PAGE檔案轉(zhuǎn)定工作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案轉(zhuǎn)定工作的規(guī)范化管理，確保檔案的準(zhǔn)確、完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在檔案轉(zhuǎn)定過程中的相關(guān)工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案轉(zhuǎn)定工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，轉(zhuǎn)定過程中保證信息準(zhǔn)確無誤。3.完整安全原則：維護(hù)檔案的完整性，防止檔案缺失、損壞，確保檔案在轉(zhuǎn)定過程中的安全，防止信息泄露。4.高效利用原則：以提高檔案利用效率為目標(biāo)，優(yōu)化轉(zhuǎn)定流程，方便公司各部門及相關(guān)人員查閱和使用檔案。二、檔案轉(zhuǎn)定工作的職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案轉(zhuǎn)定工作制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.對(duì)公司各部門檔案轉(zhuǎn)定工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)工作，確保檔案質(zhì)量符合轉(zhuǎn)定要求。4.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將應(yīng)轉(zhuǎn)定的檔案進(jìn)行整理和移交。5.建立檔案轉(zhuǎn)定工作臺(tái)賬，記錄檔案轉(zhuǎn)定的全過程，包括檔案名稱、數(shù)量、轉(zhuǎn)定時(shí)間、接收部門等信息。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步審核等前期工作，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)將本部門應(yīng)轉(zhuǎn)定的檔案提交給檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案轉(zhuǎn)定過程中的各項(xiàng)工作，如提供必要的資料、協(xié)助核對(duì)檔案信息等。4.接收檔案管理部門轉(zhuǎn)定的本部門檔案，并妥善保管和使用。（三）相關(guān)人員職責(zé)1.檔案管理人員：負(fù)責(zé)檔案轉(zhuǎn)定工作的具體操作，包括檔案的整理、裝訂、編目、移交等工作，確保檔案轉(zhuǎn)定工作的質(zhì)量和效率。2.部門檔案員：協(xié)助本部門做好檔案的收集、整理和提交工作，與檔案管理部門保持密切溝通，及時(shí)反饋檔案轉(zhuǎn)定過程中的問題。三、檔案轉(zhuǎn)定的范圍和標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案轉(zhuǎn)定的范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等，包括但不限于合同協(xié)議、文件批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。2.按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定需要永久保存或定期保存的檔案。（二）檔案轉(zhuǎn)定的標(biāo)準(zhǔn)1.檔案內(nèi)容完整，應(yīng)包含文件的正文、附件、簽批意見等相關(guān)資料，確保能夠全面反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況。2.檔案格式規(guī)范，應(yīng)符合國家和公司規(guī)定的文件格式要求，如紙張大小、字體字號(hào)、排版格式等。3.檔案簽字蓋章齊全，重要文件應(yīng)具備相關(guān)人員的簽字、蓋章等審批手續(xù)，確保文件的有效性和合法性。4.檔案分類準(zhǔn)確，應(yīng)按照公司檔案分類方案進(jìn)行分類整理，便于查找和管理。5.檔案編號(hào)清晰，應(yīng)按照公司檔案編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，確保每份檔案都有唯一的標(biāo)識(shí)。四、檔案轉(zhuǎn)定的流程（一）檔案收集與整理1.各部門檔案員負(fù)責(zé)收集本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件資料，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、排序、裝訂等初步整理工作。2.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行核對(duì)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性，如有缺失或錯(cuò)誤應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正。（二）檔案審核1.各部門將初步整理好的檔案提交給檔案管理部門進(jìn)行審核。2.檔案管理部門按照檔案轉(zhuǎn)定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查檔案的內(nèi)容完整性、格式規(guī)范性、簽字蓋章情況、分類準(zhǔn)確性等。3.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門及時(shí)反饋給各部門，要求其進(jìn)行整改，直至檔案符合轉(zhuǎn)定要求。（三）檔案編目與裝訂1.審核通過的檔案由檔案管理人員進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。2.按照檔案裝訂要求，將檔案資料進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。（四）檔案移交1.檔案管理部門根據(jù)檔案的保管期限和類別，將編目裝訂好的檔案移交至相應(yīng)的檔案庫房進(jìn)行保管。2.檔案移交時(shí)，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，雙方簽字確認(rèn)。（五）檔案存儲(chǔ)與保管1.檔案庫房應(yīng)具備良好的保管條件，確保檔案的安全存儲(chǔ)，如防火、防潮、防蟲、防盜等。2.按照檔案分類方案和編號(hào)順序，對(duì)檔案進(jìn)行上架存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。五、檔案轉(zhuǎn)定的時(shí)間要求（一）定期轉(zhuǎn)定1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的應(yīng)轉(zhuǎn)定檔案整理好并提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)在收到各部門提交的檔案后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)完成審核、編目、裝訂等工作，并移交至檔案庫房。（二）即時(shí)轉(zhuǎn)定對(duì)于公司重大業(yè)務(wù)活動(dòng)或突發(fā)事件形成的具有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)在事件結(jié)束后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)進(jìn)行整理、審核、編目、裝訂，并移交至檔案庫房。六、檔案轉(zhuǎn)定工作的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對(duì)各部門檔案轉(zhuǎn)定工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集情況、整理質(zhì)量、提交時(shí)間等，確保各部門檔案轉(zhuǎn)定工作符合要求。2.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門檔案轉(zhuǎn)定工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告給檔案管理部門。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合其工作，按照要求提供檔案資料和工作情況匯報(bào)。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。七、檔案轉(zhuǎn)定工作的保密與安全（一）保密要求1.參與檔案轉(zhuǎn)定工作的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在檔案轉(zhuǎn)定過程中，如需查閱或使用檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案使用的安全性和保密性。（二）安全措施1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。2.在檔案轉(zhuǎn)定過程中，要注意保護(hù)檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。八、檔案轉(zhuǎn)定工作的培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.檔案管理部門定期組織檔案轉(zhuǎn)定工作培訓(xùn)，提高檔案管理人員和各部門檔案員的業(yè)務(wù)水平和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案轉(zhuǎn)定流程、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、檔案編目方法等方面的知識(shí)。（二）考核1.建立檔案轉(zhuǎn)定工作考核機(jī)制，對(duì)檔案管理人員和各部門檔案員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包