PAGE退休檔案進(jìn)館管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)退休檔案進(jìn)館管理，確保退休檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管、利用和歷史研究，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織退休人員檔案進(jìn)館的全過(guò)程管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、移交、保管和利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：退休檔案應(yīng)如實(shí)反映退休人員的工作經(jīng)歷、政治面貌、業(yè)務(wù)能力、獎(jiǎng)懲情況等真實(shí)信息。2.完整性原則：確保退休檔案材料齊全、完整，不遺漏重要信息和材料。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，材料填寫規(guī)范。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)退休檔案中的個(gè)人隱私和敏感信息予以保密。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案質(zhì)量和管理水平。二、檔案收集（一）收集范圍1.退休人員的履歷材料，包括個(gè)人基本情況登記表、工作經(jīng)歷證明等。2.自傳材料。3.鑒定、考核、考察材料，如年度考核表、晉升考核材料等。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料，包括學(xué)歷證書、職稱證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等。5.政審材料，如入黨、入團(tuán)政審材料等。6.黨團(tuán)材料，如入黨志愿書、入團(tuán)申請(qǐng)書等。7.獎(jiǎng)勵(lì)材料，包括各類獎(jiǎng)勵(lì)證書及審批表。8.處分材料，如處分決定及相關(guān)證明材料。9.工資、任免、出國(guó)（境）等材料，如工資變動(dòng)審批表、職務(wù)任免通知、出國(guó)（境）審批材料等。10.其他可供組織參考的材料，如健康體檢表、榮譽(yù)證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)退休人員檔案材料的收集工作，在退休人員辦理退休手續(xù)前，確保檔案材料齊全、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、有效，原始材料應(yīng)保持原貌，不得擅自涂改、偽造。3.對(duì)于復(fù)印件材料，應(yīng)注明出處，并加蓋提供材料部門的公章。4.收集的檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的類別和順序進(jìn)行整理，便于后續(xù)的整理和歸檔。（三）收集流程1.退休人員所在部門在退休人員辦理退休手續(xù)前，將整理好的檔案材料交至人力資源部門審核。2.人力資源部門對(duì)檔案材料進(jìn)行初審，檢查材料是否齊全、完整，填寫是否規(guī)范，內(nèi)容是否真實(shí)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)通知所在部門補(bǔ)充或更正。3.初審?fù)ㄟ^(guò)后，人力資源部門將檔案材料移交至檔案管理部門。4.檔案管理部門對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行再次審核，確認(rèn)無(wú)誤后辦理接收手續(xù)。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用，按照一定的分類方法和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理。（二）分類方法退休檔案采用年度類別分類法，即先按退休年度將檔案分為若干類別，再在每個(gè)類別下按檔案材料的內(nèi)容性質(zhì)分為不同的小類。具體分類如下：1.履歷類：包括個(gè)人基本情況登記表、工作經(jīng)歷證明等。2.自傳類：個(gè)人撰寫的自傳材料。3.考核類：鑒定、考核、考察材料。4.學(xué)歷類：學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料。5.政審類：政審材料。6.黨團(tuán)類：黨團(tuán)材料。7.獎(jiǎng)勵(lì)類：獎(jiǎng)勵(lì)材料。8.處分類：處分材料。9.工資任免類：工資、任免、出國(guó)（境）等材料。10.其他類：其他可供組織參考的材料。（三）編號(hào)規(guī)則為便于檔案的查找和管理，對(duì)每一份退休檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)格式為：退休年度+部門代碼+個(gè)人序號(hào)。例如：202301001，表示2023年退休的第1個(gè)部門的第1位退休人員檔案。（四）裝訂要求1.檔案材料應(yīng)使用A4規(guī)格的紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。2.對(duì)于大于A4規(guī)格的紙張，應(yīng)按A4規(guī)格折疊整齊；小于A4規(guī)格的紙張，應(yīng)粘貼在A4紙上。3.檔案材料應(yīng)去除金屬物，如訂書釘、回形針等。（五）整理流程1.檔案管理部門接收退休人員檔案材料后，按照分類方法和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類編號(hào)。2.對(duì)每一類檔案材料進(jìn)行排序，將同一類材料按照時(shí)間順序或重要程度依次排列。3.對(duì)排列好的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保裝訂質(zhì)量。4.在檔案首頁(yè)填寫檔案目錄，注明檔案材料的名稱、日期、頁(yè)碼等信息。5.將整理好的退休檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、退休人員姓名、退休年度等信息。四、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，對(duì)退休檔案的價(jià)值進(jìn)行科學(xué)評(píng)估。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案材料與退休人員工作經(jīng)歷、政治面貌、業(yè)務(wù)能力等方面的相關(guān)性。3.檔案材料對(duì)公司/組織歷史研究、人事管理等方面的參考價(jià)值。（三）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門相關(guān)人員及熟悉退休人員情況的人員組成。2.鑒定小組對(duì)退休檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定原則和內(nèi)容，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。3.對(duì)于保存價(jià)值較低的檔案材料，經(jīng)鑒定小組討論后，可以提出銷毀意見(jiàn)；對(duì)于具有重要保存價(jià)值的檔案材料，應(yīng)予以妥善保管。（四）鑒定流程1.檔案管理部門定期對(duì)已整理好的退休檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定。2.檔案管理部門將需要鑒定的退休檔案清單提交給鑒定小組。3.鑒定小組召開(kāi)鑒定會(huì)議，對(duì)每一份退休檔案進(jìn)行審查和討論，形成鑒定意見(jiàn)。4.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見(jiàn)，對(duì)退休檔案進(jìn)行相應(yīng)的處理，如銷毀或繼續(xù)保管。5.對(duì)鑒定過(guò)程中形成的鑒定意見(jiàn)、銷毀清單等材料進(jìn)行整理歸檔，作為檔案鑒定工作的記錄。五、檔案移交（一）移交范圍經(jīng)過(guò)整理和鑒定，確定具有保存價(jià)值的退休檔案應(yīng)及時(shí)移交至公司/組織檔案管理部門的綜合檔案室或當(dāng)?shù)貦n案館。（二）移交要求1.檔案移交應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和程序進(jìn)行，確保檔案移交工作的順利進(jìn)行。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.移交的檔案應(yīng)保持整理后的原貌，不得擅自更改或抽取檔案材料。（三）移交流程1.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定結(jié)果及檔案保管期限，確定需要移交的退休檔案清單。2.檔案管理部門與接收單位（綜合檔案室或當(dāng)?shù)貦n案館）聯(lián)系，確定移交時(shí)間和方式。3.在移交前，檔案管理部門對(duì)需要移交的退休檔案進(jìn)行再次核對(duì)，確保檔案材料齊全、完整。4.按照約定的時(shí)間和方式，將退休檔案移交至接收單位，并辦理檔案移交手續(xù)。接收單位應(yīng)出具檔案接收證明。5.檔案管理部門將檔案移交清單及接收證明等材料整理歸檔，作為檔案移交工作的記錄。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門獨(dú)立的檔案庫(kù)房，用于存放退休檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.退休檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)順序排列上架存放；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和利用。2.對(duì)于重要的退休檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，確保檔案的安全。（三）保管期限退休檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和檔案的實(shí)際價(jià)值確定。一般情況下，退休檔案應(yīng)永久保存。對(duì)于一些具有特定歷史時(shí)期特點(diǎn)或涉及重要事件的退休檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）保管責(zé)任1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)退休檔案的保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。2.保管人員應(yīng)定期對(duì)退休檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施加以解決。3.對(duì)于檔案庫(kù)房的安全設(shè)施，保管人員應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)施的正常運(yùn)行。（五）保管流程1.檔案入庫(kù)時(shí)，保管人員應(yīng)按照檔案編號(hào)順序?qū)n案上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中記錄檔案的存放位置。2.定期對(duì)退休檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、編號(hào)等信息，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)檔案庫(kù)房的溫濕度、安全設(shè)施等進(jìn)行監(jiān)測(cè)和維護(hù)，做好記錄。4.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際情況，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和處理，確保檔案保管工作有序進(jìn)行。七、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保檔案利用工作的合法性。2.服務(wù)為本原則，以滿足公司/組織各項(xiàng)工作需要和退休人員合理利用需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則，在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱退休檔案的，如人事管理、歷史研究、組織決策等。2.退休人員本人或其直系親屬因特殊原因需要查閱退休檔案的。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦理案件需要查閱退休檔案的。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱退休檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.退休人員本人查閱退休檔案，需攜帶有效身份證件，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門審核后，方可查閱。3.退休人員直系親屬查閱退休檔案，除攜帶有效身份證件外，還需提供與退休人員的關(guān)系證明，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門審核及退休人員本人同意后，方可查閱。4.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等查閱退休檔案，需出具單位介紹信及相關(guān)證明材料，經(jīng)檔案管理部門審核后，按照規(guī)定的程序查閱。（四）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。復(fù)印的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明出處。3.對(duì)于涉及個(gè)人隱私和敏感信息的檔案材料，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍，并按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（五）利用登記1.檔案