PAGE檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，規(guī)范檔案管理行為，提高檔案管理水平，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為公司各項(xiàng)工作提供有效支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確檔案管理部門職責(zé)，規(guī)范檔案管理流程。3.全程指導(dǎo)原則對檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等全過程進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保檔案質(zhì)量。4.服務(wù)發(fā)展原則檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作要緊密圍繞公司發(fā)展戰(zhàn)略，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家檔案管理法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定公司檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)管理制度及相關(guān)細(xì)則。2.負(fù)責(zé)對公司各部門及所屬單位檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。3.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。4.指導(dǎo)各部門及所屬單位檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，確保檔案管理規(guī)范有序。5.參與公司重大項(xiàng)目、重要活動檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保檔案資料完整準(zhǔn)確。6.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，推動檔案管理現(xiàn)代化。（二）各部門及所屬單位職責(zé)1.明確本部門及所屬單位檔案管理工作分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員，確保檔案管理工作落實(shí)到人。2.組織本部門及所屬單位人員學(xué)習(xí)檔案管理法律法規(guī)和公司檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)管理制度，提高檔案意識。3.按照檔案管理要求，負(fù)責(zé)本部門及所屬單位各類文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、及時。4.配合檔案管理部門做好檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、監(jiān)督檢查等工作，積極整改存在的問題。5.嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定，做好檔案查閱、借閱、歸還等登記及保密工作。三、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)容（一）檔案收集1.明確各類文件材料的收集范圍，包括但不限于上級文件、本單位發(fā)文、會議文件、合同協(xié)議、科研項(xiàng)目資料、工程建設(shè)資料等。2.指導(dǎo)各部門及所屬單位按照文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，及時收集文件材料，確保無遺漏。3.強(qiáng)調(diào)對重要文件材料的特殊收集要求，如一式多份的文件要收集齊全，電子文件要與紙質(zhì)文件同步收集等。（二）檔案整理1.依據(jù)檔案分類方案，指導(dǎo)各部門及所屬單位對收集的文件材料進(jìn)行分類。2.規(guī)范文件材料的編號、編目、裝訂等整理工作，確保文件排列有序、目錄清晰、裝訂牢固。3.對不同載體的檔案（紙質(zhì)、電子、聲像等）整理方法進(jìn)行詳細(xì)指導(dǎo)，保證各類檔案整理規(guī)范統(tǒng)一。（三）檔案歸檔1.明確檔案歸檔時間，一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度檔案的歸檔工作。2.指導(dǎo)各部門及所屬單位編制檔案歸檔目錄，填寫檔案移交清單，確保檔案交接手續(xù)完備。3.強(qiáng)調(diào)檔案歸檔的質(zhì)量要求，如文件材料齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范等，不符合要求的檔案不予歸檔。（四）檔案保管1.指導(dǎo)各部門及所屬單位選擇適宜的檔案保管場所，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合要求。2.規(guī)范檔案裝具的使用，如檔案盒、檔案柜等應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)，便于檔案的存放和查找。3.強(qiáng)調(diào)檔案保管的安全措施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。（五）檔案利用1.制定檔案利用制度，明確檔案查閱、借閱的范圍、流程和審批權(quán)限。2.指導(dǎo)各部門及所屬單位做好檔案利用登記工作，詳細(xì)記錄利用時間、利用人、利用內(nèi)容等信息。3.強(qiáng)調(diào)檔案利用過程中的保密要求，嚴(yán)禁擅自復(fù)制檔案、泄露檔案內(nèi)容等行為。四、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作流程（一）指導(dǎo)需求提出1.各部門及所屬單位在檔案管理工作中遇到問題或需要業(yè)務(wù)指導(dǎo)時，向檔案管理部門提交檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)需求申請。2.申請內(nèi)容應(yīng)包括問題描述、涉及檔案范圍及希望得到的指導(dǎo)內(nèi)容等。（二）指導(dǎo)計(jì)劃制定1.檔案管理部門收到指導(dǎo)需求申請后，進(jìn)行分析研究，根據(jù)實(shí)際情況制定檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)計(jì)劃。2.指導(dǎo)計(jì)劃應(yīng)明確指導(dǎo)時間、指導(dǎo)人員、指導(dǎo)方式、指導(dǎo)內(nèi)容及預(yù)期目標(biāo)等。（三）指導(dǎo)實(shí)施1.檔案管理部門按照指導(dǎo)計(jì)劃，安排指導(dǎo)人員深入各部門及所屬單位開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。2.指導(dǎo)人員通過現(xiàn)場講解、操作示范、案例分析等方式，對檔案管理工作進(jìn)行全面指導(dǎo)，解答疑問，糾正不規(guī)范行為。3.在指導(dǎo)過程中，指導(dǎo)人員要做好記錄，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)建議。（四）指導(dǎo)效果評估1.指導(dǎo)工作完成后，檔案管理部門對指導(dǎo)效果進(jìn)行評估。2.評估方式可包括聽取匯報、查閱檔案、現(xiàn)場檢查等，主要評估檔案管理工作是否符合規(guī)范要求，問題是否得到解決，檔案質(zhì)量是否提高等。3.根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作提供參考。五、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定1.檔案管理部門根據(jù)公司檔案管理工作實(shí)際情況和人員需求，制定年度檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)方式等。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案管理法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)2.公司檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)管理制度及相關(guān)細(xì)則3.檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等業(yè)務(wù)操作技能4.檔案信息化管理知識與技能（三）培訓(xùn)方式1.集中培訓(xùn)定期組織公司各部門及所屬單位檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，邀請專家授課或由檔案管理部門人員進(jìn)行講解。2.現(xiàn)場指導(dǎo)培訓(xùn)針對各部門及所屬單位檔案管理工作中的具體問題，檔案管理部門人員深入現(xiàn)場進(jìn)行指導(dǎo)培訓(xùn)，及時解決實(shí)際困難。3.網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，發(fā)布檔案管理培訓(xùn)資料和視頻，供檔案管理人員自主學(xué)習(xí)。（四）培訓(xùn)考核1.建立檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)考核制度，對參加培訓(xùn)的人員進(jìn)行考核。2.考核方式可采用考試、撰寫心得體會、實(shí)際操作等，考核結(jié)果作為檔案管理人員績效評價的參考依據(jù)。六、檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督檢查（一）檢查計(jì)劃制定1.檔案管理部門每年制定檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查范圍、檢查內(nèi)容、檢查時間、檢查人員等。2.檢查計(jì)劃應(yīng)涵蓋公司各部門及所屬單位檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況2.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作落實(shí)情況3.檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等工作質(zhì)量4.檔案信息化建設(shè)情況（三）檢查方式1.定期檢查每年定期對各部門及所屬單位檔案管理工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，對部分部門及所屬單位檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查針對檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查。（四）檢查結(jié)果處理1.檔案管理部門對檢查結(jié)果進(jìn)行匯總分析，形成檢查報告。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，下達(dá)整改通知書，明確整改要求和整改期限。3.各部門及所屬單位應(yīng)按照整改通知書要求，認(rèn)真進(jìn)行整改，并將整改情況及時反饋檔案管理部門。4.檔案管理部門對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。七、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的信息化建設(shè)（一）建立檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)信息平臺1.利用公司現(xiàn)有信息化資源，建立檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)信息平臺，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的信息化管理。2.信息平臺應(yīng)包括檔案管理制度發(fā)布、業(yè)務(wù)指導(dǎo)需求申請、指導(dǎo)計(jì)劃制定、指導(dǎo)過程記錄、培訓(xùn)資料共享、檢查結(jié)果公示等功能模塊。（二）推廣應(yīng)用檔案管理軟件1.鼓勵各部門及所屬單位使用統(tǒng)一的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化操作。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案管理軟件的使用進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，確保檔案管理人員熟練掌握軟件操作技能。（三）加強(qiáng)電子檔案管理1.指導(dǎo)各部門及所屬單位做好電子