PAGE實(shí)物檔案怎樣管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司實(shí)物檔案的管理，確保實(shí)物檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮實(shí)物檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各類實(shí)物檔案的管理。（三）定義實(shí)物檔案是指公司在各項(xiàng)工作中形成的，具有保存價(jià)值的，以物質(zhì)實(shí)體形式存在的各種載體的檔案，包括但不限于獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、印章、票據(jù)、字畫、紀(jì)念品等。（四）管理原則實(shí)物檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)、分類整理、安全保密的原則。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善實(shí)物檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門實(shí)物檔案的管理工作。4.定期對實(shí)物檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保實(shí)物檔案的安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門實(shí)物檔案的收集、整理和移交工作。2.明確專人負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的管理，確保實(shí)物檔案的安全和完整。3.配合檔案管理部門做好實(shí)物檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。三、實(shí)物檔案的收集（一）收集范圍1.公司獲得的各類獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、榮譽(yù)稱號等。2.公司使用的各類印章，包括公章、合同章、財(cái)務(wù)章等。3.公司重要會(huì)議、活動(dòng)形成的具有紀(jì)念意義的物品，如會(huì)議紀(jì)念品、活動(dòng)標(biāo)識等。4.公司與外部單位交流合作中獲得的具有保存價(jià)值的禮品、紀(jì)念品等。5.公司歷史沿革中形成的具有代表性的實(shí)物，如公司成立初期的營業(yè)執(zhí)照、開業(yè)慶典照片等。6.其他具有保存價(jià)值的實(shí)物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在實(shí)物形成后及時(shí)收集，并移交檔案管理部門。2.收集的實(shí)物應(yīng)保持完整、清潔，如有損壞或缺失，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)充。3.對于重要實(shí)物，應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的文字說明、照片、證書等資料，確保實(shí)物檔案的完整性。（三）收集程序1.實(shí)物形成部門填寫《實(shí)物檔案收集登記表》，詳細(xì)記錄實(shí)物的名稱、來源、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.將實(shí)物及相關(guān)資料一并移交檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行核對和驗(yàn)收。3.檔案管理部門對驗(yàn)收合格的實(shí)物進(jìn)行編號、登記，并建立實(shí)物檔案目錄。四、實(shí)物檔案的整理（一）分類原則實(shí)物檔案按照其性質(zhì)、用途、來源等進(jìn)行分類，確保分類科學(xué)合理，便于管理和利用。（二）分類方法1.榮譽(yù)類：包括公司獲得的各類獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、榮譽(yù)稱號等。2.印章類：包括公司使用的各類印章。3.紀(jì)念品類：包括公司重要會(huì)議、活動(dòng)形成的具有紀(jì)念意義的物品，公司與外部單位交流合作中獲得的具有保存價(jià)值的禮品、紀(jì)念品等。4.歷史沿革類：包括公司歷史沿革中形成的具有代表性的實(shí)物。5.其他類：包括上述類別以外的其他具有保存價(jià)值的實(shí)物。（三）整理要求1.對收集到的實(shí)物進(jìn)行清理、擦拭，去除灰塵和污漬。2.按照分類方法對實(shí)物進(jìn)行排列，同一類實(shí)物應(yīng)按照形成時(shí)間或重要程度依次排列。3.為每一件實(shí)物編制唯一的編號，并在實(shí)物上或其外包裝上標(biāo)明編號。4.填寫實(shí)物檔案卡片，詳細(xì)記錄實(shí)物的名稱、編號、來源、形成時(shí)間、保管期限、簡要說明等信息。5.將實(shí)物檔案卡片與實(shí)物對應(yīng)存放，并按照分類順序裝入檔案盒或檔案柜。五、實(shí)物檔案的鑒定（一）鑒定原則實(shí)物檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、科學(xué)合理的原則，確保實(shí)物檔案的真實(shí)性、完整性和價(jià)值性。（二）鑒定內(nèi)容1.實(shí)物的真實(shí)性和完整性，包括實(shí)物的來源、形成過程、相關(guān)資料等是否真實(shí)可靠，是否存在損壞或缺失。2.實(shí)物的價(jià)值性，包括實(shí)物在公司歷史、文化、業(yè)務(wù)等方面的重要程度，是否具有一定的紀(jì)念意義或參考價(jià)值。3.實(shí)物的保管期限，根據(jù)實(shí)物的價(jià)值和公司的實(shí)際情況，確定實(shí)物檔案的保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期組織實(shí)物檔案鑒定工作，成立鑒定小組，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和專家等。2.鑒定小組對實(shí)物檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定內(nèi)容提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，對實(shí)物檔案進(jìn)行調(diào)整和處理，確定保管期限和銷毀清單。六、實(shí)物檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的實(shí)物檔案保管庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等。2.實(shí)物檔案保管庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案盒、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管要求1.按照分類順序?qū)?shí)物檔案存放于檔案架或檔案柜中，確保排列整齊，便于查找。2.對珍貴或易損的實(shí)物檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、密封包裝、定期檢查等。3.建立實(shí)物檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄實(shí)物檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。4.定期對實(shí)物檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對超過保管期限或已失去保存價(jià)值的實(shí)物檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。七、實(shí)物檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.實(shí)物檔案的數(shù)量、種類、來源、形成時(shí)間等基本情況。2.實(shí)物檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等工作情況。3.實(shí)物檔案的銷毀情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法檔案管理部門應(yīng)定期對實(shí)物檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫《實(shí)物檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表》，并上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（三）統(tǒng)計(jì)分析檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)物檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，進(jìn)行分析研究，總結(jié)實(shí)物檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問題，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高實(shí)物檔案管理水平。八、實(shí)物檔案的利用（一）利用原則實(shí)物檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、保密的原則，確保實(shí)物檔案的合理利用和安全。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱實(shí)物檔案。2.公司對外宣傳、展覽、交流等活動(dòng)需要展示實(shí)物檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他利用情形。（三）利用程序1.公司內(nèi)部各部門查閱實(shí)物檔案，應(yīng)填寫《實(shí)物檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人負(fù)責(zé)查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱實(shí)物檔案，不得擅自將實(shí)物檔案帶出保管場所。如需復(fù)印或拍照，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.公司對外宣傳、展覽、交流等活動(dòng)需要展示實(shí)物檔案，應(yīng)填寫《實(shí)物檔案展示申請表》，注明展示目的、展示內(nèi)容、展示時(shí)間、展示地點(diǎn)等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。5.展示過程中，應(yīng)采取必要的安全保護(hù)措施，確保實(shí)物檔案的安全。展示結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將實(shí)物檔案歸還保管場所。九、實(shí)物檔案的銷毀（一）銷毀原則實(shí)物檔案銷毀應(yīng)遵循嚴(yán)格審批、確保安全、防止泄密的原則，確保銷毀工作的合法性和規(guī)范性。（二）銷毀范圍1.超過保管期限且已失去保存價(jià)值的實(shí)物檔案。2.經(jīng)鑒定小組鑒定確認(rèn)無保存價(jià)值的實(shí)物檔案。（三）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)實(shí)物檔案鑒定結(jié)果，編制《實(shí)物檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄實(shí)物檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《實(shí)物檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式