PAGE機(jī)關(guān)消防檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)消防檔案管理，有效預(yù)防和減少火災(zāi)事故，保障機(jī)關(guān)人員生命財(cái)產(chǎn)安全，依據(jù)《中華人民共和國消防法》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的消防檔案管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)消防法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面真實(shí)原則：全面收集、整理與消防工作相關(guān)的各類文件、資料，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.科學(xué)分類原則：按照消防工作的特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：確保消防檔案的安全，防止檔案信息泄露，對(duì)涉及國家機(jī)密和敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。二、消防檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善機(jī)關(guān)消防檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)消防檔案，對(duì)各部門及所屬單位的消防檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。3.負(fù)責(zé)消防檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和銷毀等工作。4.定期對(duì)消防檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。（二）各部門及所屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位消防檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)消防檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好消防檔案的查閱、利用等工作，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息。（三）消防安全責(zé)任人職責(zé)1.為本機(jī)關(guān)消防檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督消防檔案管理工作。2.確保消防檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備等資源的配備。3.定期檢查消防檔案管理工作情況，對(duì)存在的問題及時(shí)提出整改意見。三、消防檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.消防法規(guī)文件類：包括國家和地方有關(guān)消防的法律法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件等。2.消防安全管理制度類：本機(jī)關(guān)制定的消防安全責(zé)任制、消防安全操作規(guī)程、消防設(shè)施維護(hù)管理制度等。3.消防工作記錄類：消防檢查記錄、火災(zāi)隱患排查記錄、消防設(shè)施巡查記錄、消防演練記錄等。4.消防設(shè)施檔案類：消防設(shè)施設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測(cè)報(bào)告等。5.火災(zāi)事故檔案類：火災(zāi)事故報(bào)告、調(diào)查處理文件、損失統(tǒng)計(jì)等。6.其他消防檔案類：與消防工作相關(guān)的其他文件、資料，如消防宣傳資料、培訓(xùn)教材等。（二）編號(hào)1.采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的編號(hào)方式。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用兩位字母表示，如“XFGF”表示消防法規(guī)文件類，“XAGL”表示消防安全管理制度類等。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。5.例如，一份2023年的消防安全管理制度文件，編號(hào)為“2023XAGL0001”。四、消防檔案的收集與整理（一）收集范圍1.機(jī)關(guān)內(nèi)部形成的與消防工作相關(guān)的各類文件、資料。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的涉及消防工作的文件、通知等。3.消防設(shè)施設(shè)備采購、安裝、維護(hù)保養(yǎng)過程中產(chǎn)生的文件、記錄。4.消防檢查、火災(zāi)隱患排查、消防演練等活動(dòng)形成的記錄。5.火災(zāi)事故發(fā)生后，相關(guān)部門提交的報(bào)告、調(diào)查處理文件等。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)及時(shí)將本部門形成的消防檔案資料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案管理部門。2.對(duì)于上級(jí)主管部門下發(fā)的文件，應(yīng)及時(shí)簽收、登記，并按照要求進(jìn)行傳達(dá)和落實(shí)，相關(guān)文件資料一并移交檔案管理部門。3.消防設(shè)施設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄等文件，由采購部門和使用部門負(fù)責(zé)收集，在項(xiàng)目完成后及時(shí)移交檔案管理部門。4.消防檢查、火災(zāi)隱患排查、消防演練等活動(dòng)記錄，由組織實(shí)施部門負(fù)責(zé)收集整理，于活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)移交檔案管理部門。5.火災(zāi)事故發(fā)生后，事故責(zé)任部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將火災(zāi)事故報(bào)告、調(diào)查處理文件等資料報(bào)送檔案管理部門。（三）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源等信息。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固。4.對(duì)于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性和可讀性。五、消防檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.檔案管理部門對(duì)整理好的消防檔案資料進(jìn)行審核，審核無誤后進(jìn)行歸檔。2.歸檔應(yīng)按照年度、類別順序進(jìn)行排列，同一類別檔案按照編號(hào)順序排列。3.建立檔案索引，便于快速查找和利用檔案。（二）保管1.設(shè)立專門的消防檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房。六、消防檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.機(jī)關(guān)內(nèi)部人員因工作需要查閱消防檔案的，應(yīng)填寫《消防檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱消防檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《消防檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)機(jī)關(guān)消防安全責(zé)任人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.涉及國家機(jī)密和敏感信息的消防檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《消防檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找相應(yīng)檔案，并在查閱登記本上記錄查閱人員姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱等信息。4.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對(duì)無誤后，在查閱登記本上注明歸還時(shí)間。（三）利用規(guī)定1.消防檔案僅供機(jī)關(guān)內(nèi)部人員因工作需要查閱和利用，不得用于其他目的。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需將消防檔案資料用于對(duì)外宣傳、交流等活動(dòng)，應(yīng)經(jīng)機(jī)關(guān)消防安全責(zé)任人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行審核和處理。七、消防檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的消防檔案。2.因機(jī)構(gòu)改革、單位撤銷等原因不再使用的消防檔案。3.經(jīng)鑒定確屬重復(fù)、無效或錯(cuò)誤的消防檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)消防檔案進(jìn)行清查，提出銷毀意見，填寫《消防檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《消防檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)機(jī)關(guān)消防安全責(zé)任人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀方式等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.銷毀工作結(jié)束后，將銷毀記錄歸檔保存。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)各部門及所屬單位的消防檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等情況。2.機(jī)關(guān)消防安全責(zé)任人不定期對(duì)消防檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.對(duì)違反消防檔案管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二