PAGE保管學(xué)校檔案資料制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案資料的科學(xué)管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案資料在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級(jí)、各班級(jí)以及全體教職員工和學(xué)生在工作、學(xué)習(xí)和生活中形成的各類檔案資料的保管。（三）檔案資料定義學(xué)校檔案資料是指學(xué)校在教育教學(xué)、行政管理、黨群工作、后勤保障等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門歸口負(fù)責(zé)，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理學(xué)校在各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案資料的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：檔案資料的管理應(yīng)便于查找、借閱和使用，提高檔案資料的利用效率。二、檔案資料分類與編號(hào)（一）分類1.黨群工作類：包括學(xué)校黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、紀(jì)檢監(jiān)察等方面的檔案資料。2.行政管理類：涵蓋學(xué)校行政事務(wù)管理、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理等檔案資料。3.教學(xué)管理類：包含教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)、教材管理、教學(xué)改革、學(xué)生成績(jī)管理、教學(xué)實(shí)踐等檔案資料。4.學(xué)生管理類：涉及學(xué)生招生、學(xué)籍管理、學(xué)生獎(jiǎng)懲、學(xué)生資助、學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)等檔案資料。5.科研管理類：包括科研項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、研究過(guò)程、成果鑒定與推廣等檔案資料。6.基本建設(shè)類：如學(xué)?；窘ㄔO(shè)規(guī)劃、項(xiàng)目審批、工程招投標(biāo)、工程建設(shè)過(guò)程、竣工驗(yàn)收等檔案資料。7.儀器設(shè)備類：有關(guān)儀器設(shè)備購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等檔案資料。8.會(huì)計(jì)檔案類：按照國(guó)家會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，對(duì)學(xué)校財(cái)務(wù)收支、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等檔案資料進(jìn)行分類保管。9.聲像檔案類：包括學(xué)校各類活動(dòng)的照片、錄像、錄音等聲像資料。10.實(shí)物檔案類：如學(xué)校獲得的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書(shū)等實(shí)物檔案。（二）編號(hào)1.檔案資料編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”四級(jí)編號(hào)方式。2.全宗號(hào)：按照學(xué)校檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)定編制，代表學(xué)校檔案全宗。3.目錄號(hào)：根據(jù)檔案資料的分類，為每一類檔案編制目錄號(hào)，便于查找和管理。4.案卷號(hào)：在每一類檔案中，按照形成時(shí)間或保管期限等原則，對(duì)案卷進(jìn)行編號(hào)。5.件號(hào)：在每一案卷內(nèi)，對(duì)每份文件或資料進(jìn)行編號(hào)。三、檔案資料收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校各部門、各年級(jí)、各班級(jí)在工作、學(xué)習(xí)和活動(dòng)中形成的各類文件、資料、報(bào)表、記錄等。2.學(xué)校教職員工在教學(xué)、科研、管理等工作中產(chǎn)生的教案、講稿、科研成果、工作總結(jié)等。3.學(xué)校學(xué)生的學(xué)籍檔案、成績(jī)單、畢業(yè)論文、實(shí)習(xí)報(bào)告、獲獎(jiǎng)證書(shū)等。4.學(xué)校舉辦各類活動(dòng)形成的照片、錄像、錄音、紀(jì)念品等。5.學(xué)校與外部單位往來(lái)的文件、合同、協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門、各年級(jí)、各班級(jí)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類整理：按照檔案資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。3.編目編號(hào)：按照編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案資料進(jìn)行編目編號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等。4.編制檢索工具：為了便于查找和利用檔案資料，應(yīng)編制檔案目錄、索引等檢索工具。四、檔案資料保管（一）保管場(chǎng)所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案資料應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列有序，便于查找。2.電子檔案資料應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.聲像檔案資料應(yīng)按照類別和時(shí)間順序整理，存儲(chǔ)在合適的介質(zhì)上，并注明相關(guān)信息。4.實(shí)物檔案應(yīng)妥善保管，陳列或存放于專門的場(chǎng)所。（三）保管期限1.學(xué)校檔案資料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案資料主要包括學(xué)校重要的歷史文件、規(guī)章制度、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案資料一般為16年至50年，如教學(xué)檔案、科研檔案、學(xué)生檔案等。4.短期保管的檔案資料為5年以下，如一般性的文件、資料等。（四）檔案資料的清點(diǎn)與核對(duì)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案資料的數(shù)量準(zhǔn)確、完整。2.每年應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行一次全面核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案資料借閱與利用（一）借閱范圍1.學(xué)校教職員工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可以借閱相關(guān)檔案資料。2.學(xué)生因?qū)W習(xí)需要，可以在規(guī)定范圍內(nèi)借閱學(xué)籍檔案、成績(jī)單等相關(guān)資料。3.校外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案資料，須經(jīng)學(xué)校檔案管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱內(nèi)容、用途、借閱時(shí)間等。2.經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，借閱人方可借閱檔案資料。3.借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為利用者提供檔案資料的查閱、復(fù)印、摘錄等服務(wù)。2.對(duì)于重要檔案資料的利用，應(yīng)實(shí)行登記制度，記錄利用者的姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的等信息。（四）保密規(guī)定1.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案資料嚴(yán)格保密，不得泄露、篡改或擅自轉(zhuǎn)借他人。2.對(duì)于涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案資料，利用者應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定使用，不得向無(wú)關(guān)人員透露。六、檔案資料鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案資料的鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重處理的原則。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案資料的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）鑒定組織1.學(xué)校成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案資料進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)逐卷逐件地對(duì)檔案資料進(jìn)行審查，分析其保存價(jià)值。2.對(duì)于重要檔案資料，應(yīng)征求相關(guān)部門和人員的意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)填寫銷毀申請(qǐng)表，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案資料信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立學(xué)校檔案資料信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過(guò)信息化手段，提高檔案資料的管理效率和利用水平，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供更好的服務(wù)。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案資料的數(shù)字化錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案資料信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）安全管理1.加強(qiáng)檔案資料信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全可靠。八、檔案資料管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)校檔案資料管理工作的全面領(lǐng)導(dǎo)，制定檔案資料管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度。2.組織檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作，定期檢查檔案資料管理工作的開(kāi)展情況。3.協(xié)調(diào)解決檔案資料管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，保障檔案資料管理工作的順利進(jìn)行。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案資料管理的各項(xiàng)職責(zé)，做好檔案資料的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作。2.負(fù)責(zé)檔案資料的保管和維護(hù)，確保檔案資料的安全和完整。3.為檔案資料的利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，做好借閱登記、查閱復(fù)印等工作。4.參與檔案資料的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行操作。5.負(fù)責(zé)檔案資料信息化管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類工作，定期將整理好的檔案資料移交學(xué)校檔案管理部門。2