PAGE公司檔案制度編碼規(guī)則一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，提高檔案管理效率和質(zhì)量，便于檔案的檢索、利用和統(tǒng)計，特制定本編碼規(guī)則。（二）適用范圍本編碼規(guī)則適用于公司各部門形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.唯一性原則：每個檔案編號在全公司范圍內(nèi)是唯一的，避免重復(fù)和混淆。2.系統(tǒng)性原則：編碼應(yīng)體現(xiàn)檔案的分類體系和層次結(jié)構(gòu)，便于檔案的組織和管理。3.穩(wěn)定性原則：編碼一旦確定，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不宜頻繁更改。4.實用性原則：編碼應(yīng)簡潔明了，易于記憶和操作，方便檔案的檢索和利用。二、編碼結(jié)構(gòu)公司檔案編碼采用層次碼結(jié)構(gòu)，由全宗號、類別號、項目號、年度號、保管期限號、流水號等部分組成，各部分之間用“”分隔。具體結(jié)構(gòu)如下：（一）全宗號全宗號是公司檔案管理部門為區(qū)分不同全宗而賦予的代碼。全宗號采用[X]位數(shù)字編碼，由公司檔案管理部門統(tǒng)一編制和管理。全宗號的編制應(yīng)遵循唯一性原則，確保每個全宗都有唯一的標(biāo)識。（二）類別號類別號是根據(jù)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類后賦予的代碼。類別號采用[X]位數(shù)字編碼，具體分類如下：1.文書檔案：[具體類別號1]2.科技檔案：[具體類別號2]3.人事檔案：[具體類別號3]4.財務(wù)檔案：[具體類別號4]5.業(yè)務(wù)檔案：[具體類別號5]6.其他檔案：[具體類別號6]（三）項目號項目號是為了區(qū)分不同項目形成的檔案而賦予的代碼。項目號采用[X]位數(shù)字編碼，由項目負(fù)責(zé)人或項目管理部門在項目啟動時編制，并報公司檔案管理部門備案。項目號應(yīng)與公司的項目管理體系相銜接，確保項目檔案的準(zhǔn)確歸類和管理。（四）年度號年度號是根據(jù)檔案形成的年度賦予的代碼。年度號采用公元紀(jì)年，用[X]位數(shù)字表示，如“20XX”。（五）保管期限號保管期限號是根據(jù)檔案的保管期限要求賦予的代碼。保管期限號采用[X]位數(shù)字編碼，具體如下：1.永久：[具體保管期限號1]2.長期：[具體保管期限號2]3.短期：[具體保管期限號3]（六）流水號流水號是為了區(qū)分同一類別、同一項目、同一年度、同一保管期限內(nèi)的不同檔案而賦予的順序號。流水號采用[X]位數(shù)字編碼，從“0001”開始依次遞增。三、編碼規(guī)則（一）全宗號編碼規(guī)則全宗號由公司檔案管理部門根據(jù)公司的組織架構(gòu)和檔案管理需求進(jìn)行編制。全宗號應(yīng)具有唯一性，避免重復(fù)。全宗號的編制應(yīng)遵循以下原則：1.按照公司的組織架構(gòu)進(jìn)行編制：全宗號應(yīng)與公司的部門設(shè)置相對應(yīng)，每個部門對應(yīng)一個全宗號。2.采用數(shù)字編碼：全宗號采用[X]位數(shù)字編碼，編碼范圍為[具體編碼范圍]。3.保持穩(wěn)定性：全宗號一旦確定，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不宜頻繁更改。（二）類別號編碼規(guī)則類別號應(yīng)根據(jù)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制。類別號的編制應(yīng)遵循以下原則：1.按照檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制：類別號應(yīng)與檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)相對應(yīng)，每個類別對應(yīng)一個類別號。2.采用數(shù)字編碼：類別號采用[X]位數(shù)字編碼，編碼范圍為[具體編碼范圍]。3.保持穩(wěn)定性：類別號一旦確定，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不宜頻繁更改。（三）項目號編碼規(guī)則項目號由項目負(fù)責(zé)人或項目管理部門在項目啟動時編制，并報公司檔案管理部門備案。項目號的編制應(yīng)遵循以下原則：1.與公司的項目管理體系相銜接：項目號應(yīng)與公司的項目管理體系相銜接，確保項目檔案的準(zhǔn)確歸類和管理。2.采用數(shù)字編碼：項目號采用[X]位數(shù)字編碼，編碼范圍為[具體編碼范圍]。3.保持穩(wěn)定性：項目號一旦確定，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不宜頻繁更改。（四）年度號編碼規(guī)則年度號應(yīng)根據(jù)檔案形成的年度進(jìn)行編制。年度號的編制應(yīng)遵循以下原則：1.采用公元紀(jì)年：年度號采用公元紀(jì)年，用[X]位數(shù)字表示，如“20XX”。2.保持穩(wěn)定性：年度號一旦確定，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不宜頻繁更改。（五）保管期限號編碼規(guī)則保管期限號應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限要求進(jìn)行編制。保管期限號的編制應(yīng)遵循以下原則：1.按照檔案的保管期限要求進(jìn)行編制：保管期限號應(yīng)與檔案的保管期限要求相對應(yīng)，每個保管期限對應(yīng)一個保管期限號。2.采用數(shù)字編碼：保管期限號采用[X]位數(shù)字編碼，編碼范圍為[具體編碼范圍]。3.保持穩(wěn)定性：保管期限號一旦確定，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不宜頻繁更改。（六）流水號編碼規(guī)則流水號應(yīng)根據(jù)同一類別、同一項目、同一年度、同一保管期限內(nèi)的檔案順序進(jìn)行編制。流水號的編制應(yīng)遵循以下原則：1.從“0001”開始依次遞增：流水號從“0001”開始依次遞增，確保每個檔案都有唯一的流水號。2.采用數(shù)字編碼：流水號采用[X]位數(shù)字編碼，編碼范圍為[具體編碼范圍]。3.保持連續(xù)性：流水號應(yīng)保持連續(xù)性，不得出現(xiàn)跳號、重號等情況。四、編碼示例（一）文書檔案編碼示例[全宗號][類別號1][項目號][年度號][保管期限號][流水號]例如：01010012023010001（二）科技檔案編碼示例[全宗號][類別號2][項目號][年度號][保管期限號][流水號]例如：01020022023020001（三）人事檔案編碼示例[全宗號][類別號3][項目號][年度號][保管期限號][流水號]例如：01030032023030001（四）財務(wù)檔案編碼示例[全宗號][類別號4][項目號][年度號][保管期限號][流水號]例如：01040042023040001（五）業(yè)務(wù)檔案編碼示例[全宗號][類別號5][項目號][年度號][保管期限號][流水號]例如：01050052023050001（六）其他檔案編碼示例[全宗號][類別號6][項目號][年度號][保管期限號][流水號]例如：01060062023060001五、編碼管理（一）編碼的編制1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)制定檔案編碼規(guī)則，并組織實施。2.各部門應(yīng)按照檔案編碼規(guī)則對本部門形成的檔案進(jìn)行編號，并將編號信息及時報送公司檔案管理部門備案。3.項目負(fù)責(zé)人或項目管理部門應(yīng)在項目啟動時對項目檔案進(jìn)行編號，并將編號信息及時報送公司檔案管理部門備案。（二）編碼的審核1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門報送的檔案編號進(jìn)行審核，確保編號符合檔案編碼規(guī)則的要求。2.審核內(nèi)容包括編號的完整性、準(zhǔn)確性、唯一性等。3.對于審核不通過的編號，公司檔案管理部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門進(jìn)行修改，并重新報送審核。（三）編碼的變更1.檔案編碼一經(jīng)確定，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不宜頻繁更改。2.如因特殊原因需要變更檔案編碼，應(yīng)填寫《檔案編碼變更申請表》，說明變更原因、變更內(nèi)容等，并報公司檔案管理部門審批。3.公司檔案管理部門審批通過后，應(yīng)及時通知相關(guān)部門按照新的編碼規(guī)則對檔案進(jìn)行重新編號，并將編號信息及時報送公司檔案管理部門備案。（四）編碼的使用1.各部門應(yīng)在檔案整理、歸檔、檢索、利用等過程中嚴(yán)格按照檔案編碼規(guī)則使用檔案編號，確保檔案編號的準(zhǔn)確性和一致性。2.檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案編碼規(guī)則，掌握檔案編號的編