，將獎(jiǎng)懲情況記錄提交給人力資源部門。（三）整理要求1.分類清晰：按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類整理，同一類別的材料集中存放。2.編號(hào)規(guī)范：為每份檔案材料編制唯一的編號(hào)，便于查找和管理。編號(hào)可采用年份加流水號(hào)的方式，如2023001表示2023年的第一份檔案材料。3.目錄明確：編制檔案目錄，詳細(xì)列出每份材料的名稱、編號(hào)、日期、來源等信息，目錄應(yīng)與檔案內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)，方便查閱。4.裝訂整齊：對(duì)紙張較多的材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持材料的原有順序，不得隨意顛倒或遺漏。四、檔案保管（一）保管部門公司設(shè)立專門的檔案保管室，由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)檔案保管工作。檔案保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用紙質(zhì)檔案盒存放，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年份、員工姓名等信息。按照檔案編號(hào)順序排列檔案盒，便于查找和管理。2.電子檔案：建立電子檔案管理系統(tǒng)，將員工個(gè)人檔案的電子文檔進(jìn)行分類存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.永久保存：員工的個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、學(xué)歷學(xué)位證書等重要材料應(yīng)永久保存。2.定期保存：工作業(yè)績考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等材料保存期限為[X]年，期滿后經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序銷毀。（四）檔案清查1.定期清查：每年定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容是否完整，檢查檔案保管狀況，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.不定期清查：根據(jù)實(shí)際工作需要，不定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，如在檔案借閱歸還后、檔案整理過程中等，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案借閱與查閱（一）借閱權(quán)限1.人力資源部門內(nèi)部人員：因工作需要，人力資源部門內(nèi)部人員可在檔案保管室查閱或借閱員工個(gè)人檔案，但應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。2.其他部門人員：其他部門因工作需要查閱或借閱員工個(gè)人檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明查閱或借閱目的、查閱或借閱內(nèi)容等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，由檔案保管人員陪同查閱或辦理借閱手續(xù)。3.外部單位：外部單位因特殊原因需要查閱或借閱員工個(gè)人檔案的，須持有單位介紹信，注明查閱或借閱目的、查閱或借閱內(nèi)容等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案保管人員陪同查閱或辦理借閱手續(xù)。查閱或借閱過程中，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）借閱期限借閱檔案一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案保管室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出保管室。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案保管人員，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案保密（一）保密措施1.檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案保管室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同級(jí)別的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問相關(guān)檔案信息。（二）保密責(zé)任追究對(duì)違反檔案保密制度泄露檔案內(nèi)容的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如警告、記過、降職、辭退等；給公司或員工造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、檔案銷毀（一）銷毀條件檔案保管期限屆滿或經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.提出申請(qǐng)：檔案保管人員定期對(duì)到期或無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行清理，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核。2.審核批準(zhǔn)：人力資源部門負(fù)責(zé)人對(duì)檔案銷毀申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.實(shí)施銷毀：經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案保管人員會(huì)同公司內(nèi)部審計(jì)人員或其他指定人員共同實(shí)施銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方