PAGE市監(jiān)所檔案室制度一、總則（一）目的為加強市監(jiān)所檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，特制定本制度。本制度適用于市監(jiān)所全體工作人員在檔案管理工作中的各項活動。（二）適用范圍本制度涵蓋市監(jiān)所各類業(yè)務工作中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案，包括但不限于行政許可檔案、行政處罰檔案、日常監(jiān)管檔案、投訴舉報檔案、內部管理檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則市監(jiān)所檔案室對全所檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實準確原則檔案內容必須真實反映市監(jiān)所各項工作的實際情況，準確記錄工作過程和結果。3.規(guī)范整理原則按照統(tǒng)一的標準和方法對檔案進行分類、整理、編目和裝訂，確保檔案管理的規(guī)范化。4.方便利用原則建立科學合理的檔案檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善市監(jiān)所檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理市監(jiān)所各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案庫房的安全，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作。5.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。6.組織開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。7.對各部門檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，定期檢查各部門檔案整理情況，提出改進意見和建議。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門各類檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案資料的齊全、完整和準確。2.按照檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案室。3.在檔案形成過程中，嚴格按照檔案管理規(guī)定進行操作，確保檔案質量。4.積極配合檔案室做好檔案的查詢、借閱等利用工作，及時提供相關檔案資料。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務，具備一定的檔案專業(yè)知識和技能。2.負責檔案的具體收集、整理、保管、編目、統(tǒng)計等工作，嚴格按照檔案管理規(guī)定和操作流程進行操作。3.做好檔案庫房的日常管理工作，定期檢查檔案保管狀況，及時處理檔案保管中出現(xiàn)的問題。4.負責檔案的信息化錄入和維護工作，確保檔案信息的準確和安全。5.積極為檔案利用者提供服務，做好檔案的查詢、借閱登記和催還等工作。6.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與市監(jiān)所工作相關的文件、通知、指示等。2.市監(jiān)所形成的各類業(yè)務文件，包括行政許可申請書、受理通知書、審查意見、決定書等；行政處罰案件的立案審批表、調查筆錄、處罰決定書等；日常監(jiān)管工作記錄、巡查報告、專項檢查總結等。3.各類會議記錄、紀要、決議等。4.人事檔案，包括干部職工的履歷表、考核材料、任免文件、工資變動等資料。5.財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等。6.固定資產檔案，包括設備購置合同、發(fā)票、驗收報告、使用說明書等。7.投訴舉報檔案，包括投訴舉報登記表、調查處理結果等。8.其他具有保存價值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集起來。2.收集的檔案應保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀或丟失。3.對于重要文件和資料，應收集一式兩份，一份留存本部門，一份移交檔案室。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間順序、內容等進行分類。具體分類如下：行政管理類:包括上級文件、本級所發(fā)文件、會議文件、工作計劃與總結、規(guī)章制度等。行政許可類:按照許可事項類別分類，如食品經營許可、藥品經營許可等，每個類別下再按照許可申請時間順序排列。行政處罰類:按照處罰案件類別分類（如產品質量處罰、商標侵權處罰等），每個類別下按照處罰決定書文號順序排列。日常監(jiān)管類:按照監(jiān)管對象類別（如食品生產企業(yè)、藥品零售企業(yè)等）分類，每個類別下按照監(jiān)管時間順序排列。投訴舉報類:按照投訴舉報事項類別分類，每個類別下按照受理時間順序排列。人事檔案類:按照干部職工個人信息、履歷、考核、任免、獎懲等類別分類。財務檔案類:按照會計年度分類，每個年度下再按照會計憑證、賬簿、報表等類別細分。固定資產檔案類:按照固定資產類別分類，如辦公設備、執(zhí)法設備等，每個類別下按照設備購置時間順序排列。2.編號對每一類檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。編號方法如下：行政管理類：以“XZGL”開頭，后面依次為年份、流水號，如“XZGL2023001”。行政許可類：以“XZRK”開頭，后面依次為許可事項類別代碼、年份、流水號，如“XZRKSPJY2023001”（食品經營許可代碼為“SPJY”）。行政處罰類：以“XZCF”開頭，后面依次為處罰案件類別代碼、年份、流水號，如“XZCFCPZL2023001”（產品質量處罰代碼為“CPZL”）。日常監(jiān)管類：以“RJGJ”開頭，后面依次為監(jiān)管對象類別代碼、年份、流水號，如“RJGJSPSCQ2023001”（食品生產企業(yè)代碼為“SPSCQ”）。投訴舉報類：以“TSJB”開頭，后面依次為投訴舉報事項類別代碼、年份、流水號，如“TSJBSPJG2023001”（食品監(jiān)管投訴舉報代碼為“SPJG”）。人事檔案類：以“RSDA”開頭，后面依次為干部職工個人編號，如“RSDA001”。財務檔案類：以“CWDA”開頭，后面依次為會計年度、流水號，如“CWDA2023001”。固定資產檔案類：以“GZDCA”開頭，后面依次為固定資產類別代碼、年份、流水號，如“GZDCAOB2023001”（辦公設備代碼為“OB”）。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和使用。4.裝訂對整理好的檔案進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于保管和查閱。裝訂時應去除金屬物，破損的文件應進行修補或復制。四、檔案的保管（一）庫房建設與管理1.檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應配備必要的消防器材、除濕設備、防蟲藥品、防盜設施等，并定期進行檢查和維護。3.庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.檔案應按照分類編號順序存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應分開存放，便于檔案的鑒定和銷毀。3.檔案應存放在專用的檔案柜中，檔案柜應排列整齊，標識清晰。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映市監(jiān)所主要職能活動和歷史面貌的，對本所、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映市監(jiān)所一般工作活動，在較長時間內對本所工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映市監(jiān)所短期工作活動，在較短時間內對本所工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的劃分應嚴格按照國家有關規(guī)定和市監(jiān)所實際情況進行確定。（四）檔案清查與盤點1.檔案室應定期對檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查。2.清查和盤點內容包括檔案的數(shù)量、質量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理。3.清查和盤點結果應形成書面報告，報市監(jiān)所領導審閱，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結合市監(jiān)所實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的觀點，從檔案的內容、來源、時間等方面進行綜合分析，準確判斷檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、各部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析檔案的內容和價值，確定其保管期限。2.綜合分析法：結合檔案的形成背景、利用情況等因素，對檔案進行綜合分析，判斷其保存價值。（四）銷毀程序1.經過鑒定，確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報市監(jiān)所領導批準。2.編制銷毀清冊，清冊應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。3.按照批準的銷毀清冊進行銷毀，銷毀時應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.市監(jiān)所工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級機關、其他單位因工作需要查閱市監(jiān)所檔案，須經市監(jiān)所領導批準。3.司法機關因辦案需要查閱市監(jiān)所檔案，須按照法定程序辦理相關手續(xù)。（二）利用方式1.查閱市監(jiān)所工作人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的編號、題名、查閱目的等內容。檔案室管理人員應根據(jù)查閱登記表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案室負責人批準。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自轉借、涂改、損毀或丟失檔案。借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案室管理人員應認真檢查檔案的歸還情況。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱等利用情況進行詳細記錄。2.檔案利用登記內容包括利用時間、利用者姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案的編號及題名等。3.檔案利用登記記錄應妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立市監(jiān)所檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和利用，為市監(jiān)所各項工作提供有力支持。（二）信息化管理內容1.檔案數(shù)字化對市監(jiān)所現(xiàn)有檔案進行全面數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應按照檔案整理要求進行，確保掃描圖像清晰、完整。2.系統(tǒng)功能模塊檔案錄入模塊：負責將檔案的基本信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)。檔案檢索模塊：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案。檔案借閱模塊：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記等功能。檔案統(tǒng)計模塊：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析。