PAGE檔案管理制度軍人一、總則（一）目的為加強軍人檔案管理，確保軍人檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和軍隊相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)全體軍人檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：軍人檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映軍人的經(jīng)歷、表現(xiàn)等情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案利用需求，為相關(guān)工作提供便利。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善軍人檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理軍人檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂等工作。3.負責(zé)檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。5.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，并向上級報告。6.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負責(zé)本部門軍人檔案材料的收集、整理和移交工作，確保檔案材料的真實、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將應(yīng)歸檔的材料送交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理各項規(guī)定，保守檔案機密。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，認真履行崗位職責(zé)。3.負責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的整理、保管、查閱、借閱登記等。4.對檔案管理中出現(xiàn)的問題及時記錄并報告，提出改進建議。5.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案內(nèi)容與分類（一）檔案內(nèi)容軍人檔案主要包括以下內(nèi)容：1.履歷材料：個人經(jīng)歷、學(xué)歷、培訓(xùn)等相關(guān)材料。2.自傳材料：個人撰寫的自傳。3.鑒定、考核、考察材料：各類鑒定、考核、考察結(jié)果等。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（資格）材料：學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書等。5.政審材料：政治審查相關(guān)材料。6.黨團材料：入黨、入團志愿書等。7.獎勵材料：各類獎勵表彰決定、證書等。8.處分材料：紀(jì)律處分決定等。9.工資、任免、出國（境）等材料：工資變動、職務(wù)任免、出國（境）審批等相關(guān)材料。10.其他可供組織參考的材料：如健康狀況、家庭主要成員及重要社會關(guān)系等材料。（二）檔案分類1.按時間順序分類：將不同時期形成的檔案材料按時間先后順序排列。2.按內(nèi)容性質(zhì)分類：分為履歷類、鑒定類、學(xué)歷類、黨團類、獎勵類、處分類等。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.檔案形成部門應(yīng)定期收集本部門軍人的檔案材料，并進行初步整理。2.收集的檔案材料應(yīng)完整、齊全，符合歸檔要求。對于不符合要求的材料，應(yīng)及時補充或修正。3.收集過程中應(yīng)注意材料的真實性和完整性，對來源不明或有疑問的材料進行核實。（二）檔案整理1.檔案管理部門對接收的檔案材料進行統(tǒng)一整理。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對材料進行分類、排序、編目。3.去除材料上的金屬物，破損或褪色的材料應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。4.對每份材料進行編號，編制檔案目錄，便于查找和利用。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，按照檔案編號順序排列上架，便于查找和管理。3.建立檔案保管賬目，對檔案的出入庫情況進行詳細記錄。（三）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對清查結(jié)果進行記錄，形成清查報告，向上級報告清查情況。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱軍人檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核，報檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定場所。3.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱軍人檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱理由、期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核，報檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并報上級主管領(lǐng)導(dǎo)備案。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)使用專門的檔案借閱袋，并在檔案管理部門登記。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件軍人因調(diào)動、退役等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定和要求。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案管理部門收到轉(zhuǎn)遞檔案的通知后，對檔案進行核對，確保檔案材料齊全、完整。2.將檔案密封，并在封口處加蓋檔案管理部門印章。3.通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并辦理交接手續(xù)。4.及時將檔案轉(zhuǎn)遞情況通知軍人本人及相關(guān)部門。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和方式進行，確保檔案安全、準(zhǔn)確轉(zhuǎn)遞。2.檔案轉(zhuǎn)遞過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有問題或不符合轉(zhuǎn)遞要求的，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，妥善處理。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的軍人檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理措施1.對檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)。2.開發(fā)檔案信息化管理軟件，實現(xiàn)檔案信息的錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能。3.加強對電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，防止電子檔案信息泄露和損壞。4.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。九、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及國家機密、軍事秘密等重要檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，實行專人管理、專柜存放。3.在檔案查閱、借閱等過程中，嚴(yán)格控制知悉范圍，對接觸檔案的人員進行保密教育。4.嚴(yán)禁在非保密場所談?wù)摍n案內(nèi)容，不得在互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)傳輸涉密檔案信息。（二）安全措施1.加強檔案庫房的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保庫房安全。2.配備必要的消防器材和應(yīng)急照明設(shè)備，定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.對檔案管理人員進行安全培訓(xùn)，提高安全意識和應(yīng)急處理能力。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進行演練，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地處理檔案安全事故。十、檔案統(tǒng)計與統(tǒng)計分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括檔案總數(shù)、各類檔案數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：如查閱、借閱次數(shù)，利用目的等。3.檔案轉(zhuǎn)遞情況統(tǒng)計：轉(zhuǎn)遞檔案數(shù)量、接收單位等。（二）統(tǒng)計方法定期對檔案管理相關(guān)數(shù)據(jù)進行收集、整理和統(tǒng)計，采用手工統(tǒng)計與信息化統(tǒng)計相結(jié)合的方式，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時。（三）統(tǒng)計分析對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為檔案管理決策提供依據(jù)，不斷改進檔案管理工作。十一、獎勵與處罰（一）獎勵對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。獎勵方式包括通報表揚、頒發(fā)榮譽證書、給予物質(zhì)獎勵等。