PAGE完善城建檔案收集制度一、總則（一）目的為加強公司城建檔案管理，確保城建檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮城建檔案在公司工程建設、維護管理及歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及城市建設項目的檔案收集、整理、保管、利用等工作。包括但不限于各類市政基礎設施建設、房屋建筑工程、園林景觀工程等項目產生的檔案資料。（三）基本原則1.真實性原則：城建檔案應如實反映項目建設活動的全過程，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：全面收集項目從規(guī)劃、設計、施工到竣工驗收等各個環(huán)節(jié)產生的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.準確性原則：檔案內容應準確無誤，數據、圖表等應清晰、規(guī)范，符合相關標準和要求。4.系統(tǒng)性原則：對收集到的檔案進行科學分類、整理，使其具有系統(tǒng)性，便于管理和利用。5.及時性原則：在項目建設過程中，各部門應及時將產生的檔案資料移交檔案管理部門，確保檔案收集的及時性。二、收集范圍（一）前期文件1.項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證等相關規(guī)劃文件。3.土地出讓合同、拆遷協(xié)議等土地及拆遷相關資料。（二）設計文件1.初步設計文件、施工圖設計文件、設計變更通知等。2.工程地質勘察報告、水文地質勘察報告等勘察資料。3.設計單位資質證書、設計人員資格證書等相關資質文件。（三）施工文件1.施工組織設計、施工方案、技術交底記錄等。2.工程開工報告、施工日志、工程進度月報等施工過程記錄。3.原材料、構配件、設備的質量證明文件、檢驗檢測報告等。4.隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等質量驗收文件。5.工程質量問題處理記錄、質量事故報告及處理結果等質量問題處理文件。6.施工單位資質證書、項目經理資質證書等相關資質文件。（四）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報等監(jiān)理工作文件。2.監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯系單等監(jiān)理指令文件。3.工程質量評估報告、工程竣工預驗收報告等監(jiān)理驗收文件。4.監(jiān)理單位資質證書、總監(jiān)理工程師資格證書等相關資質文件。（五）竣工驗收文件1.工程竣工驗收報告、竣工驗收備案表等竣工驗收文件。2.工程竣工決算報告、工程結算審核報告等竣工結算文件。3.工程質量保修書、使用說明書等保修及使用說明文件。4.建設工程聲像檔案，包括工程建設前期、施工過程、竣工驗收等各階段的照片、錄像等。（六）其他文件1.與項目建設有關的會議紀要、來往函件等。2.項目獲獎證書、榮譽證書等相關榮譽文件。3.其他對項目建設具有保存價值的文件資料。三、收集責任主體（一）建設單位1.負責組織協(xié)調項目各參建單位的檔案收集工作，制定檔案收集計劃，并監(jiān)督實施。2.收集項目前期文件、與項目建設有關的會議紀要、來往函件等綜合性文件資料。3.對各參建單位移交的檔案資料進行審核，確保檔案資料符合要求。（二）勘察單位負責收集本單位承擔項目的勘察報告、勘察單位資質證書等相關勘察文件資料，并及時移交建設單位。（三）設計單位負責收集本單位承擔項目的設計文件、設計變更通知、設計單位資質證書等相關設計文件資料，并及時移交建設單位。（四）施工單位1.負責收集本單位承擔項目施工過程中產生的各類施工文件資料，包括施工組織設計、施工日志、工程進度月報、原材料質量證明文件、檢驗檢測報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄、工程質量問題處理記錄、施工單位資質證書、項目經理資質證書等。2.按照檔案管理要求，對施工文件資料進行分類整理，裝訂成冊，編制目錄，并及時移交建設單位。（五）監(jiān)理單位1.負責收集本單位承擔項目監(jiān)理過程中產生的各類監(jiān)理文件資料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯系單、工程質量評估報告、工程竣工預驗收報告、監(jiān)理單位資質證書、總監(jiān)理工程師資格證書等。2.按照檔案管理要求，對監(jiān)理文件資料進行分類整理，裝訂成冊，編制目錄，并及時移交建設單位。四、收集程序（一）檔案形成部門1.項目建設過程中，各部門應指定專人負責收集本部門產生的檔案資料，并按照檔案分類要求進行初步整理。2.在每個階段結束后，將整理好的檔案資料移交本部門檔案管理人員進行審核。（二）檔案管理人員1.各部門檔案管理人員對本部門移交的檔案資料進行審核，確保檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性。2.對審核合格的檔案資料進行分類、編號、裝訂，并編制檔案目錄。3.在項目建設過程中，定期將整理好的檔案資料移交公司檔案管理部門。（三）公司檔案管理部門1.接收各部門移交的檔案資料，并進行統(tǒng)一登記。2.對接收的檔案資料進行再次審核，對不符合要求的檔案資料退回原部門進行補充完善。3.將審核合格的檔案資料進行妥善保管，并建立檔案管理臺賬。五、收集要求（一）紙質檔案1.檔案紙張應采用A4規(guī)格，質地優(yōu)良，書寫工整，字跡清晰，圖樣清晰，圖表整潔。2.檔案內容應雙面打印或書寫，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久字跡材料書寫。3.檔案應使用標準的檔案裝訂材料進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。（二）電子檔案1.電子檔案應采用通用格式，如PDF、DOC、XLS等，確保在不同設備上能夠正常讀取。2.電子檔案應進行分類存儲，文件夾命名應規(guī)范、準確，便于查找和管理。3.電子檔案應備份保存，備份介質應選用可靠的存儲設備，并定期進行檢查和更新。（三）聲像檔案1.聲像檔案應圖像清晰、聲音清楚，內容完整，能夠準確反映項目建設情況。2.聲像檔案應進行分類整理，標注拍攝時間、地點、內容等信息，并刻錄成光盤保存。六、整理與歸檔（一）整理原則1.遵循城建檔案的形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯系。2.按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征進行分類整理，便于管理和利用。（二）分類方法1.按照項目類別分類，如市政基礎設施建設項目、房屋建筑工程項目等。2.在每個項目類別下，再按照前期文件、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等進行二級分類。3.對于施工文件，可進一步按照單位工程、分部工程、分項工程等進行詳細分類。（三）歸檔要求1.檔案整理完成后，應及時進行歸檔。歸檔文件應編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨保存。2.歸檔檔案應裝入檔案盒，并在檔案盒上標明項目名稱、檔案類別、保管期限等信息。3.檔案管理人員應按照歸檔目錄對歸檔檔案進行核對，確保檔案齊全、完整、準確。七、保管與利用（一）保管要求1.公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對檔案應進行定期檢查和清點，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。（二）利用規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱城建檔案，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應按照檔案查閱申請表的要求，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，嚴禁在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。4.因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人、檔案管理部門負責人及公司分管領導簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。5.借閱檔案應在規(guī)定的期限內歸還，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，借閱人應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容。6.外單位人員查閱或借閱公司城建檔案，應持有單位介紹信，并經公司分管領導批準后，按照公司相關規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。八、鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅持全面的歷史觀點，從維護公司歷史真實面貌的高度出發(fā)，對城建檔案進行科學鑒定。2.以國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準為依據，確保鑒定工作的合法性和規(guī)范性。（二）鑒定組織成立由公司檔案管理部門、工程技術部門、法務部門等相關人員組成的檔案鑒定小組，負責對公司城建檔案進行鑒定。（三）鑒定內容1.檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價值，包括對公司工程建設、維護管理、歷史研究等方面的作用。3.檔案的密級和保管期限。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對公司城建檔案進行清理，對擬銷毀的檔案進行初步審查。2.對初步審查確定的擬銷毀檔案，進行詳細審查，查閱相關資料，核實檔案內容，確定檔案是否確無保存價值。3.檔案鑒定小組根據審查結果，填寫檔案鑒定意見書，提出銷毀意見。4.檔案鑒定意見書經公司分管領導批準后，作為檔案銷毀的依據。（五）銷毀要求1.對批準銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清單，一式兩份，一份隨檔案銷毀，一份留存?zhèn)洳椤?.檔案銷毀應在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進行，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。3.檔案銷毀后，檔案鑒定小組應在檔案銷毀清單上簽字確認，并將檔案銷毀情況報告公司分管領導。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司檔案管理部門負責對各部門城建檔案收集工作進行監(jiān)督檢查，定期對公司城建檔案管理情況進行全面檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.各部門檔案收集制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集責任落實、收集程序執(zhí)行、收集要求遵守等方面。2.檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性，包括檔案內容是否齊全、數據是否準確、書寫是否規(guī)范等。3.檔案整理與歸檔情況，包括分類是否合理、編號是否規(guī)范、裝訂是否整齊等。4.檔案保管與利用情況，包括檔案保管設備是否完好、檔案查閱借閱手續(xù)是否齊全等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門定期對各部門檔案收集工作進行檢查，檢查結果以書面形式通報各部門。2.不定期抽查：檔案管理部門不定期對各部門檔案收集情況進行抽查，發(fā)現問題及時督促