PAGE勞動爭議檔案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司勞動爭議檔案管理工作，確保勞動爭議檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護公司和員工的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與員工之間發(fā)生的各類勞動爭議案件檔案的管理，包括但不限于勞動合同糾紛、工資福利爭議、社會保險爭議、解除或終止勞動合同爭議等。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家勞動法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：如實記錄勞動爭議案件的全過程，保證檔案資料的真實性和完整性。3.保密安全原則：對涉及公司商業(yè)秘密、員工個人隱私的檔案信息予以嚴(yán)格保密，確保檔案安全。4.便于利用原則：科學(xué)分類、規(guī)范整理檔案，提高檔案檢索和利用效率，為公司處理勞動爭議提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)勞動爭議案件的受理、調(diào)查、處理及相關(guān)資料的收集、整理和歸檔工作。2.制定勞動爭議檔案管理工作計劃和流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和要求。3.定期對勞動爭議檔案進行檢查和清理，確保檔案質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部相關(guān)部門提供勞動爭議檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。5.配合公司其他部門及外部機構(gòu)對勞動爭議檔案的查詢和調(diào)查工作。（二）法務(wù)部門1.為勞動爭議案件的處理提供法律支持和指導(dǎo)，參與案件的分析和論證。2.審核勞動爭議案件處理過程中的相關(guān)法律文書和文件，確保其合法性和有效性。3.協(xié)助人力資源部門處理重大、復(fù)雜的勞動爭議案件，參與訴訟、仲裁等法律程序。4.對勞動爭議檔案中的法律問題進行研究和總結(jié)，為公司完善勞動法律風(fēng)險防控機制提供建議。（三）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)勞動爭議檔案的集中統(tǒng)一保管，建立健全檔案保管制度，確保檔案安全。2.按照檔案管理的規(guī)范要求，對勞動爭議檔案進行分類、編號、裝訂、上架等整理工作。3.運用信息化手段，建立勞動爭議檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查詢，提高檔案管理效率。4.對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理水平和服務(wù)意識。（四）其他相關(guān)部門1.在勞動爭議案件處理過程中，配合人力資源部門提供相關(guān)證據(jù)和資料。2.根據(jù)工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后查閱、借閱勞動爭議檔案，并嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.勞動爭議案件的相關(guān)文件，包括勞動合同、員工手冊、規(guī)章制度、培訓(xùn)記錄、考勤記錄、工資單、績效考核表等。2.勞動爭議案件處理過程中形成的各類文書，如申請書、答辯書、證據(jù)清單、調(diào)解協(xié)議、仲裁裁決書、法院判決書等。3.與勞動爭議案件相關(guān)的溝通記錄，包括電子郵件、會議紀(jì)要、電話記錄、面談記錄等。4.其他與勞動爭議案件有關(guān)的資料，如證人證言、鑒定報告、評估報告等。（二）收集要求1.人力資源部門在勞動爭議案件發(fā)生后，應(yīng)及時收集相關(guān)資料，確保資料的真實性和完整性。2.收集的資料應(yīng)注明來源、日期、提供者等信息，并由提供者簽字確認(rèn)。3.對于電子文件，應(yīng)進行備份，并確保其可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.按照勞動爭議案件的類別和時間順序，對收集到的資料進行分類整理。2.每份文件應(yīng)進行編號，并編制文件目錄，注明文件名稱、編號、日期及所在頁碼等信息。3.對于紙張大小不一致、破損或褪色的文件，應(yīng)進行統(tǒng)一處理，如裁剪、修補、復(fù)印等，確保文件的整齊和清晰。4.電子文件應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的文件夾中，同時建立電子文件索引，方便查詢和利用。四、檔案分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.勞動合同糾紛類：包括勞動合同的簽訂、履行、變更、解除、終止等方面引發(fā)的爭議。2.工資福利爭議類：涉及工資支付、加班工資、福利待遇、獎金分配等問題的爭議。3.社會保險爭議類：有關(guān)社會保險的繳納、待遇享受、轉(zhuǎn)移接續(xù)等爭議。4.工作時間與休息休假爭議類：如工作時間安排、加班規(guī)定、帶薪年假、病假等方面的爭議。5.勞動保護與職業(yè)危害防護爭議類：關(guān)于勞動安全衛(wèi)生條件、勞動防護用品配備、職業(yè)危害防護措施等爭議。6.其他勞動爭議類：不屬于上述類別，但與勞動權(quán)益相關(guān)的其他爭議。（二）編號規(guī)則1.勞動爭議檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式。2.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)上述分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用兩位字母表示各類別，如“LD”表示勞動合同糾紛類，“GZ”表示工資福利爭議類等。4.流水號：按照檔案形成順序依次編排，用四位數(shù)字表示，如“0001”。5.例如，2023年發(fā)生的第一起勞動合同糾紛案件檔案編號為“2023LD0001”。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的勞動爭議檔案應(yīng)及時歸檔，確保檔案資料的連續(xù)性和完整性。2.歸檔時，應(yīng)將每份文件按照編號順序排列，裝入檔案盒或文件夾中，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明檔案編號、類別名稱、年度等信息。3.同時，應(yīng)編制檔案目錄清單，一式兩份，一份隨檔案存放，一份單獨成冊，便于查閱。（二）保管期限1.勞動爭議檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)及公司實際情況確定。2.一般情況下，涉及勞動爭議仲裁或訴訟的檔案保管期限為自案件終結(jié)之日起[X]年；未涉及仲裁或訴訟的一般性勞動爭議檔案保管期限為自案件處理完畢之日起[X]年。3.對于具有重要參考價值或涉及公司核心利益的勞動爭議檔案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可適當(dāng)延長保管期限。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜范圍內(nèi)。3.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，分別存放于不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱勞動爭議檔案時，應(yīng)填寫《勞動爭議檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司高層管理人員、重要商業(yè)秘密或敏感信息的勞動爭議檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.法務(wù)部門因處理法律事務(wù)需要查閱勞動爭議檔案時，可直接查閱，但應(yīng)做好查閱記錄。（二）查閱程序1.檔案管理部門收到查閱申請表后，應(yīng)根據(jù)查閱權(quán)限進行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并安排專人陪同查閱。2.查閱人員應(yīng)在指定的查閱地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，應(yīng)愛護檔案資料，不得涂改、損壞、抽取、調(diào)換檔案材料。3.如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印或摘錄的檔案資料應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱勞動爭議檔案時，應(yīng)填寫《勞動爭議檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.涉及公司高層管理人員、重要商業(yè)秘密或敏感信息的勞動爭議檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.外部機構(gòu)或個人因工作需要查閱或借閱勞動爭議檔案時，則應(yīng)提交正式的查閱或借閱申請函，說明查閱或借閱的目的、范圍、用途等，并經(jīng)公司法務(wù)部門審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可按照規(guī)定程序進行查閱或借閱。（四）借閱程序1.檔案管理部門收到借閱申請表后，應(yīng)根據(jù)借閱權(quán)限進行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍或用于其他非工作目的。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的完整性和完好性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對勞動爭議檔案中的機密信息予以保密。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得向任何單位或個人泄露檔案內(nèi)容。2.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定，不得在非保密場所談?wù)摍n案內(nèi)容。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、員工個人隱私的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，確保信息安全。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時報告并處理。3.在檔案整理、歸檔、查閱、借閱等過程中，應(yīng)注意防火、防潮、防蟲、防鼠等，確保檔案資料的安全。4.對于電子檔案，應(yīng)采取有效的安全防護措施，如安裝殺毒軟件、防火墻等，防止電子檔案被病毒感染、黑客攻擊或數(shù)據(jù)丟失。八、檔案統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.勞動爭議案件的數(shù)量、類別、分布情況等。2.勞動爭議案件的處理結(jié)果，如勝訴、敗訴、調(diào)解結(jié)案等情況。3.勞動爭議案件涉及的主要問題和爭議焦點。4.勞動爭議案件處理的時間周期、成本等情況。（二）統(tǒng)計方法1.檔案管理部門應(yīng)定期對勞動爭議檔案進行統(tǒng)計分析，建立勞動爭議檔案統(tǒng)計臺賬，記錄相關(guān)數(shù)據(jù)信息。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，統(tǒng)計分析應(yīng)客觀、深入、全面，為公司勞動爭議管理工作提供決策依據(jù)。3.可運用數(shù)據(jù)分析工具和方法，對勞動爭議案件的趨勢、規(guī)律等進行分析，找出問題的根源，提出改進措施和建議。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.勞動爭議檔案保管期限屆滿，且無繼續(xù)保存價值的，可予以銷毀。2.因不可抗力因素導(dǎo)致檔案損壞、丟失，無法修復(fù)或恢復(fù)的，經(jīng)公司批準(zhǔn)后，可進行銷毀。3.涉及公司商業(yè)秘密、員工個人隱私的檔案，在保密期限屆滿后，經(jīng)公司批準(zhǔn)，可按照規(guī)定程序進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期限屆滿或符合銷毀條件的勞動爭議檔案進行清理，編制《勞動爭議檔案銷毀清單》，注明檔案編號、類別名稱、年度、保管期限等信息。2.《勞動爭議檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的《勞動爭議檔案銷毀清單》一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交檔案銷毀執(zhí)行部門。4.檔案銷毀執(zhí)行部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的《勞動爭議檔案銷毀清單》進行銷毀，