PAGE社會育人檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)社會育人檔案的管理，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的真實(shí)、完整、安全，有效地發(fā)揮檔案在社會育人中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在社會育人工作中形成的各類檔案，包括但不限于學(xué)生社會實(shí)踐活動檔案、志愿者服務(wù)檔案、校企合作育人檔案、社會捐贈育人檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社會育人工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理社會育人工作中形成的各種文件、資料、記錄等，確保檔案的完整性。3.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.保密性原則：對于涉及個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。5.便利性原則：檔案的管理應(yīng)便于查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社會育人檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好社會育人檔案的收集、整理、保管等工作。3.集中統(tǒng)一管理社會育人檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量。5.開展檔案的開發(fā)利用工作，為社會育人工作提供參考依據(jù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在社會育人工作中形成檔案的收集、整理、移交等工作，并確保檔案的真實(shí)、完整。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門的檔案移交至檔案管理部門。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.為檔案的查閱、利用提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，做好借閱登記。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)生社會實(shí)踐活動相關(guān)檔案，包括實(shí)踐計(jì)劃、實(shí)踐報告、實(shí)踐照片、實(shí)踐單位反饋等。2.志愿者服務(wù)檔案，包括志愿者招募信息、服務(wù)記錄、服務(wù)總結(jié)、受助對象反饋等。3.校企合作育人檔案，包括合作協(xié)議、課程共建資料、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)記錄、企業(yè)評價等。4.社會捐贈育人檔案，包括捐贈協(xié)議、捐贈資金使用記錄、捐贈物資發(fā)放記錄、受助學(xué)生反饋等。5.其他與社會育人工作相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在社會育人工作結(jié)束后及時收集相關(guān)檔案，確保檔案的時效性。2.檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、類別、來源等進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。4.對檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值等因素，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要是具有重要?dú)v史意義、對社會育人工作有重大影響的檔案。3.長期保管的檔案保管期限一般為10年至50年，主要是反映社會育人工作主要過程和基本情況的檔案。4.短期保管的檔案保管期限一般為1年至10年，主要是在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案。（三）保管措施1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限分別存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的質(zhì)量。4.做好檔案庫房的安全管理工作，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為公司/組織內(nèi)部的社會育人工作決策、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)工作等提供參考依據(jù)。2.為學(xué)生的綜合素質(zhì)評價、升學(xué)、就業(yè)等提供證明材料。3.為社會各界了解公司/組織的社會育人工作情況提供信息。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理人員可提供檔案的復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用目的、利用時間、檔案名稱及編號、歸還時間等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)報公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，由檔案管理部門派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息，確保銷毀工作的準(zhǔn)確性。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的社會育人檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案信息，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等情況發(fā)生。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司/組織的內(nèi)部審計(jì)部門或相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)對社會育人檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合本制度的要求。2.檔案管理人員的職責(zé)履行情況。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。（四）問題整改對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改